Fazer um evento não é uma tarefa fácil. Principalmente quando o evento conta com a presença da imprensa, a pressão triplica, pois tudo tem que ser extremamente perfeito. Porém, a organização de eventos com imprensa não precisa ser um fardo.
Neste texto daremos dicas muito importantes de para organização de eventos com imprensa que podem mudar o seu para melhor. Saiba que, com dedicação, preparação e um pouco de ajuda, seu evento tem tudo para dar certo. Confira nossas sugestões e organize um grande evento, conciliando com a imprensa.
1. Dica um: crie um mapa para organização de eventos com imprensa
Uma das melhores, e mais importantes dicas, é mapear tudo que seu evento irá cobrir. Assim como um mapa geográfico, esse mapa irá traçar os caminhos que você precisa tomar para chegar até o evento.
Será um Coffee Break ou um Cerimonial? Você irá precisar de um Buffet em casa, um Buffet coquetel, de Barman, bartenders e coquetelaria? Você vai precisar alugar alguma coisa, desde Aluguel de Tendas a Aluguel de Toalhas de Mesas? Tudo isso você só vai saber se mapear seu evento.
Esse tempo extra de preparação m será excelente, uma vez que você poderá conhecer um pouco mais os gostos e peculiaridades da imprensa que cobrirá o evento. Não é errado saber que certo jornalista come apenas carne de frango e incluir isso no menu.
Claro, em eventos de grande escala é impossível conhecer e descobrir os gostos da imprensa presente no evento. Mas o tempo extra que o mapeamento te dá vai ser ideal para você preparar um menu abrangente, contratar uma assessoria que te dará apoio e preparar o melhor evento possível!
2. Dica dois: faça uma pesquisa completa na hora da organização de seu evento com imprensa
Se a imprensa estará presente, isso quer dizer que pessoas de todo o Brasil (e do mundo!) vão ter acesso ao conteúdo gerado por lá. Num mundo digital, em que a presença social é de extrema importância, criar um evento que seja trend, ou seja, atual, é de extrema importância.
Por isso, fique de olho nas atrações na hora da organização de seu evento com imprensa, pois elas podem ser o diferencial do seu evento. Contratar Bandas para Festas, fazer Brindes Personalizados, como Canecas Personalizadas que os convidados poderão levar como um mimo do evento, são maneiras interessantes de mostrar que você se importa e entende do que está fazendo.
3. Dica três: invista no melhor
Os detalhes fazem toda a diferença. Então, investir nos melhores serviços, desde Buffett para Eventos aos Convites, fará o convidado se sentir realmente especial. Ter os melhores serviços vai fazer o diferencial no seu evento. Preste atenção nos detalhes, pois a imprensa estará prestando atenção também.
4. Dica quatro: comece a preparar o evento o quanto antes
Você já fez um mapa. Você já sabe quem vai convidar, o que vai servir, quem vai contratar. Agora que você já pesquisou tudo, é hora de por a mão na massa e agir. Envie os convites, contrate os servidores, finalize o que precisa ser fechado. Crie uma conversa sobre o assunto e mostre como o evento será incrível.
Fazendo isso, você estará preparando seu terreno para uma jornada tranquila até o evento ser realizado. Quanto mais tempo você tiver, maior será o sucesso!
5. Dica cinco: não subestime o poder da divulgação
Já mandou os convites, escolheu o Espaço Para Eventos e contratou todos os serviços? Agora é hora de divulgar. Quanto mais pessoas da imprensa estiverem interessadas no seu evento, mais chances de sucesso ele terá! O mais importante é gerar o máximo de marketing, divulgar fotos dos bastidores e gerar expectativas.
6. Dica seis: esteja preparado para possíveis problemas
Parece assustador, mas na verdade pode te ajudar muito! Faça uma lista de possíveis problemas que você possa encontrar no caminho para a realização do seu evento e assim terá mais chances de resolvê-los com exímio.
Pense assim: se você sabe que terá certo problema na Organização e Produção de Eventos, prepare uma solução rápida para ele. Se sabe que pode chover no dia, faça o aluguel de tendas. Se não tem certeza de quantos convidados realmente irão ao evento, peça mais comidas e bebidas – é sempre melhor ter mais. Quando você se prepara para uma possível catástrofe, você se mostra muito mais capaz de realizar o evento com maestria.
7. Dica sete: quando a hora do evento chegar, peça ajuda
As coisas ficam loucas na hora de um evento. Não importa o porte, desde os menores aos maiores, o dia que o evento está para acontecer é sempre o mais corrido, nervoso e caótico. Por isso, contar com uma equipe que possa te ajudar nesse processo é de extrema importância para que ele seja um sucesso.
Não carregue todo o peso em suas costas. Contrate um bom número de Garçons e Maîtres para Festas e Eventos , tire um tempo para analisar se tudo está indo conforme o planejado e conte com sua assessoria, pois assim seu trabalho ficará infinitamente mais fácil e leve!
Assim que o evento terminar, se for possível, faça uma pequena pesquisa com os convidados para saber o que deu certo e o que pode melhorar da próxima vez. Esse passo simples é muito eficaz, pois maximiza suas chances de sucesso. E fique de olho no que a imprensa diz sobre seu evento, a opinião deles com certeza é muito importante!
Com todas as dicas que demos, fazer a organização de um evento com imprensa parece mais fácil. Agora, você já sabe como potencializar os resultados do seu evento e criar um verdadeiro sucesso.
Para você, qual é o passo mais importante na hora de organizar um evento com imprensa? O que você acha mais importante fazer?
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