Conforme a Associação Brasileira de Eventos Sociais, os eventos geram até 7,5 milhões de empregos por ano no Brasil. Se você deseja empreender dentro da área de eventos, é muito importante saber por onde começar. Neste artigo iremos falar tudo sobre a área e a organização de eventos e daremos dicas incríveis para ajudar você nesse caminho.
A área de eventos
Quem trabalha com área de eventos é o promotor de eventos responsável pela organização e planejamento de eventos, sejam eventos como casamentos, festas de aniversários, corporativos, entre outros. O produtor ajuda a definir o estilo do evento e o layout para a decoração, também verifica se está tudo certo, dentro dos conformes e do orçamento do cliente. Ele é aquele profissional que fornece segurança ao cliente e pode ajudar muito no processo de planejamento do evento.
A organização de eventos
A organização de eventos é um processo de planejamento de uma cerimônia, festa ou confraternização. Inclui orçamentos, definição de data e horário, seleção do local do evento, coordenação do transporte e aquisição de licenças. Dependendo do evento, há atividades que podem ser incluídas, assim como a escolha da decoração, cadeiras, mesas, segurança, alimentação, sinalização, profissionais de limpeza e saúde, entre outros.
Como começar a empreender na área de eventos?
Agora que você conhece mais um pouco sobre a área e organização de eventos, abaixo listamos dicas incríveis para ajudar você a empreender melhor e aproveitar as dicas. Confira:
1. Conhecimentos úteis
Para que os eventos ocorram perfeitamente bem como previsto é muito importante ter conhecimentos a respeito de fornecedores, pois são eles que oferecem serviços como iluminação, equipamentos de som, entre outros. Além de tudo, você precisa conhecer os ambientes utilizados para cada tipo de evento a fim de garantir a melhor escolha para certo tipo de evento.
2. Comunicação eficiente
Para quem deseja seguir o ramo de produtor de eventos é preciso saber se comunicar com os seus clientes, equipes, fornecedores e público. Se um produtor não tiver a habilidade de lidar com o próximo, é melhor deixar isso para alguém que seja mais comunicativo e, assim, evitar problemas. Um bom atendimento fará toda a diferença e com certeza, novas possibilidades e futuras indicações.
3. Atenção máxima com a segurança
Todos os tipos de eventos exigem cuidados essenciais para que o público tenha o máximo de segurança possível. Além de tudo, é essencial seguir as instruções da vigilância sanitária, principalmente se o evento que você estiver cuidando tiver a presença de alimentos. Contratar uma boa equipe de segurança também é muito importante. Trará ao evento um toque de responsabilidade para com seus clientes.
4. Prática de negociação
Quem trabalha com eventos deve ter prática de negociação a fim de garantir as melhores condições. Negociar valores mais baixos exige conhecimento dos preços aplicados no mercado, por exemplo.
5. Administração do tempo
Assim como qualquer outra ocupação, se não souber administrar o seu tempo, logo será difícil dar conta de completar as obrigações, o que compromete a realização de um evento. Lembre-se que um dia de atraso pode trazer prejuízos para o resultado final.
6. Planejamento organizado
Na hora de elaborar um planejamento para realizar o evento é preciso organizar o plano de ação, de maneira que seja possível ficar em dia com o cronograma. Além disso, controlar as ações de todos os voluntários e contratados ajudam na realização do evento.
7. Saber tomar decisões sob pressão
É muito importante que no desenvolvimento de um evento você consiga tomar inúmeras decisões, analisar quais são as melhores opções mesmo sob pressão. Por exemplo, se o evento for realizado daqui três dias, é preciso analisar e desenvolver o planejamento o quanto antes para que ocorra perfeitamente bem.
8. Imprevistos acontecem
É preciso entender que mesmo que você tenha feito tudo perfeitamente bem, os imprevistos podem acontecer. Por isso é muito importante ter jogo de cintura, um plano B. Quando for planejar um evento, analise todos os pontos, até mesmo os negativos, é preciso lidar com os contratempos da maneira mais prática e criativa.
9. Manter frequência
Quando for realizar o seu primeiro evento, faça como se fosse um teste para compreender como funciona na prática. Aproveite essa oportunidade para analisar, tirar dúvidas, criticar e perceber o que precisa melhorar e fazer no próximo evento. Ouvir de outras pessoas sobre o que acharam do seu evento também é essencial. Avalie e critique sempre, pois quanto mais você exercitar, mais fácil ficará.
10. Cursos adicionais
Quem deseja trabalhar com a área de eventos precisa ter em mãos materiais indispensáveis, assim como um bloco de anotações ou até mesmo um tablet para verificar planilhas, dados, entre outras informações importantes para realizar um evento. Se for necessário, as máquinas fotográficas, por exemplo, podem lhe ajudar em determinadas situações.
11. Mantenha-se informado
Durante todo o processo do desenvolvimento de um evento é preciso manter-se informado sobre tudo que ocorre em sua área de atuação para garantir que o seu trabalho seja bem feito.
12. Priorizar as solicitações do cliente
É essencial na hora de elaborar um evento priorizar as solicitações do cliente para garantir que ele fique satisfeito ao final do evento. Caso você chegue à conclusão de que a opção do c não seja a melhor, utilize a sua experiência para convencê-lo e mostre opções mais vantajosas.
13. Defina suas parcerias
É muito vantajoso estabelecer parcerias para ambas as partes, pois garante benefícios e até permite a redução de custos em certas situações, ou seja, um ajuda o outro na realização de eventos.
14. Divulgação
Ao desenvolver um plano de marketing, considere qual será o público-alvo. Por exemplo, não adianta focar na divulgação em um público jovem se o seu evento for destinado a um público adulto ou de crianças. Para divulgar os eventos, você pode utilizar mídias sociais, anúncios em TV, revistas, entre outros meios.
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