Você precisa organizar um evento, mas não sabe como? Sabia que os aplicativos podem ajudar você a organizar um evento de sucesso e de qualidade? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos e também sobre a importância de ter apps para a área de eventos.
Organização de eventos
A organização de eventos é um processo de planejamento de um evento do tipo festa, cerimônia, convenção ou festival. Nessa etapa inclui itens como orçamento, estabelecimento de horários e datas, seleção do local no qual ocorrerá o evento, desenvolvimento do tema do evento, aquisição de licenças, contratação de equipes de segurança e de limpeza, banheiros portáteis, buffet, mesas e cadeiras, Djs, músicos entre outros.
As etapas da organização de um evento são realizadas por um produtor de eventos que é o profissional capaz de gerenciar os prazos de cada item de forma sabia garantindo que ele ocorra com sucesso.
Aplicativos para eventos
Os apps para a área de eventos são soluções tecnológicas usadas por organizadores pra comunicar informações importantes como palestrantes a serem apresentados, o local e a programação. Além disso, os apps para a área de eventos ajudam a facilitar o networking entre os participantes e promove maior engajamento.
A importância de ter apps para a área de eventos
O mercado de eventos representa 4,3% do PIB brasileiro e é a segunda maior parte do PIB do país, o que representa R$209 bilhões em receita. Em tempos de crise, muita gente acredita que há retração no mercado, porém, não é bem assim.
Empresas de todos os portes chegam a organizar centenas e até mesmo milhares de eventos anualmente. Em muitas situações, cada um deles é tratado individualmente pela empresa, possuindo branding, orçamento e planejamento próprios. Hoje em dia é inegável dizer que dependemos da tecnologia e as pequenas e grandes empresas precisam acompanhar esse ritmo caso queira se manter no mercado.
No último ano foram gastos US$60 bilhões de dólares em soluções de tecnologia para eventos no mundo, desde a criação e desenvolvimento de aplicativos até ferramentas de credenciamento e inscrição. A escolha de criar apps para a área de eventos é uma das soluções mais benéficas para uma empresa que investe em exposições, feiras, congressos e até mesmo em eventos corporativos. Os benefícios são excelentes e o lucro é real.
Os smartphones são mais evidentes e já caíram no gosto popular de maneira que pessoas de todas as faixas etárias estão adotando essa tecnologia em seu dia a dia, tanto para relações pessoais quanto profissionais. Nós a utilizados em absolutamente todas as partes: na rua, no mercado, em festas, no trabalho. Enfim, seja onde for você verá um smartphone em algum lugar.
Os impactos que os apps para a área de eventos trazem são:
Maior interação
Os apps para a área de eventos podem ajudar na comunicação entre os palestrantes e participantes. Durante uma palestra, por exemplo, os participantes podem mandar suas dúvidas que serão exibidas no telão em tempo real facilitando para que os palestrantes possam responder de forma rápida e assim dialogarem a respeito.
Mais do que isso, os participantes possuem o acesso a timeline do evento podendo curtir, postar e comentar fotos e publicações de outros participantes e da organização, recebendo notificações em tempo real.
Matchmaking para melhorar o networking
Um dos momentos mais importantes para um evento é a troca de informações entre os participantes e o networking. Por isso, um recurso extremamente importante que alguns aplicativos fornecem é o Matchmaking, o que permite que os participantes com interesses em comum possam se conectar. No Matchmaking é possível selecionar os interesses e procurar por outras pessoas com gostos semelhantes e até mesmo marcar reuniões.
Engajamento por gamification
A gamificação em eventos funciona por meio do acesso de motivações e emoções dos participantes. Embora seja um termo em alta e pareça complicado aplicá-lo em seu evento, a sua logística é simples quando contamos com os recursos fornecidos pelo app. Além disso, quando aplicada de forma correta, pode trazer resultados positivos e responder da melhor forma as suas intenções e necessidades, ocorrendo em vários formatos, níveis e transformando o seu evento em uma grande experiência.
Mais receita
Em vários eventos, a renda proveniente do patrocínio é ideal na composição da sua receita. Normalmente, o evento deve oferecer um retorno claro para os seus patrocinadores, seja institucional ou financeiro. Para isso, meios e canais precisam ser fornecidos. Você sabia que o marketing do evento pode ser uma nova fonte de receita?
Apps para a área de eventos são adorados por usuários porque oferecem praticidade e versatilidade. Tendo muitos usuários é bem mais fácil atrair novas marcas interessadas em conquistar o segmento e, com isso, anunciar no seu aplicativo gera ainda mais receita para você.
Os apps para a área de eventos podem ajudar na logística do seu evento assim como:
Elevando a eficiência de processos
Estamos sempre sendo desafiados a fazer mais com menos, principalmente dentro do mercado de eventos, onde os orçamentos costumam serem pequenos, os imprevistos são diversos e algumas das despesas nem sempre são previsíveis. A adoção de novas tecnologias exige investimento, porém quando ela pode ajudar na redução de custos, temos em mãos algo significativo.
Tem se tornado cada vez mais frequente que várias decisões em torno de um evento, principalmente aquelas relacionadas à sua programação, sejam suspensas, o que acaba encolhendo a janela de planejamento do evento. Isso acaba gerando diversos reflexos, dentre os quais, o aspecto mais sensível talvez seja a produção de materiais impressos.
Quando se tem uma programação impressa é muito difícil realizar alterações e informá-las ao seu público, seria preciso imprimir uma nova leva de panfletos e tentar fazer com que todos tenham acesso a essas informações. Por isso que os apps para a área de eventos possuem um alcance maior e eficiente, pois podem ser atualizados de maneira constante e acessível aos participantes.
Melhorias para a experiência dos participantes
Claramente, os participantes de seu evento deverão ser a sua prioridade máxima. Sem participantes satisfeitos, não há evento. Ou, pelo menos, não terá uma edição futura. Portanto, nesse caso, é preciso focar nas seguintes perguntas: "Como o aplicativo melhorará a experiência do meu público?", "quais recursos poderão ser mais valorizados pelos participantes?" e "como posso motivar os meus participantes a realizarem o download e a utilizarem o aplicativo?".
Para que o aplicativo atinja o seu potencial, antes de tudo, é preciso que os participantes do seu evento o adotem, do contrário o investimento não fará sentido.
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