A importância de ser um profissional diferenciado no mercado de organização de eventos
Atualmente, as pessoas buscam ter cada vez menos trabalho na hora de organizar uma festa, reunião ou qualquer outro tipo de evento social. E é aí que entra a prestação de serviço do organizador de eventos. Ele será responsável por fazer toda a parte burocrática da organização, deixando o contratante tranquilo e livre do estresse.
É muito fácil ingressar nesta área, mas se manter nela exige dedicação e algumas qualidades. A partir disso, listamos dicas para você que se interessa em ser um profissional desta área e como se diferenciar no mercado de organização de eventos. Afinal, ser diferenciado trará mais visibilidade, satisfação profissional e retorno financeiro.
Características pessoais de um organizador de eventos:
Existem algumas características pessoais essenciais para um serviço diferenciado. São elas:
1. Seja organizado
O próprio trabalho exige isso, se você não é alguém organizado terá grandes problemas e poucas pessoas vão querer contratar seus serviços.
Considere ter uma equipe
Se não der conta de trabalhar sozinho, chame pessoas para ajudar, uma equipe traz muito mais confiança na hora de organizar um evento. Uma observação: em eventos beneficentes, você pode contar com funcionários voluntários, o que ajuda a reduzir custos.
Considere ter uma agenda
Não exija muito da sua memória, ser um organizador implica em ter muitos afazeres e não é sempre que você vai conseguir se lembrar de tudo. Uma dica de como se diferenciar no mercado de organização de eventos é ter uma agenda em mãos para você anotar tudo que chega até você. E, se for preciso, mantenha checklist para cada evento que você organiza.
Arquive tudo
Guarde tudo que chega até você: notas fiscais, documentos, alvarás de estabelecimentos locados, contratos, folhetos, flyers de lojas úteis para seu trabalho e, se possível, tenha também uma versão online desses documentos. Nada é exagero quando se trata de organização e investimento do seu cliente no seu trabalho.
2. Tenha boa argumentação
Outra dica de como se diferenciar no mercado de organização de eventos é a de que você frequentemente irá lidar com outras prestadoras de serviços, seja fornecimento de materiais de festa, buffets, locação de imóveis, segurança etc,, e tudo isso exige que você tenha uma boa argumentação para discutir disponibilidade de horários, a forma de como o serviço será feito e os valores, principalmente.
Fique atento que nem sempre o serviço mais caro é o melhor. Quanto mais gastos houver, mais caro ficará seu serviço de organizador e isso pode afugentar os possíveis clientes. Claro, isso se você já não tiver estipulado um orçamento antes com seu cliente. Então cuide para que tudo seja negociado e ninguém saia prejudicado, nem você nem ele.
3. Esteja atualizado
Como se diferenciar no mercado de organização de eventos estando desatualizado? Impossível. É preciso que você esteja ao par de todas as novidades que chegam ao mercado. Inclusive, vale a pena ir além, investir em cursos de aprimoramento, por exemplo, vale manter contatos com pessoas da mesma área, manter-se informado das novas tendências, deixando a criatividade fluir sem ficar para trás.
4. Como se diferenciar no mercado de organização de eventos adaptando-se aos imprevistos
Problemas surgirão como em qualquer profissão, como atrasos em entregas, erros de comunicação, falhas tecnológicas entre outros. Um bom organizador de eventos saberá como agir sem deixar seu cliente em pânico, transmitir a segurança necessária e fazer as adaptações que precisar. Nem tudo está perdido, sempre haverá como refazer, só se organize para que dê tempo de uma mudança de planos repentina.
5. Seja um bom líder
Se você estiver com uma equipe – é recomendado que esteja –, saiba esclarecer todas as etapas dos eventos e separe as tarefas de acordo com as características de cada um. Se estiver em grupo pequeno, tenha o cuidado de separar igualmente as responsabilidades, chame atenção quando algo não parecer correto e exija transparência de quem trabalhar com você, assim como dos parceiros e em outras contratações.
