Para organizarmos um evento é preciso ter pratica e eficiencia. Abaixo vou especificar como que se faz a organização de um evento:
Essa é a 1° Parte, ao decorrer dos arigos vou colocando outros temas:
ROTEIRO DE ATIVIDADES PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO
• Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros)
• Analisar a viabilidade do evento
• Dimensionar o evento
• Estimar o número de participantes
• Analisar os possíveis locais
• Definir temas/conteúdo programático do evento
• Definir duração e data do evento
• Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.)
• Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.)
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, etc.)
• Estimar custos e verificar disponibilidade de verba
• Buscar patrocínios e apoios
• Definir o cronograma de atividades
• Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas
• Realizar o telemarketing para atualizar de endereços e incentivar a participação
• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.)
• Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.)
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.)
• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento)
• Entregar ofícios (diretores, autoridades, orgãos públicos)
• Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções)
• Contratar atrações artísticas
• Contratar empresas de filmagem e fotografia
• Preparar o cerimonial do evento
• Preparar a ordem do dia
• Realizar cobranças e pagamentos
• Provisionar impostos a serem pagos
• Preparar anais do evento
• Realizar a prestação de contas do evento
Abraço espero que gostem
