Para fazer um evento de sucesso são necessários muitos elementos e para quem não tem tanta experiência no mercado pode achar tudo complexo demais. Para ajudar você a fazer um evento de sucesso preparamos 4 dicas práticas. Acompanhe-as a seguir.
1- Planejamento com antecedência
Antes de qualquer coisa, se planeje. Dependendo do porte do seu evento, iniciar o planejamento em torno de quatro a seis meses é fundamental para fazer um evento de sucesso. Isso porque tudo demanda muito tempo.
Você precisará pensar muito na data, local, lista de convidados, convites, artigos para festas, barman, bartenders e coquetelaria etc. Verifique cuidadosamente se existem outros eventos do mesmo porte do seu em datas próximas e prefira escolher outra data.
Caso a data seja extremamente importante – como ocorre com comemorações etc –, verifique a disponibilidade da região aonde deseja fazer o evento. Atualmente, com centenas de plataformas virtuais, opte por fazer uma lista de tarefas virtual. Dê um check nas tarefas que já resolveu, deixe-a na nuvem para não perder nada e também busque as opiniões de quem vá te auxiliar no planejamento e execução do evento.
Pense mil vezes antes de agir. Por isso mesmo, deixe o momento de planejar ser algo longo, por mais que pareça cansativo, às vezes. Melhor pensar muito e ser eficaz que errar no final, não é mesmo?
2- Escolha bem o lugar
Decidir qual será o espaço para a festa é extremamente importante para fazer um evento de sucesso. Escolher entre algum lugar com um grande espaço ao ar livre ou em um salão de festas pode ser uma decisão difícil e importante.
Anote os prós e os contras entre suas opções. Espaço coberto, jardinagem, serviços e decorações que podem já vir incluídas podem ser alguns dos fatores que te farão optar por determinado lugar.
O preço também é um grande fator, mas examine com cuidado, já que muitas vezes, o muito barato pode sair caro. Procure referências, fotos e qualificações em redes sociais. Se o local tem um grande número de negativações, corra, porque você pode se dar mal!
Lugares que recebem cinco estrelas por seus visitantes, provavelmente serão melhores do que os locais de uma estrela. A internet é uma ótima ferramenta para te ajudar a escolher esses detalhes e fazer um evento de sucesso.
3- Escolha seus convidados
Caso você queira fazer um evento de sucesso para a família e amigos
Você vai precisar de uma lista de convidados? Faça uma com o nome de todas as pessoas que deseja convidar. Se busca um evento pequeno, não convide apenas por educação. Escolha somente as pessoas que você realmente deseja em seu evento.
Se quiser um evento grande, convide todos que passarem pela sua mente. Confirmação pela internet é algo perfeito, já que com as definições, você terá a ideia de quem realmente comparecerá para tratar de aluguel de mesas e cadeiras, brindes personalizados e buffet para eventos, entre muitos outros aspectos.
Caso você queira fazer um evento de sucesso para sua empresa
Seja para uma festa casual, confraternização de fim de ano ou algum outro tema, uma festa na empresa é sempre uma boa pedida. Mande por e-mail os convites e peça resposta com confirmação.
Deixe claro se poderá ou não levar acompanhante, e se for permitido, peça para responder no próprio e-mail de confirmação. Caso você seja do tipo vintage, que gosta de papéis em mãos, faça convites e entregue para os colaboradores. Decida se quer fazer os convites individuais, personalizados ou se deseja economizar tempo e dinheiro fazendo um modelo padrão de convite.
Caso você queira fazer um evento de sucesso para o público em geral
Se você está organizando um evento em que os convites são vendidos, invista muito na divulgação. Use as redes sociais como uma alavanca para seu evento!
Deixe que o público-alvo – e a concorrência – saiba que seu evento existe e, dessa maneira, será um sucesso logo de cara. Crie páginas na web para a ocasião e utilize as várias redes sociais que existem – de acordo com o público, sempre.
Conforme o contexto, crie uma conta no Instagram, com uma hashtag e faça sorteios. Siga as pessoas e comente suas postagens. Deixe que vejam seu evento. No Facebook, crie uma página e atualize com todos os detalhes do grande dia! Crie um evento virtual para lembrar as pessoas do dia que ele acontecerá e para confirmarem a presença. Faça sorteios e doe algumas entradas, como forma de chamar mais gente para ver seu evento. Com essas dicas de divulgação, com certeza você vai fazer um evento de sucesso!
4- Monte uma boa equipe
Como você conseguirá fazer um evento de sucesso sem uma boa equipe? Recrute pessoas para te ajudar nas tarefas para organizar o evento. Separe um pessoal para te ajudar na organização e planejamento. Muitas vezes, trabalhar sozinho pode parecer uma boa ideia, mas com uma equipe e várias pessoas trabalhando juntas, tudo pode parecer mais fácil e rápido. Duas cabeças pensam mais e melhor que uma, reflita sobre isso!
Além da parte de organização e planejamento, há todas as outras coisas relacionadas ao seu evento. O que será servido para comer e beber? Como será a decoração? Terá algum brinde? Músicos ou DJ para festas? Sua equipe te ajudará a decidir entre estes aspectos e também a pesquisar os melhores para você!
Enquanto você procura uma lista de Dj’s, seus preços, estilos e referências, sua equipe estará pesquisando o buffet, por exemplo. Lembrem-se de procurar sempre as melhores referências entre tudo que você precisará para fazer um evento de sucesso, já que você merece o melhor. Trabalhar em equipe, além de aumentar a produtividade, tirará um grande peso de suas costas, lembre-se disso sempre!
Com essa incrível lista de 4 dicas para fazer um evento de sucesso, podemos ver que nem tudo é tão complicado quanto pensamos, não é mesmo? Quase tudo na hora de pensar em um evento, de qualquer porte, precisa de um grande planejamento.
Quando pensar que seu planejamento chegou ao fim, reveja tudo, sempre. Revise o tempo todo, tudo que foi previamente decidido para que no fim não tenha nenhum erro. Nunca trabalhe sozinho e sempre pesquise boas referências.
Plataformas online são uma ótima ferramenta para organização e confirmação dos convites do seu evento, ou seja, plataformas online podem ser as suas melhores amigas. Agora que já sabemos alguns caminhos sobre como fazer um grande evento, deixe a sua opinião nos comentários!
