Organizar um evento não é nada fácil, não é mesmo? Mas, você sabia que há aplicativos que podem auxiliar no momento de organizar um? Você sabe como acontece uma organização? Sabe o que um produtor de eventos faz? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos, produtores de eventos e indicaremos os melhores apps úteis para quem trabalha organizando eventos.
Organização de eventos
A organização de eventos é um processo de planejamento de uma festa, feira, convenção, cerimônia, ou festival que inclui um orçamento, estabelecimento de horário e datas, seleção e reserva do ambiente no qual ocorrerá o evento, contratação de fornecedores, aquisição de licenças, segurança, alimentação, mesas e cadeiras e estacionamento.
Além disso, equipes de primeiros socorros (enfermeiros, bombeiros e policiamento), sinalização, profissionais de limpeza, banheiros portáteis (caso seja necessário) e até mesmo planos de emergência, até porque imprevistos podem acontecer, assim como o clima pode mudar do sol para a chuva, ou seja, o local precisa ter um ambiente coberto para o público se abrigar da chuva.
Produtor de eventos
O produtor de eventos é um profissional responsável pelo desenvolvimento do planejamento, da administração dos recursos, logística e apresentação de fornecedores especializados de eventos. O produtor de eventos é também aquele que trabalha nos "bastidores" do evento, que vai estabelecer cada etapa para que ele ocorra com sucesso.
Apps úteis para quem trabalha organizando eventos
Abaixo listamos os melhores apps úteis para quem trabalha organizando eventos. São eles:
1. Evernote
Um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos é o Evernote que é utilizado para fazer anotações e ajudar a melhorar a sua produtividade e da sua equipe. Além de anotações, o Evernote também possibilita a criação de lembretes, ideal para os mais desorganizados. Também é possível adicionar áudios, fotos, links e até mesmo vídeos. O Evernote possibilita organizar as notas em pastas e tags e nele ainda é possível compartilhar com outras pessoas assim como parceiros, fornecedores e patrocinadores.
2. Todoist
Esse é um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos que permite definir todos os passos do seu evento de forma simples. Por meio da criação de um novo projeto ou até mesmo de subprojetos é possível definir o que ocorrerá. Outra grande vantagem desse aplicativo é que com ele é possível delegar tarefas a outras pessoas para que elas colaborem em tempo real nos objetivos e projetos compartilhados. Também é possível receber notificações por e-mail ou notificação push sempre que acontecer mudanças importantes em suas tarefas compartilhadas.
3. MindMeister
Algo que nunca sai de moda são os mapas mentais e é isso que esse aplicativo oferece, além de ser um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos. De forma simples, esse aplicativo permite criar mapas mentais e permite ajudar na organização de qualquer tipo de atividade. Além disso, é possível acessar os seus mapas de onde estiver, editar e compartilhar com as suas equipes simultaneamente.
4. Pro Party Planner
Esse é um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos que permite centralizar todo o planejamento em um único lugar. Esse aplicativo possui múltiplas funcionalidades extremamente úteis na organização de eventos. Por mais que ele não possua uma versão gratuita, ele vale cada centavo, pois auxilia na organização do evento, orçamento e logística de execução de uma maneira efetiva e simples.
O Pro Party Planner possui diversas funcionalidades que impressiona pela quantidade de recursos desenvolvidos que facilitam cada etapa de planejamento e execução de um evento. Esse aplicativo é ideal para qualquer tipo de evento, sejam festas, reuniões, feiras, conferências, entre outros.
Uma das ferramentas que estão disponíveis nesse aplicativo é o desenho da planta do evento com o sistema de "agarrar e largar" que ajuda a definir os lugares dos participantes, ideal, por exemplo, para a organização de eventos corporativos. Além disso, é possível desenvolver a lista de convidados, delegar tarefas a sua equipe e manter todos os registros de atividades, além de sincronizar informações e dados de participantes com mídias sociais etc..
5. Mailchimp
Esse é um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos, pois ele ajuda no marketing do seu evento. Esse aplicativo é simples e fácil de utilizar. O Mailchimp possibilita o envio de e-mail marketing para os seus participantes e fornece modelos de templates prontos para personalizar e enviar para o seu público-alvo. Além disso, é possível modificar através do photoshop, CSS e HTML.
6. Even3
Esse é um aplicativo de credenciamento ideal para eventos de empresas ou até mesmo feiras. O momento do credenciamento define como os participantes vão enxergar o seu evento e o Even3 é ideal para automatizar tal situação. O aplicativo ainda funciona offline o que ajuda a acelerar a entrada dos participantes e a prevenir imprevistos.
7. Meetoo
Esse é um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos de enquetes e mensagens em tempo real. Pois, proporciona a conexão entre os participantes possibilitando avaliar opiniões e entendimento do público enquanto ocorre o evento. Além disso, esse aplicativo permite a condução de discussões e a tomada de decisões simultaneamente. Com esse aplicativo o engajamento da audiência aumenta, pois ele permite que o participante se envolva no assunto e compartilhe as suas ideias e questões dando a oportunidade de oferecer feedbacks pelo aparelho que estão utilizando. Esse aplicativo, por fim, torna a experiência mais divertida e é perfeito para conhecer melhor o seu público.
8. Eventer
Mais um dos apps úteis para quem trabalha organizando eventos que permite o gerenciamento de eventos em um só lugar e tem um site exclusivo para cada. Esse aplicativo disponibiliza diversas funcionalidades para que nenhum detalhe seja deixado de lado.
Com o Eventer é possível integrar desde o controle financeiro, até o RSVP e o check-in. Tanto o organizador quanto o cliente pode acompanhar cada passo que ocorrerá e que está ocorrendo em tempo real pelo aplicativo e para maior segurança de informações, os backups para o sistema interno são realizados frequentemente.
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