Características gerais de um organizador de eventos
Falaremos um pouco sobre alguns pontos importantes a se levar em consideração quandoorganizar um evento:
1. Busque parcerias e permutas
Uma dica fundamental de como se diferenciar no mercado de organização de eventos é por meio da busca de parcerias e permutas, pois gera benefícios e redução de custos.
2. Defina um orçamento previamente
Isso pode ser opcional, mas é uma boa dica de como se diferenciar no mercado de organização de eventos, pois com um orçamento prévio fica mais fácil negociar e saber onde será possível fazer uma negociação.
3. Separe tempo para pesquisar aluguéis de locais
Se o seu cliente não tiver um local próprio ou já alugado para o evento, vale a pena pesquisar preços. Evite deixar para última hora, isso encarece seu orçamento, pode afastar clientes e não gera muito lucro. Cuidado redobrado quando estiver próximo das festas de fim de ano, quando fica mais difícil encontrar locais para eventos. Atenção: se o evento do seu cliente for durante o dia e a ocasião permitir, informe-o da possibilidade de utilizar locais ao livre por meio do aluguel de tendas, por exemplo.
4. Cuidado com os penetras
Se você estiver organizando um evento particular é preciso tomar cuidado com os penetras. Parece impossível de acontecer, mas acontece. Se necessário, converse com seu cliente sobre a possibilidade de investir em segurança extra para o evento, caso haja essa possibilidade. Como se diferenciar no mercado de organização de eventos nessas situações? Simples, deixe tudo combinando com seu cliente e, durante o evento, mantenha a calma. Se um estranho quiser entrar ou já tiver entrado, busque informações sobre a pessoa, aja de forma cordata e controlada.
5. Seja um bom divulgador
Se o tipo de evento permitir, não tenha preguiça de divulgar. Se seu cliente depende deste evento para concretizar um negócio ou vender algum produto ou algo do tipo, divulgação ajuda muito! Se o orçamento estiver apertado, utilizar a internet reduz os curtos de forma considerável. Mas, claro, as formas de divulgação são as mais variadas, encontre a mais adequada.
6. Estabeleça um contrato
Como se diferenciar no mercado de organização de eventos com um contrato? Ora, se os profissionais da sua região não costumam fazer contratos, faça o seu mesmo assim. É uma segurança para você e o seu cliente. Lá pode ser estipulados acordos e os seus limites de atuação, o que precisa de autorização e o que não precisa.
7. Promova sua empresa
Se você já tem sua empresa montada, mesmo que pequena, divulgá-la é de extrema importância para obter futuras contratações. Se você se destaca nas divulgações, já é um profissional diferenciado. Você pode usar como divulgação eventos já feitos por você (com autorização dos clientes, claro) e assim expor seu trabalho para aqueles que desejam ter um organizador.
8. Seja diferente, ouça o que seu cliente tem a dizer
Uma última dica de como se diferenciar no mercado de organização de eventos: ouça quem está contratando seus serviços. Busquem soluções juntos. Algumas coisas vocês não conseguirão chegar a um consenso, mas dê esse voto de confiança ao seu cliente. O evento é dele e ele sabe o que quer e o que precisa. Se for inviável alguma coisa que disser, deixe isso claro no contrato e em conversa, para não haver decepções mais tarde.
Dica extra – Organizando Eventos
Outra forma de se destacar nesse concorrido segmento é através de um portal que é uma verdadeira vitrine virtual de fornecedores das mais variadas especialidades, para o mercado de eventos. Organizando Eventos tem tradição e vem crescendo cada vez mais entre os especialistas, como um meio prático de empreendedores da área conseguirem vender suas expertises para clientes exigentes. Acesse agora mesmo e cadastre-se!
Essas foram algumas dicas de como se diferenciar no mercado de organização de eventos para você que está iniciando agora e para quem já tem experiência na área. Bom trabalho!
