Fazer uma festa ou um evento exige muitos cuidados com o planejamento e a organização, pois quem não quer que saia tudo bem e sem nenhum imprevisto, não é mesmo? No entanto, com tudo planejado, é preciso ter um “plano B” para conseguir lidar com imprevistos. Como organizar uma festa em hotel? Quais são as vantagens? Neste artigo daremos conselhos sobre como fazer festa em hotel. Acompanhe cada detalhe a seguir e organize o melhor evento possível!
Festa em hotel
Quando se está pensando em fazer festa em hotel é preciso levar em consideração que se deve fazer um bom trabalho para que tudo ocorra bem e que nada falte no dia do evento.
É necessário ter noção de orçamento para saber o quanto poderá gastar, se você tem um objetivo, entre diversos fatores. Até por que você não vai querer deixar faltar alguma coisa, como segurança para a sua festa, não é mesmo? Ou a falta de bebidas e comidas. Então, como evitar esse tipo de embaraço? Vejamos nas próximas linhas!
Vantagens para fazer festa em hotel
Há diversas vantagens de fazer um evento ou uma festa em um hotel, assim como maior proximidade com as pessoas convidadas e a possibilidade de conquistar clientes, dependendo do estilo do seu evento. Além disso, uma festa em hotel pode trazer conforto para os convidados, já que é um lugar onde eles podem aproveitar a festa e ainda se hospedar sem precisar se deslocar do local.
Conselhos para fazer festa em hotel
Abaixo, listamos os melhores conselhos para fazer festa em hotel. Confira:
1. Planejamento
Ao pensar em fazer festa em hotel é preciso, antes de tudo, fazer um planejamento contendo todos os detalhes, como orçamento, quantidade de participantes, fornecedores (decoração, iluminação, buffet etc.), ambiente que ocorrerá a festa (principalmente o tamanho do local que é associado à quantidade de pessoas que estarão presentes na festa), entre outros.
Um conselho para fazer festa em hotel é pontuar todos esses detalhes em uma planilha para você acompanhar cada etapa e para ver se está tudo certo. Outra dica é preparar um cronograma com os prazos estabelecidos para fazer cada uma das tarefas que serão realizadas antes, durante e pós-
-evento.
2. Objetivo
Um dos conselhos para fazer festa em hotel é pensar qual é o objetivo principal desse evento, qual será o público-alvo (se o seu evento é voltado apenas para um público jovem ou se é variado) e definir também o estilo.
3. Público-alvo
É muito importante definir qual será o seu público, se será masculino, feminino ou misto, qual será a faixa etária predominante e também a quantidade de participantes que estarão no dia do evento. É muito importante também na hora de convidar essas pessoas pedir para os mesmos confirmarem a presença com antecedência.
4. Data e horário
Um dos principais passos na hora de organizar uma festa ou evento é definir a data e o horário que ocorrerá. É preciso levar em consideração os fins de semana, feriados e os dias úteis, é necessário pensar estrategicamente qual será o momento em que o seu público estará disponível para ir a sua festa ou evento. Evite fazer festa em hotel em dias próximos a feriados, pois normalmente as pessoas viajam e isso pode prejudicar o seu evento.
5. Estrutura física e equipamentos
A estrutura varia conforme o tipo e tamanho da sua festa ou evento. Um conselho é criar um checklist contendo todos os recursos e equipamentos que serão necessários, como a quantidade de cadeiras e mesas, notebook, projetor, caixas de som, microfones, internet, buffet, entre outros.
Sobre a estrutura física de eventos é preciso ter fornecedores do espaço contratados, equipes de som e montagem e equipe de buffet. Lembre-se que é muito importante fazer um teste dos equipamentos com antecedência para evitar qualquer imprevisto ou transtorno no dia do evento. Outra dica é pesquisar bem sobre os fornecedores e se os seus equipamentos são de alta qualidade.
6. Convites ou ingressos
Antes de tudo, é muito importante definir se o seu evento será gratuito ou se terá algum custo de entrada. Se o seu evento for gratuito, é preciso pensar nos custos e verificar o orçamento disponível para investir no evento. Caso o evento seja pago, é preciso calcular os custos para definir o valor dos convites ou ingressos.
7. Divulgação da festa em hotel
Para a divulgação de seu evento ou festa é preciso produzir um material de divulgação, sendo impresso ou online (ou até mesmo os dois) para que a festa ocorra e seja um sucesso. É preciso pensar em que tipo de material será utilizado e como será divulgado. A dica é contratar um profissional da área para elaborar um material e realizar a divulgação da sua festa ou evento. É muito importante também preparar os materiais que serão utilizados durante o evento, como crachás, pastas, flyers, banners etc. Outra dica é utilizar as redes sociais para divulgar o seu evento ou festa.
8. Pós-evento
O evento ou a festa acabou e esse é o momento de saber se foi um sucesso e se todos os participantes gostaram. A melhor forma de descobrir isso é perguntando a quem participou, ou seja, peça para os convidados darem um feedback ao final ou até mesmo acessarem uma página na internet para darem o seu feedback por lá.
Isso lhe ajudará a verificar quais foram os pontos positivos e negativos do evento e o que você pode melhorar para melhorar ou mesmo evitar na próxima ocasião.
E então, após verificar cada um desses pontos acima especificados, não deixe de escolher o melhor estabelecimento, com reputação mais bem posicionada entre a concorrência, pois isso será um grande cartão de visitas na ocasião do evento. Embora a questão do orçamento seja relevante, não se pode perder de vista os serviços oferecidos, bem como qualidade de atendimento. Só assim, os convidados se sentirão satisfeitos, de fato.
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