Eventos corporativos são importantes para os negócios sob vários aspectos: podem representar a possibilidade de:
- Novos negócios;
- Alinhamentos de equipes;
- Treinamentos;
- Comemorações;
- Apresentação de resultados.
Todos são decisivos para a empresa e devem ser cuidadosamente preparados para que os objetivos sejam alcançados com sucesso.
Fundamental então organizar os eventos com mais atenção e com cuidados adequados para que as empresas possam alcançar melhorias contínuas em sua atuação e ganhos de mercado.
Vamos apresentar 12 dicas para a organização de eventos corporativos.
1. Defina o objetivo do evento
Para a organização de eventos corporativos, é fundamental que os objetivos sejam definidos de forma clara e que os resultados possam ser medidos quando de seu encerramento.
Os eventos podem ser relacionados a objetivos de geração de negócios, de divulgação da marca, de relacionamento, de treinamento de equipes e de confraternizações.
Os objetivos traçados permitem que toda a organização possa ser realizada com maior assertividade, para garantir os melhores resultados tanto da realização quanto de retornos esperados.
2. Estabeleça o público-alvo
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Com os objetivos traçados, é possível definir os tipos de participantes e os recursos que serão empregados para que o evento possa atingir os resultados esperados.
Na organização de eventos corporativos, é preciso que as ações a serem realizadas sejam para motivar e para atender aos participantes que se alinhem com a busca dos melhores retornos.
Assim é possível estimar a quantidade de pessoas que serão convidadas e seus perfis para a melhor participação possível.
3. Escolha a data de realização
Na organização de eventos corporativos, a escolha das datas de suas realizações é um detalhe importantíssimo e que requer bastante cuidado.
As datas devem contemplar as possibilidades de os participantes acessarem os eventos, assim como os patrocinadores, os convidados e os promotores.
Todos devem ter a possibilidade de comparecem e, para isso, as datas devem ser bastante discutidas e alinhadas para que possam ser cumpridas, inclusive de parte da equipe que vai realizar o evento.
4. Escolha o local
A organização de eventos corporativos pode objetivar a realização na própria empresa ou em locais externos e, por isso, a importância de definir com cuidado o espaço onde será realizado.
Encontros comerciais ou de treinamento podem ser em locais abertos e com o uso de tendas para discussões por grupos específicos.
Treinamentos em auditórios da empresa ou em locais mais restritos. Já as confraternizações deverão se dar em espaços para propiciar descontração dos colaboradores.
5. Invista na melhor estrutura
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Para que a organização de eventos corporativos tenha a qualidade desejada, é preciso investir numa estrutura adequada e principalmente na segurança e em excelentes recursos de som e de imagem.
O ideal e o recomendado é que se efetuem testes nos equipamentos e que seja garantido o funcionamento correto de tudo para não correr riscos.
Investir em tecnologia é outro ponto fundamental, inclusive para garantir transmissões em tempo real e manter o evento registrado para acessos futuros.
6. Defina a forma de convidar os participantes
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Divulgação de qualidade é uma boa maneira de conseguir sucesso na realização de um evento.
A organização de eventos corporativos deve considerar a emissão de convites de maneira adequada, que possa gerar interesse para os participantes.
Usar os recursos de marketing digital com foco em redes sociais e convites exclusivos é uma excelente maneira de conseguir mais retorno.
Defina uma estratégia de comunicação mais adequada ao tipo de seu evento.
7. Escolha a programação e o conteúdo
Planejar o conteúdo é fator crítico de sucesso e, sem ele, o evento não tem como ser realizado de maneira correta.
Isso é bastante significativo, inclusive para atender aos interesses dos participantes e dos expositores, os quais estarão inteirados dos desafios que deverão ser atendidos.
Estabelecer com bastante critério os tipos de abordagens a serem realizadas auxilia a melhorar o interesse pelo evento e assim obter maior sucesso.
Dê preferência a assuntos inovadores e criativos.
8. Escolha os palestrantes
Defina com bastante cuidado os palestrantes para seus eventos.
Eles são bastante importantes para gerar mais participação e interesse, de forma que devem estar relacionados aos objetivos de abordagens do seu evento e também ao perfil dos participantes.
Sendo assim, é preciso pesquisar e efetuar convites com antecedência para evitar que as agendas deles possam ser preenchidas nas datas escolhidas, ou, ainda, para que ajuste suas datas à participação dos palestrantes.
9. Estabeleça um processo de feedback
Obter retornos sobre seus eventos é fundamental para que se possa adotar um processo de melhoria contínua e assim poder avaliar as necessidades de ajustes, bem como atender com maior assertividade as necessidades dos participantes em futuros eventos.
Manter feedbacks como padrão de eventos permite ganhos para a empresa e a possibilidade de atender melhor os participantes, assim como efetuar o direcionamento ideal dos eventos.
Sempre que for possível, priorize um retorno sobre esses feedbacks.
10. Escolha os melhores fornecedores
Priorize os melhores fornecedores, tanto na preparação como no atendimento do evento.
O ideal é manter parcerias que sejam alinhadas com os valores da empresa e que possam ser representantes das práticas que se desejam aplicar.
Fornecedores que sejam parceiros do negócio é o que se espera para que o evento tenha mais garantia de sucesso.
11. Defina a melhor equipe
Escolher a melhor equipe própria e de terceiros é bastante importante para que os eventos corporativos sejam realizados com um padrão de qualidade superior e assim os resultados sejam superados em relação a suas expectativas.
Procurar manter um time motivado e bem treinado trará certamente maiores chances de sucesso.
12. Invista num cronograma
Não deixe de investir em um bom cronograma e que seja acompanhado e analisado ao longo da preparação e da realização do evento.
O cronograma é instrumento de apoio fundamental para alcançar os objetivos.
Organização de eventos corporativos
Quanto mais detalhada for a organização de eventos corporativos mais chances de obter sucesso.
Por isso, é importante seguir os principais aspectos de organização que informamos nesse artigo e acrescentar outros necessários para que possa ser um evento significativo para a empresa.
Contar com consultoria de qualidade é uma ótima alternativa para ganhar com eventos corporativos e, por isso mesmo, deve ser considerada a parceria com uma empresa experiente.
Deixe um comentário com sua opinião sobre organização de eventos corporativos.
