Você que planeja organizar eventos, deve ter em mente que é impossível manter um negócio sem uma gestão financeira adequada. Isso vale também para a organização de eventos. Neste caso, o gasto financeiro se refere a todo o dinheiro tirado do caixa para organizar um evento. Desta forma, os custos, as despesas, as perdas, os lucros e os investimentos são resultados do gasto com eventos.
A organização de eventos passa por diversas etapas e tarefas, por isso é indispensável fazer o planejamento de gastos e a organização financeira de um evento. A seguir, você vai conhecer as 5 dicas de organização financeira para eventos que irão fazer toda a diferença no seu planejamento.
Faça o planejamento financeiro com antecedência
A primeira das dicas de organização financeira para eventos é fazer o planejamento financeiro com antecedência, de modo que você faça uma relação de todas as coisas de que seu evento precisa. Assim você consegue saber o que exatamente é possível ser feito, o que é viável e como o orçamento disponível vai ser gasto.
Todos os objetivos da organização do evento devem estar adequados ao orçamento, para que não corra o risco de estourar o orçamento. Todas as dicas a seguir vão depender de como o orçamento será usado. Caso os gastos sejam muito altos, você pode buscar patrocínios e parcerias com outras empresas, no caso de eventos corporativos, ou bolsas de apoio e financiamentos para os eventos científicos.
Defina o tipo do evento
A segunda das dicas de organização financeira para eventos é definir exatamente o tipo do evento. Para isso, você precisa saber precisamente o que o seu cliente deseja, e isso só possível ao saber o tipo de evento que você vai organizar ou ajudar o seu cliente a fazê-lo. Há diversos tipos de eventos. Os principais são:
1. Eventos Corporativos
São eventos organizados por empresas, para divulgar a marca, promover a troca de experiências e contatos entre os funcionários, concluir novos negócios ou engajar os consumidores.
2. Eventos Acadêmicos ou Educacionais
O maior objetivo deste tipo de evento é a aprendizagem e a troca de conhecimentos. São organizados para professores, estudantes, pesquisadores, profissionais de diversas áreas que buscam atualizar seus conhecimentos. Algo específico deste tipo de evento é a emissão de certificados, para que os participantes consigam comprovar a participação no evento.
3. Eventos Sociais
São feitos para celebrar os momentos especiais, como festas de formatura, festas de debutante, festas de aniversário, festas de casamento e happy hours. Tais eventos não têm como meta o lucro, mas é um mercado lucrativo para as empresas organizadoras de eventos.
4. Eventos Culturais
São eventos para divulgar cultura, promover diversão e entretenimento do público, tais como festivais, shows, exposições, apresentações e saraus. Um curador normalmente é encarregado da organização e esses eventos podem acontecer em casas de espetáculos, centros culturais, ambientes abertos, casas de show e muitos outros locais.
Faça uma lista detalhada das etapas
Após definir o orçamento e o tipo de evento e o público-alvo, uma das dicas de organização financeira para eventos é fazer uma lista detalhadas de todas as etapas necessárias para a organização de eventos.
É nesta etapa que você vai poder analisar o orçamento com mais cuidado e, se for possível, cortar alguns gastos desnecessários. Por exemplo, um evento corporativo de uma empresa pequena, destinado aos funcionários, dificilmente vai exigir serviços como barman, bartender e coquetelaria, bandas para festa, brindes personalizados e garçons e maitres para festas e eventos.
Grandes eventos, por outro lado, podem precisar de serviços profissionais como filmagem e fotografia em eventos, músicos ou um DJ para festas. Mas há coisas que devem fazer parte do orçamento de qualquer evento, como a equipe de segurança e vigilância para eventos e um bom espaço para eventos.
Faça uma planilha
Agora que você já fez o planejamento financeiro, definiu o tipo e o público do evento e tem todo o cronograma de planejamento em mãos, a mais importante das dicas de organização financeira para eventos é organizar todos os dados e as informações em uma planilha.
A planilha de custos para o evento deve ser prática e objetiva. Há vários modelos disponíveis na internet para você se basear. Em cada coluna, devem estar os seguintes itens:
- Valor unitário
- Quantidade necessária
- Total estimado
- Valor total gasto no evento
Além disso, você também pode colocar na sua planilha o tempo a ser gasto em cada etapa da preparação do evento. Com isso, você consegue se comunicar de forma efetiva e coordenar todas as equipes envolvidas na produção. Para evitar dores de cabeça com as contas, inclua na planilha todas as etapas da movimentação financeira.
Pesquise os fornecedores
Outra dica essencial para a organização financeira de eventos é pesquisar os fornecedores para garantir que você consiga aqueles com a melhor qualidade e o melhor custo-benefício possível. Antes de contratar um fornecedor, pesquise sempre pelo menos três opções de preço e procure negociar produtos em grande quantidade, assim você economizará mais.
Fora isso, muitos fornecedores oferecem descontos para contratos antecipados, o que permite que você faça modificações no orçamento para adequá-lo às prioridades do evento e possa investir naquilo que realmente vai trazer retorno para você e para seus clientes.
Lembre-se de adicionar possíveis gastos extras com taxas estipuladas em contrato. Tais taxas podem ser cobradas, por exemplo, se a programação do evento durar mais do que o imaginado e o evento precisar passar do horário. Ao pesquisar bem os fornecedores, você vai conseguir se dedicar e trabalhar tranquilamente em outras áreas da organização.
Pronto, agora você já conhece 5 dicas de organização financeira para eventos, desde os eventos corporativos aos eventos culturais. Entre as dicas, você aprendeu que precisa fazer o planejamento do orçamento com antecedência, definir o tipo e o público, fazer uma lista detalhada das etapas, fazer uma planilha de gastos e pesquisar muito bem os fornecedores. E você? Conhece outras dicas de organização financeira para eventos? Comente e faça suas sugestões a seguir.
