Ao organizar eventos corporativos você já deve ter se perguntado o que deve fazer para garantir que o evento seja um sucesso, não é mesmo? Nesse artigo iremos dar dicas para organizar eventos corporativos garantindo que ele seja um sucesso e que saia tudo perfeitamente bem.
Eventos corporativos
Seja uma empresa pequena, média ou grande, uma hora ou outra é preciso realizar um evento corporativo que é um grande aliado para ela ganhar mais reconhecimento no mercado. Se o evento for bem organizado, esta estratégia pode trazer diversos benefícios assim como um melhor relacionamento com o público.
Como organizar eventos corporativos?
Organizar um evento corporativo é uma grande responsabilidade, principalmente porque o êxito depende de pequenos princípios e ações tomadas no decorrer da organização. Sendo assim, é fundamental seguir uma ordem de atividades para que o processo seja mais tranquilo para que no final você obtenha resultados positivos.
Dicas para organizar eventos corporativos
Abaixo listamos dicas excelentes para você organizar eventos corporativos para que eles sejam um sucesso. Veja:
1. Planejamento
A primeira dica essencial de como organizar eventos corporativos de sucesso é o planejamento. Para isso, pegue uma caneta e um papel e escreva as informações mais importantes, assim como um cronograma, o número de convidados, o que servir e o material que será utilizado. A dica é gastar um tempo a mais planejando para garantir que as tarefas ao decorrer dos preparativos do evento sejam tranquilas e que tudo saia de acordo com o esperado no dia do evento.
Outra dica é ser cuidadoso (a) no momento de escolher o local e a data do evento; não faça um evento perto de datas comemorativas, pois alguns convidados podem não comparecer por causa de viagens.
2. Escolha uma boa infraestrutura
O ambiente escolhido é muito importante, pois influencia no sucesso do evento. Por esse motivo, garanta que o espaço esteja em conformidade com o número de convidados, que os banheiros estejam adequados e próximos e que os móveis fundamentais para o andamento do evento corporativo estejam em boas condições. Também é essencial que o ambiente disponibilizado esteja limpo e com boa ventilação; esses fatores são essenciais para o bem-estar dos convidados.
3. Orçamento
Algumas vezes o valor do orçamento pode ultrapassar o valor planejado. A dica é montar uma planilha detalhada com os custos do evento e ver a verba disponível, após isso é recomendado procurar fornecedores e valores distintos. Para que os custos sejam menores, procure fazer tudo com antecedência para evitar imprevistos. Procure sempre calcular um pouco a mais, isso vale para a comida que será servida, as garrafas de água e os brindes distribuídos, por exemplo.
4. Mantenha contato com os convidados
É importante manter uma lista com os emails dos convidados para assessorá-los em questões de hospedagem ou de transporte, pois essas atitudes são de grande valia no momento de organizar eventos corporativos e que pode até mesmo valer muitos pontos na hora da avaliação do convidado.
O contato constante com eles também pode servir para controlar a confirmação de sua presença, ou seja, procure pedir a eles para confirmarem e garantirem que irão ao evento, pois isso irá evitar problemas, como desperdícios. Para isso estabeleça uma data limite para confirmarem a presença no evento.
5. Organize o cardápio
Antes de tudo, é preciso saber o horário que o evento irá ocorrer para depois escolher qual será o estilo de Buffet, se será um welcome coffee, almoço, coquetel, brunch ou jantar. É fundamental também escolher um cardápio que seja agradável ao paladar de todos os convidados.
6. Escolha bons fornecedores
Quando uma empresa passa a fazer diversos eventos, logo passa a ter uma lista com fornecedores favoritos e isso é essencial, pois assim você consegue ter ótimos fornecedores para realizar o seu evento. Sem fornecedores você não consegue conduzir todos os aspectos do seu evento e é sempre bom contar com profissionais que sabem o que fazem para garantir uma experiência incrível aos seus convidados.
7. Planejamento de logística
Procure manter um cronograma de desmontagem e montagem, pois isso irá melhorar o tempo de seus fornecedores e até mesmo o seu. Buffet, decoração, cenografia, iluminação e todos os fornecedores precisam estar alinhados de forma que um não atrapalhe o serviço do outro e todos consigam realizar os seus prazos.
8. Divulgação do evento
Independentemente de ser um evento para um público externo ou interno é preciso garantir que o evento seja muito bem falado. Na divulgação, é preciso que os objetivos sejam claros e a intenção do acontecimento. Outros dados muito importantes que também devem ser acessíveis pelo publico são a data e a hora do evento para que eles possam se programar da melhor maneira possível.
9. Lista de verificações
Essa dica deve ser levada em consideração. Procure enumerar todas as principais tarefas envolvidas nos preparativos e mantenha essa lista sempre atualizada. Com ela você terá controle sobre tudo que já foi feito e o que ainda precisa fazer, caso falte algo você saberá quais ações deve tomar no andamento da organização.
10. No dia do evento
Para que tudo ocorra bem durante o evento, alguns pontos devem ser verificados. Garanta que a equipe entendeu as recomendações e que todos estão dispostos a receber os convidados. Procure verificar também se todos os equipamentos estão funcionando. Uma dica é: quando chegar o horário do começo do evento entregue kits de boas-vindas aos convidados, pois assim eles já terão uma imagem positiva dos organizadores e da empresa.
11. Após o evento
Após o final de seu evento é preciso analisar se tudo ocorreu perfeitamente bem. Obtenha o feedback dos convidados e dos envolvidos, entre em contato com eles para obter um retorno a respeito de seu evento e tirar todas as dúvidas do mesmo. Ofereça um canal aberto de comunicação, assim como e-mail, comentários, sugestões, dicas e até mesmo reclamações para que os seus eventos continuem melhorando cada vez mais. Mesmo que sejam críticas negativas, com isso é possível melhorar o seu trabalho, tornando-o melhor que os anteriores.
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