Um evento de sucesso necessita ser cercado de muitos cuidados em cada um de seus detalhes, mas principalmente na organização. Mas como fazer uma organização de eventos rápida com garantia de que seja um sucesso? Neste artigo abordaremos tudo sobre o tema, envolvendo planejamento e organização e também daremos dicas para organização de eventos de sucesso de forma prática e rápida. Acompanhe o blogpost!
Eventos
Um evento é um tipo de reunião para comemorar algo ou até para expor serviços ou produtos, como aniversários, casamentos, corporativos, feiras, cerimoniais, entre outros. Esses eventos necessitam de um planejamento e organização para que ocorra da maneira que foi planejada para assim ser um sucesso.
Planejamento e organização
O planejamento e a organização são dos passos essenciais para um evento ser um sucesso. É muito importante saber qual o público, qual a sua equipe, como divulgar, qual o seu objetivo, local do evento etc. O planejamento é feito em uma planilha, pois assim facilita a visualização total de todas as etapas e ações. Sem planejamento e organização, um evento pode ter problemas ou imprevistos no dia, trazendo falhas e prejuízos.
Como fazer uma organização de eventos?
Organizar um evento parece ser algo muito fácil, mas é preciso prestar atenção em todos os detalhes para que tudo ocorra conforme o planejado. Abaixo, listamos dicas para organização de eventos de forma prática e rápida. Confira:
1. Crie uma checklist
Uma das principais dicas para organização de eventos é criar uma checklist, que pode conter cronogramas, documentos que precisam ser regularizados, questões de prioridade que devem ser resolvidas, listas de fornecedores, o que deve ser verificado no dia do evento, contatos que precisam ser vistos antes do evento etc. Checklists são extremamente importantes, pois é com elas que você acompanha tudo o que já foi e o que deve ser feito, uma ferramenta importante no momento da organização de um evento.
2. Definir a divulgação
Para que a produção do evento seja bem-sucedida, definir a divulgação adequada é uma das dicas para organização de eventos. O marketing é fundamental para alcançar o seu objetivo. Procure escolher os melhores métodos que se encaixam ao estilo do seu evento e aplique-os. Lembrando que nem sempre todas as ferramentas funcionam para todas as produções, por isso, saiba adequá-las. Para a divulgação, você pode utilizar convites, por exemplo, para atrair mais o público.
3. Selecione os fornecedores com antecedência
Uma das dicas para organização de eventos é saber escolher fornecedores. Quando se faz tudo com antecedência, você pode evitar imprevistos como atrasos ou falha no equipamento. Lembre-se de escolher com calma para que você encontre a melhor opção ao seu evento e com melhor custo-benefício.
4. Contrate uma equipe competente
A organização de um evento necessita de uma equipe com pessoas qualificadas, pois uma organização envolve a escolha do local, responsabilidade com a documentação, contato com fornecedores e o treinamento da sua equipe que atuará no dia do evento para garantir que tudo ocorra conforme o esperado. Uma das dicas para organização de eventos é contratar uma equipe que tenha experiência na administração para evitar prejuízos. Uma boa equipe é capaz de planejar todos os detalhes, antecipando os imprevistos, distribuindo de forma eficaz os recursos financeiros e garantindo que tudo ocorra perfeitamente bem no dia do evento.
5. Utilize a tecnologia!
Se você usa um sistema de organização de eventos, procure enviar um e-mail aos participantes com antecedência. Além disso, há redes sociais que podem lhe ajudar a divulgar mais o seu evento e alcançar mais pessoas. Nessa divulgação, procure enviar uma semana antes do do evento – de preferência. Caso esteja com muito pouco tempo, tente mandar na véspera – e descreva todas as informações (hora e data, local, o que ocorrerá durante o evento etc.).
6. Boa relação com a equipe
Uma das mais importantes dicas para organização de eventos é manter um clima agradável entre os membros da equipe. É preciso promover o espírito da coletividade e ajuda mútua entre os indivíduos que estão trabalhando. Isso contribuirá para que o evento tenha sucesso.
Evite atribuir para uma mesma pessoa e/ou grupo diversas tarefas ao mesmo tempo. Pois isso pode causar estresse nesses indivíduos e a sua equipe acaba por correr o risco de não realizá-las da maneira como deve ser, com harmonia e fluidez.
Organização plena e inteligência na hora de atribuir determinada tarefa ao perfil correto de colaborador é essencial para quem trabalha organizando eventos. Lembre-se sempre disso quando estiver projetando a organização da festa e/ou da ocasião especial!
7. Tempo para relaxar
É muito importante ter um momento para relaxar quando se está organizando um evento, pois há momentos de estresse que é impossível evitar.
Por isso, uma das dicas para organização de eventos é ter um momento de relaxamento, isso vale para você e para toda a sua equipe. Quando trabalhamos relaxados, logo temos forças para enfrentar as tarefas mais difíceis e os imprevistos de forma pacífica. Sempre que você perceber que está passando dos limites, pare um pouco, respire bem fundo e lembre-se de, caso não consiga resolver uma situação, pedir ajuda a sua equipe.
8. Conheça seu público-alvo
Essa é uma das mais importantes dicas para organização de eventos, independentemente da sua temática e estilo. Conhecer o público-alvo garante que você terá mais noção sobre quais assuntos serão abordados durante o seu evento. Para definir o perfil dos participantes do seu evento é preciso pensar em tudo: homens ou mulheres? Qual a faixa etária? Adultos ou crianças? Terá buffet?
Com essas informações é possível definir o melhor local do evento e o horário que irá ocorrer. Depois disso tudo, deve-se definir o número de convidados para você ter noção qual será o tamanho do local onde ocorrerá o evento. E ter ciência sobre tudo isso é uma ferramenta poderosa para quem lida, de forma profissional ou amadora com a concepção e execução de eventos dos mais variados tipos.
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