Você sabe o que um produtor de eventos faz? O trabalho desse profissional envolve diversas funções essenciais para o êxito do evento, assim como o desenvolvimento de um conceito para ele, elaboração do orçamento, contratação de funcionários, divulgação, entre outros.
Sabe como se tornar um? Nesse artigo falaremos tudo sobre essa profissão, sobre organização de eventos e daremos cinco dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso.
Organização de eventos
A organização de um evento é um processo de planejamento de uma festa, evento executivo, cerimônia, feira, festival ou convenção. Tal organização inclui etapas como o estabelecimento do orçamento, escolha de datas e horários, seleção do local que ocorrerá o evento (como um salão de festas), contratação de fornecedores (decoração, equipes de limpeza e de segurança, buffet, entre outros).
A primeira etapa para a organização de um evento é determinar o seu objetivo, por exemplo, se será um casamento, aniversário, formatura ou qualquer outro evento que precise de um amplo planejamento. Será a partir disso que o planejador conseguirá escolher a localização, listar participantes ou convidados e o conteúdo.
A escolha do local do evento depende do seu tipo, por exemplo, caso o evento seja um casamento, logo ele ocorrerá em uma igreja e a festa acontecerá em um salão. Após isso, o planejador deve definir outros componentes do evento como a alimentação, música, orçamento, divulgação e decoração. O profissional que mais auxilia nessas etapas é o produtor de eventos, ele é capaz de gerenciar o seu tempo de forma sábia para garantir o sucesso do evento em questão.
Produtor de eventos
O produtor de eventos é um profissional que é responsável pelo desenvolvimento do planejamento, logística, gerenciamento dos recursos e apresentação de fornecedores de serviços especializados de eventos. Ele é o responsável por toda a infraestrutura e logística que um evento demanda, é o profissional que trabalha nos bastidores de um evento.
Ele centraliza todas as partes administrativas, organizacionais e operacionais de um evento e é responsável por todas as etapas que estão associadas ao evento. O produtor de eventos deve ter conhecimento sobre produção, administração, marketing, contabilidade e comunicação social. Ele precisa ser uma pessoa com equilíbrio emocional, rápido raciocínio, pontualidade, disponibilidade, organização e eficácia.
Esse profissional também é responsável por acompanhar a captação e investimento estimado, encontrar e escolher fornecedores, adquirir equipamentos de qualidade para o evento e reservar locais.
É ele que desenvolve os conceitos do evento, cria conteúdos e programação, elabora a divulgação e capta ou vende ingressos. O produtor de eventos é aquele profissional que sempre manterá o cronograma atualizado, adaptando-se conforme as necessidades que podem surgir durante a preparação para o evento.
Um produtor de eventos também precisa ser capaz de tomar decisões até mesmo em situações de muita pressão, que saiba avaliar as melhores opções para realizar o evento no prazo estipulado. Além disso, ele precisa lidar com imprevistos que podem acontecer, que não podemos evitá-los. Por isso, o produtor de eventos é um profissional tem que ter sempre um "jogo de cintura", um "plano B" para saber como lidar com tal imprevisto a ponto de fazer com que os convidados e nem o cliente perceba que algo de errado ocorreu.
Além de tudo, o profissional precisa estar sempre atualizado, fazendo cursos complementares e todo produtor precisa ter em mãos materiais indispensáveis como um tablet ou até mesmo um simples bloco de anotações para verificar planilhas, dados, entre outras informações importantes para a realização de um evento.
A seguir daremos dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso.
5 Dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso
Abaixo listamos cinco dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso. Confira:
1. Conhecimentos favoráveis
Uma das principais e essenciais dicas de como se tornar produtor de eventos de sucesso é ter conhecimentos práticos e favoráveis a respeito de fornecedores, pois são eles que disponibilizam equipamentos de som, iluminação, entre outros itens precisos para um evento de sucesso e profissional. Além disso, você precisa conhecer os melhores e principais locais utilizados para cada tipo de evento em sua cidade para garantir a melhor escolha para determinado evento.
2. Comunicação eficiente
Ter uma comunicação eficiente é mais uma dica de como se tornar produtor de eventos de sucesso, pois um bom produtor precisa se comunicar com os clientes, sua equipe, fornecedores e também com o público. Caso não tenha a habilidade de lidar com as pessoas, é melhor deixar alguém mais comunicativo para lidar com ele, com a mídia e com outras tarefas que envolvem abordagem direta com outras pessoas para assim evitar que ocorra algum problema em seus eventos.
3. Prática em negociar
Possuir facilidade em negociar é mais ua dica de como se tonar produtor de eventos de sucesso. Um produtor de eventos precisa ter a habilidade de negociação para assim garantir as melhores condições para um evento que ocorrerá. Por exemplo: negociar preços baixos exige conhecimento dos valores aplicados no mercado.
4. Dedicação a segurança
Dedicar toda a atenção à segurança de seu evento é outra dica de como se tornar produtor de eventos de sucesso. Qualquer tipo de evento exige cuidados específicos para que o público tenha o máximo de segurança possível. Além disso, é essencial seguir as instruções da vigilância sanitária, principalmente se o evento que você está organizando tenha presença de alimentos e bebidas para garantir que ocorra tudo conforme a lei e com sucesso.
5. Administração do tempo
Por fim, saber administrar bem o tempo é outra dica de como se tornar produtor de eventos de sucesso. Assim como qualquer ocupação caso você não saiba gerenciar o seu tempo, logo terá dificuldades em completar as suas obrigações, o que comprometerá a realização do evento. Procure se lembrar de que um dia de atraso pode causar problemas no resultado final e trazer prejuízos para o dia do evento, podendo ser irreversível.
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