O produtor de eventos é o profissional responsável por garantir o sucesso de um evento, mas como se tornar produtor de eventos de sucesso? Neste artigo falaremos sobre organização de eventos e daremos dicas incríveis para você que deseja se tornar um profissional de sucesso. As dicas anteriores você confere na Parte 1, Parte 2, Parte 3 e Parte 4.
Organização de eventos
A organização de um evento é o processo onde ocorre o planejamento de um festival, feira, festa, cerimônia ou convenção. Inclui etapas como estabelecimento do orçamento que será gasto, escolha de data e horário, seleção e reserva do ambiente que ocorrerá o evento (chácara, casa noturna, salão de festas, entre outros), contratação de fornecedores (como o buffet e equipes de decoração), aluguel de mesas e cadeiras, estrutura, aluguel de brinquedos infantis, equipes de segurança, patrocinadores e até planos de emergência para algum imprevisto ou problema.
Todo esse processo é organizado por um produtor de eventos que determina o objetivo do evento (casamento, festa de aniversário, festival, comemoração empresarial etc), e a partir disso é possível escolher o público-alvo e planejar as outras etapas, como o conteúdo do evento.
O produtor de eventos é um profissional que cuida de todos os detalhes para garantir o sucesso do evento sem problemas e é capaz de gerenciar o seu tempo de forma sábia, como a duração de toda a preparação.
Um bom profissional de produção de eventos também deve utilizar ferramentas para a produção de um evento e é preciso ter muita disposição para saber resolver problemas ou imprevistos, solucionando-os o mais rápido possível.
Produtor de eventos
O produtor de eventos é um profissional que deve ser organizado, pois ele gerencia várias informações – como contratações, locações, vendas, divulgação, valores, entre outros. Para isso, ele deve ter uma agenda ou planilha contendo todas as tarefas para não deixar nada de lado ou se esquecer de algum item. Deve saber, também, qual o tipo de evento que está lidando, pois cada evento tem o seu público e os seus objetivos.
Além disso, a postura influencia nas decisões que patrocinadores, fornecedores e contratantes tomarão. Por isso, é importante o profissional investir na apresentação e na aparência, além de melhorar o seu know-how.
O produtor de eventos também precisa se manter informado e atualizado, estar por dentro das tendências do mercado de eventos, procurando cursos específicos, participando de palestras, workshops, entre outros. Esse profissional precisa saber sobre o que o público, das mais variadas faixas etárias, perfis sociais e culturais e buscar tecnologias que auxiliam na divulgação e novas formas de divulgação.
Últimas 5 dicas para se tornar produtor de eventos de sucesso
Abaixo, listaremos as últimas cinco dicas para se tornar produtor de eventos de sucesso. Confira:
1. Voluntários
Para se tornar produtor de eventos de sucesso é preciso ter voluntários além de funcionários, principalmente em eventos beneficentes. O voluntariado é uma prática habitual em grandes eventos e eles ajudam em todas as etapas. O trabalho voluntário é uma atividade não remunerada prestada por uma entidade pública ou privada de fins não lucrativos com objetivos educacionais, recreativos, culturais ou científicos.
2. De olho no futuro
Uma das dicas para se tornar produtor de eventos de sucesso é estar sempre de olho nas tendências e no mercado atual.
Uma boa sugestão para se tornar produtor de eventos de sucesso é saber que não se pode realizar um evento semelhante – com o mesmo tema, por exemplo – perto de outro. Isso pode causar uma evasão de seus convidados. Já pensou se eles escolhem ir a outro evento e não ao seu?
Outra sugestão importante é não realizar perto de datas de feriados, pois as pessoas costumam viajar e podem faltar.
3. Funções apropriadas para cada integrante da equipe
Para se tornar produtor de eventos de sucesso é preciso saber organizar e distribuir as funções a cada membro da equipe, lembrando que cada um tem sua formação e habilidade. Até porque você não passará função de decorar o local para alguém que esteja responsável pela música do evento, não é mesmo? Por isso, é importante conversar com todos e saber as suas habilidades e capacidades, assim você poderá distribuir as funções adequadamente.
4. Atenção aos cuidados pós-evento
Tomar cuidado com o pós-evento é uma das formas para se tornar produtor de eventos de sucesso. O pós-evento inclui etapas como a devolução dos equipamentos utilizados, limpeza do local e até mesmo buscar saber o que os participantes acharam do evento organizado por você.
Para isso, é preciso fazer enquetes ou perguntar em redes sociais o que os participantes acharam do evento. Caso tenha alguma opinião negativa, lembre-se que é com essas opiniões que se aprende com os erros, assim você não os cometerá novamente, fazendo melhor que o anterior.
5. Informações recentes
Outra dica importante para saber como se tornar produtor de eventos de sucesso é manter-se informado sobre tudo que ocorre na sua área de atuação durante todo o processo de planejamento e organização de um evento. Procure formas de aperfeiçoar o jeito que você prepara os seus eventos, proporcionando satisfação aos clientes e participantes dos eventos.
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