Para quem trabalha na área de eventos é preciso ser um bom profissional para ter sucesso, mas como isso é possível? Nesse texto daremos mais cinco novas dicas de como se tornar produtor de eventos de qualidade. Você pode encontrar as outras dicas (parte 1 e parte 2) aqui.
Produtor de eventos
A organização de eventos é o processo mais importante do planejamento de um evento como um festival, festa, confraternização, cerimônia, feira, evento corporativo ou convenção.
Na organização de um evento entram etapas como o estabelecimento de um orçamento, a escolha da data e horário, a escolha e reserva do espaço para o evento, a seleção do tema, a organização de decoração, o aluguel de mesas e cadeiras, os patrocinadores, o aluguel de brinquedos infantis, o estacionamento, o Buffet, as equipes de segurança e sinalização.
Primeiramente, o produtor de eventos deve determinar o seu objetivo e a partir disso ele estabelece as outras etapas de organização. O produtor de eventos é ainda o profissional que possui todos os mínimos detalhes para mapear cada componente do evento como a música, a divulgação, a iluminação, a publicidade, entre outros, para assim garantir que tudo ocorra conforme o planejado no grande dia. Ele é ainda o profissional que é capaz de gerenciar o tempo de forma sábia para que o evento seja um sucesso.
O produtor de eventos deve ser um profissional muito organizado, pois é ele o responsável pela administração de locações, contratações, venda de ingressos, divulgação, valores, entre outros. Além disso, é ele a pessoa que estabelece os horários para as tarefas, visitas e ligações.
Esse profissional necessita de disposição para acompanhar cada detalhe e o andamento de cada produção para evoluir e ter ótimos resultados na sua carreira. O produtor de eventos precisa ter uma boa rede de contatos para conseguir bons fornecedores e um grande público para o evento.
Ele também precisa saber com o tipo de evento que está lidando para ter ideia de como planejar, executar e promover o evento, e também é necessário saber lidar com imprevistos que podem ocorrer durante todo o processo de organização.
Esse profissional ainda deve fazer um documento contendo todas as informações sobre o evento, com todos os valores, notas fiscais e movimentações financeiras, pois os mesmos podem ser utilizados futuramente para análise e comparação.
O produtor de eventos também precisa estar sempre ligado nas novidades em relação a eventos para estar na frente da concorrência. Para isso, é preciso pesquisar cursos da área, palestras e workshops, ler sobre a área de eventos, entender tudo sobre administração e descobrir o que os jovens andam ouvindo.
Outro ponto importante é procurar por tecnologias que ajudam a facilitar toda a divulgação do evento e tudo que possa acrescentar coisas positivas ao seu trabalho. Caso cometa erros, saiba que é normal e não se desespere, é com os erros que aprendemos a melhorar cada vez mais.
A seguir, falaremos sobre as novas cinco dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso.
Novas 5 dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso
Abaixo, listamos novas 5 dicas de como se tornar produtor de eventos de qualidade. Confira:
11. Profissionais qualificados
Uma das mais importantes dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso é saber contratar com profissionais qualificados e preparados para as suas respectivas funções, como segurança, decoração, monitores, iluminação, entre outros. Um evento com profissionais que possuem experiência e conhecimento aumenta as chances de sucesso e qualidade.
12. Divulgação correta
Quando se fala em divulgação de um evento é preciso saber elaborar um plano de marketing para conseguir atingir o público-alvo e essa é uma das dicas de como se tornar produtor de eventos de qualidade. Esse profissional deve ter noções sobre divulgação e saber como fazer isso corretamente. Não adianta nada focar apenas na divulgação em um público que seja jovem, caso o evento seja destinado a adultos, por isso é importante fazer a divulgação de forma correta para alcançar o seu sucesso e para que o evento ocorra conforme o planejado.
13. Ferramentas de divulgação
É muito importante contar com ferramentas para realizar a divulgação do evento e essa é uma das dicas de como se tornar produtor de eventos de êxito. Além dos meios de comunicação como revistas, jornais, anúncios em televisão, rádio e outras mídias, a divulgação virtual por redes sociais aumenta as chances de visibilidade do evento.
Para isso, você pode criar um site, blog e/ou perfis em várias redes sociais como o LinkedIn, Twitter, Facebook, entre outras, que possam beneficiar a propagação do evento pela internet.
A divulgação é benéfica para um evento e o produtor de eventos deve saber como fazer isso da melhor forma e corretamente, utilizando imagens e apresentando um bom papo para conseguir atrair as pessoas para o evento.
14. Cronograma sempre atualizado
O cronograma é necessário para todo tipo de evento, pois ele facilita a realização de todas as atividades que estão programadas. Mesmo diante de imprevistos que podem ocorrer, uma das dicas de como se tornar produtor de eventos com triunfos é manter o cronograma sempre atualizado, adaptando-se conforme as necessidades que podem surgir durante a organização. Com um cronograma atualizado e mais organizado é possível evitar possíveis falhas.
15. Materiais importantes
Todo produtor de eventos profissional e qualificado precisa possuir alguns materiais que são indispensáveis no momento em que está produzindo e organizando um evento, como, por exemplo, um tablet ou até mesmo um simples bloco de anotações que ajude a verificar as planilhas, os dados e outros tipos de informações importantes para a realização de um evento, e essa é uma das dicas de como se tornar produtor de eventos!
Outros materiais que também ajudam em certas situações, como a checagem de itens, são as máquinas fotográficas ou até mesmo a câmera do celular, por exemplo. O importante é deixar tudo registrado e acompanhar cada passo da organização para garantir o triunfo do evento.
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