Todo tipo de evento precisa de um bom planejamento e organização para ter sucesso. Você quer organizar um evento e não sabe como planejá-lo? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos e daremos dicas de como planejar evento de sucesso.
Organização de eventos
A organização de um evento é um procedimento de planejamento de uma festa, cerimônia, festival, feira ou convenção. A organização possui etapas como o estabelecimento de um orçamento, escolha de local, contratação de fornecedores e patrocinadores, alimentação, segurança, estacionamento, decoração etc.
Lembrando que é sempre muito importante ter um plano B em mãos para caso ocorra algum imprevisto e também é preciso saber divulga-lo de forma correta para atrair participantes. A organização de um evento é feita por profissionais como o produtor de eventos que sabe gerenciar o seu tempo de forma sábia e garantir o sucesso do evento.
Como planejar evento de sucesso?
Abaixo listamos as melhores dicas de como planejar evento de sucesso. Confira:
1. Use e abuse da tecnologia
Uma das dicas de como planejar evento de sucesso é utilizar a tecnologia ao seu favor! Atualmente é possível contar com inúmeras ferramentas que auxiliam na organização de informações, para aperfeiçoar a experiência dos participantes, divulgar o evento, entre outras funções. Por esses motivos, vale muito a pena realizar uma pesquisa para descobrir os recursos tecnológicos que podem ser aliados ao seu tipo de evento.
Esse recurso pode ser um aplicativo exclusivo do seu evento, por exemplo, com várias funções que surpreenderá e encantará os seus convidados e ainda facilitará a gestão dos produtores. O recurso também pode ser uma rede social para chegar diretamente ao seu público ou um dispositivo de realidade aumentada. O objetivo é conhecer todas as alternativas disponíveis no mercado, entender como cada uma pode ser usada e apostar nas opções que têm tudo a ver com você e com o evento.
2. Relacionamento com fornecedores
Ter um bom relacionamento com os seus forneceres é mais uma das dicas de como planejar evento de sucesso, pois o evento só ocorre da forma como foi planejado se cada fornecedor contratado cumprir a sua parte e entregar o seu serviço ou produto dentro das condições, com qualidade e dentro do prazo.
Por isso, é muito importante investir um tempo na busca por fornecedores de qualidade e construir uma relação de parceria com todos eles. É muito importante ter uma lista restrita com fornecedores confiáveis que já conhecem as suas demandas do que ter uma lista longa de empresas com quem você não se sente totalmente tranquilo em trabalhar.
Demonstre todos os objetivos do evento aos fornecedores, seja transparente em relação ao que você deseja, negocie os prazos e as condições apropriadas às suas possibilidades. Nunca deixe que o fornecedor trabalhe sem supervisão ou que tenha dúvidas sobre o evento, lembre-se de que o diálogo é uma das ferramentas mais importantes de um produtor.
3. Saiba planejar e organizar
Saber planejar e organizar é outra dica de como planejar evento de sucesso. As chances de sucesso de um evento feito em caráter de urgência são menores do que quando se possui um prazo maior para cuidar de cada detalhe. Mas, não é uma "lei", quem lida com eventos precisa estar sempre atento para organizar um evento sempre que necessário, que pode significar com pouco tempo.
Pensando em uma situação ideal, nada melhor do que um bom planejamento e um calendário para auxiliar nesse momento. Que tal realizar uma previsão anual dos eventos que sempre se repetem, organizando a rotina de trabalho para que sejam preparados com o prazo que merecem? Para eventos pontuais tente reservar um bom prazo de segurança.
Estabelecer um número de dias que sejam suficientes para o contrato e negociação com fornecedores, divulgar o evento e garantir que tudo está funcionando. Não há um prazo ideal para o planejamento e organização de um evento, tudo está relacionado a um porte, número de convidados e ocasião.
O mais importante é entender os objetivos e trabalhar com base nisso, pensando sempre que a divulgação é uma das etapas mais importantes. E, por fim, uma das estratégias que ajudam qualquer produtor a ter um evento de sucesso é desenvolver um cronograma completo.
4. Determine as questões decisivas
Determinar as questões decisivas é outra dica de como planejar evento de sucesso. Alguns fatores são essenciais para o sucesso de qualquer tipo de evento e, por isso, é muito importante dar atenção especial a eles e tratá-los com prioridade máxima em sua lista de decisões e tarefas, como orçamento, local, data e divulgação.
É muito importante definir o orçamento disponível para a organização do evento, pois lhe orientará sobre as decisões, fazer estimativas de gastos e acompanhar o processo para garantir que os valores investidos estejam dentro do orçamento que foi estabelecido.
5. Aposte no melhor local
Apostar em uma localização adequada para o seu evento que deve levar em conta vários fatores importantes assim como acessibilidade, estacionamento ou transporte coletivo, espaço adequado, segurança, entre outros, é outra dica importante de como planejar evento de sucesso.
É também muito importante que as pessoas se sintam à vontade em seu evento e que o local seja confortável, ou seja, essa decisão sobre local não pode ser feita às pressas! Reserve em seu cronograma um tempo para visitar possíveis locais e pesquise outras possibilidades.
6. Valorize o seu tempo
Um bom aproveitamento do tempo é outro ponto a ser levado em consideração sobre como planejar evento de sucesso. São diversas decisões que precisam ser tomadas e isso faz com que cada dia e cada hora sejam preciosos. Um bom produtor de eventos deve saber o quanto é importante ter o tempo a seu favor que começa já no planejamento e na elaboração do cronograma.
Além disso, dois outros fatores são fundamentais: a importância de não deixar nada para a última hora e a necessidade de montar uma equipe eficiente e competente que fará os processos fluírem da melhor forma.
7. Pare para ouvir e aprenda com os feedbacks
Como última dica de como planejar evento de sucesso é necessário parar para ouvir e aprender com os feedbacks. Não pense que um evento de sucesso acaba quando as suas portas são fechadas. É muito importante trabalhar pela continuidade do processo para manter os participantes empenhados e para garantir que os próximos eventos sejam melhores do que os anteriores.
Isso é possível apenas ouvindo os convidados que são excelentes pessoas para fornecer um feedback, sendo ele positivo ou não. Procure definir uma forma simples de ouvir os participantes, aqui você pode utilizar a tecnologia a seu favor, assim como as redes sociais.
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