Era impossível imaginar que um evento feito no Brasil teria a presença de profissionais de outros países – seja porque não fosse um mercado tão interessante, ou mesmo pelos cachês muito altos dessas celebridades, ou mestres de cerimônia. Porém, atualmente, é possível imaginar que produtores de eventos de diferentes níveis consigam incluir esse tipo de convidado em alguns tipos de eventos. Mas, como? Neste artigo falaremos sobre organização de eventos e daremos cinco dicas para contar com convidados internacionais em eventos.
Organização de eventos
A organização é um processo de planejamento de um festival, cerimônia, feira, festa ou convenção. Inclui etapas como o estabelecimento de orçamento (aquilo que será gasto), escolha de datas e horários, seleção e reserva do espaço do evento (hotéis, casas noturnas e até salões de festa), organização de decoração, aluguel de mesas e cadeiras, contratação de equipes de segurança, aluguel de brinquedos infláveis para as crianças (claro!), patrocínio, buffet, profissionais de limpeza e ainda é preciso ter um plano de emergência para imprevistos.
Todo esse processo é organizado com a ajuda de um produtor de eventos, que cuidará de todos os detalhes, como a alimentação, a lista de convidados, a música, os convites, a divulgação, entre outros. Esse profissional é capaz de gerenciar o tempo de forma sábia, garantindo o sucesso do grande dia.
5 dicas para contar com convidados internacionais em eventos
É muito importante conhecer a importância de convidados internacionais em eventos, a principal vantagem é a visibilidade que os mesmos trazem para o seu evento.
Abaixo, listamos cinco dicas para contar com convidados internacionais em eventos. Confira:
1. Planejando detalhadamente o evento
Uma das primeiras dicas para contar com convidados internacionais em eventos é, independentemente do tipo de evento, ter um planejamento detalhado. Quanto mais organizado for o seu planejamento, melhor será para concretizar o plano de ter um profissional de outro país.
Por isso, é essencial reservar tempo, dinheiro e mão de obra, pois não é da noite para o dia que isso acontece. Ao utilizar uma planilha contendo informações sobre tudo que você precisa, logo terá mais chances de acertar na forma em como você investirá o seu orçamento.
Por mais que seja vantajoso ter um convidado internacional em seu evento, não adianta conseguir essa participação à custa do orçamento total, que não pode ficar comprometido por causa de uma única medida.
2. Perfil do evento
Saber qual é o perfil do evento e não fugir dele é uma das dicas para contar com convidados internacionais em eventos. De que adianta ter a presença de um convidado de outro país se ele não apresenta as capacitações necessárias para proporcionar o que o público quer? Levando isso em consideração, você deve se ater ao perfil de cada evento antes de determinar quem será o convidado de honra, uma vez que a escolha errada certamente causará insatisfação.
Procure conhecer o tema do evento, o que interessa o seu público-alvo e, claro, a experiência dos candidatos com convidados internacionais. Também é essencial verificar se as pessoas consideradas têm as características fundamentais para as funções pretendidas. Isto é, nada de chamar um convidado famoso que não gosta de conversas ao vivo para palestras, por exemplo.
3. Abordagem adequada
Ter uma abordagem correta é uma das dicas mais importantes para contar convidados internacionais em eventos. Apresente uma proposta no idioma de origem do convidado e ressalte que não seria um favor, porém uma proposta de benefício para ambos, especificando os pormenores dos benefícios para cada uma das partes.
A dica é criar uma espécie de briefing, que irá guiá-lo. Além disso, procure estabelecer um canal de fácil acesso para a solução de dúvidas. Lembre-se que muitos participantes internacionais buscam aceitar por meio de incentivos financeiros. Caso você não tenha condições para pagar o cachê ou garantir uma hospedagem de qualidade e outros elementos essenciais, procure patrocinadores para o seu evento.
4. Tradutor ou não?
Contar ou não com um tradutor em seu evento? Com convidados internacionais em eventos, o ideal é que tenha, sim, a presença de um tradutor!
Contrate um intérprete por uma empresa especializada ou, se tiver fluência no idioma do convidado, faça você mesmo! E em ambos os casos, a única regra é conhecer bem a pessoa que será contratada para não correr o risco de contar com um tradutor com pouca ou sem nenhuma experiência.
Converse com o profissional, avalie o seu currículo, busque referências de seu trabalho, verifique se ele tem experiência e se é capaz de falar em público. O tradutor precisa ter know-how sobre o assunto que será abordado no evento, é preciso conciliar a área de conhecimento do evento com a do convidado, obviamente.
Por exemplo: se o intérprete falar sobre a área de medicina, logo ele precisa ter um pouco de conhecimento técnico para que tudo ocorra com sucesso e evitar o risco de traduzir tudo "ao pé da letra". Também é muito importante avaliar o estilo do profissional, a idade, a personalidade, o vestuário, a etiqueta e a segurança.
5. Muita atenção no contato com os possíveis convidados
É importante ter muita atenção no contato com os convidados internacionais em eventos. Essa é uma das maiores dúvidas de produtores de eventos, sobre como entrar em contato com pessoas ilustres que se disponibilizarão para participar de um evento organizado por você.
A dica é manter o seu networking variado para facilitar o processo de comunicação com eventuais convidados do exterior. A sua rede de contatos é útil até mesmo quando você não conseguir encontrar formas eficazes de diálogo com quem você quer convidar ou contratar. Se um contato em comum facilitar essa etapa, você não terá o trabalho de se desgastar tanto e poderá até mesmo economizar.
Caso não tenha contato em comum, basta recorrer a ferramentas tradicionais, como telefones oficiais, perfis em redes sociais, sites, entre outras formas de abordar um possível contato para o seu evento.
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