Eventos corporativos podem ser de diversos tipos, por um lado, envolver somente colaboradores das empresas; ou, de outro modo, ser destinados a fornecedores, investidores, divulgação da marca no mercado externo, entre outros.
Nesse contexto, portanto, podem ser preparados eventos comemorativos e festivais de diversos tipos, que exigem preparação específica devido à necessidade de autorizações e deslocamentos de equipes para atender às demandas específicas de cada evento.
Com o avanço tecnológico, muitos eventos puderam ser realizados de forma on-line com a participação de milhares de pessoas de todas as partes do mundo. Em todos os casos, é preciso cuidar dos detalhes e sempre é aconselhável seguir alguns cuidados para que tudo possa correr bem.
Neste artigo, vamos apresentar 8 dicas de como organizar eventos corporativos internacionais.
Dicas para organizar eventos corporativos internacionais
Para organizar eventos corporativos internacionais, é preciso entender o conceito de evento que se deseja realizar.
A seguir relacionamos 8 dicas para organizar eventos corporativos internacionais:
1. Invista em planejamento detalhado
Para organizar eventos corporativos internacionais, a fase de planejamento é a etapa que pode definir o sucesso ou insucesso do evento.
O planejamento é fundamental para qualquer atividade pessoal ou empresarial e, quando se trata de eventos internacionais, esse momento requer aplicação de todas as condições essenciais que se espera, desde que sejam bem definidas, de modo a que nenhuma etapa deixe de ser realizada adequadamente.
Quando se planeja de forma adequada, os riscos se minimizam e as condições para que o evento ocorra sem transtornos é muito maior.
Para eventos internacionais, o planejamento deve dar atenção especial a períodos de suas realizações, considerando:
- estação do ano;
- horários mais adequados;
- tempo de realização;
- condições de contratações de espaços;
- estruturas necessárias;
- pessoal de apoio;
- garçons;
- segurança;
- intervalos para alimentação;
- registros do evento para posteridade;
- distribuição de convites;
- oferta de plataformas de transmissão on-line etc.
Além disso, é fundamental definir aspectos de logística de equipes, em eventos presenciais e as respectivas hospedagens, gastos com alimentação e translado.
Inserir os tipos de suportes que terá dispor no país é outro detalhe importante para constar do planejamento.
Planejar com detalhes é um passo para ter um evento de qualidade.
2. Mantenha um controle de atividades
Para organizar eventos corporativos internacionais com bastante segurança que todas as etapas sejam cumpridas da melhor maneira, é importante trabalhar com cronogramas e lista de atividades. Nunca deixe de estabelecer formalmente todas as etapas que envolvem o evento e descrever passos a ser seguidos em cada momento.
Essas etapas podem ser divididas em grandes grupos que envolvem:
- Preparação;
- Realização;
- E pós-evento.
Para cada uma dessas etapas, várias atividades devem estar bem estabelecidas, visando a que nada seja esquecido e que as condições gerais para a realização do evento possam ser obedecidas dentro do planejado, minimizando assim os riscos.
3. Estabeleça um orçamento
Não há como organizar eventos corporativos internacionais sem que sejam elaborados orçamentos bem estruturados e que atenda ao equilíbrio entre gastos e receitas, para a realização do evento.
Só assim é possível que se evitem estouros de verbas e prejuízos para organizadores, riscos para colaboradores e superação de expectativas para participantes.
Em um evento internacional, o cuidado tem de ser maior ainda por envolver valores em moeda estrangeira e assim depender de cotações e da desvalorização do real em relação a essa moeda local.
Importante contar com pessoal especializado em finanças e câmbio para elaborar um orçamento mais adequado possível.
4. Defina datas e horários
Uma dica importante e que merece destaque está relacionada ao período em que será realizado o evento.
Definir as datas, horários, duração e local do evento são bastante importantes para que ocorra transparência total e os convidados possam se planejar para participar sem problemas.
Cumprir os prazos e horários definidos é importante para consolidar a seriedade da sua marca e, assim, conquistar mais clientes que necessitem promover eventos internacionais.
5. Feche a participação de convidados
Os palestrantes, atrações e expositores devem ser previamente confirmados através de contatos para avaliarem a disponibilidade de agendas pessoais e assim poderem ser confirmados quando da divulgação do evento internacional.
Em eventos internos essa preocupação também deve ser priorizada para que os convidados possam se programar para a participação no evento, sem qualquer problema.
Quando de eventos como shows, é importante fechar contratos para que ocorra um compromisso formal tanto da empresa como do convidado e, por isso, garantir a ambas as partes a presença no evento.
6. Invista na divulgação
Eventos internacionais tem uma visibilidade bastante grande e podem contribuir para a imagem corporativa do organizador do evento.
Para que isso possa acontecer, a divulgação do evento é fundamental e é importante definir o uso de redes sociais e publicidade local para atrair o maior número de participantes possível.
Utilizar empresas de marketing digital e agências de propaganda completam as possibilidades de divulgação assertiva do evento e traz resultados para a empresa.
7. Feche parceria para a preparação local
Manter uma parceria de apoio no local de realização do evento ou de equipe técnica que possa garantir transmissões de qualidade, no caso de eventos digitais é uma garantia de sucesso para seu evento.
Uma empresa local deve possuir expertise para providenciar todos os detalhes do espaço e estrutura e garantir que o evento seja realizado sem problemas.
8. Teste todas as etapas de transmissão para evitar imprevistos
Importante sempre testar equipamentos e garantir que o local do evento seja o mais adequado e assim garantir a satisfação e acesso dos participantes.
No caso de eventos on-line, trabalhar com plataformas de qualidade é uma dica importante. Nunca improvise em nenhum evento e principalmente em um evento internacional.
Conclusão: organizar eventos corporativos internacionais
Para organizar eventos corporativos internacionais, são necessários adotar cuidados bastante importantes quanto aos detalhes e preparação do evento.
Importante contar com uma consultoria que possa apoiar você nessa empreitada e conseguir os melhores recursos para seu evento corporativo. Aproveite de faça um comentário sobre nosso artigo, que trata sobre organizar eventos corporativos internacionais, pois assim estaremos sempre criando conteúdos que mais atendam sobre organização de eventos.
