2020 foi um ano desafiador para a economia mundial e, no caso do Brasil, o segmento de eventos foi muito afetado pela necessidade de se adotar um distanciamento social, com reflexo em suspensão de eventos de todos os portes.
Vários eventos culturais e empresariais acabaram usando recursos de transmissões on-line e posteriormente foram usadas alternativas de shows em drive-in e muitas lives, porém com a reabertura parcial dos locais e permissão para realização de shows controlados, foi possível retomar, mesmo que de forma mais modesta, os eventos presenciais.
Esse processo está exigindo que as empresas tenham maior cuidado com o planejamento de 2021, para que possam se manter competitivas e superar de forma mais efetiva as dificuldades que o ano de 2020 impôs.
Neste artigo, iremos apresentar 12 dicas de planejamento 2021 para negócios da área de eventos.
1. Avalie seus dados e estabeleça os objetivos
Um adequado planejamento 2021 para negócios da área de eventos deve levar em consideração os dados coletados ao longo de 2020 e as previsões e expectativas de avanços em tratamentos da COVID-19, assim como as perspectivas de reabertura mais ampla da economia e tendências comportamentais das pessoas, em aderir a reuniões.
Aprofunde sua análise em taxas históricas de atratividade e conversão, carteira de clientes, posicionamento frente à concorrência, períodos mais procurados e preços praticados. Trace ainda os objetivos que se deseja e os tipos de eventos onde irá atuar, considerando inclusive o aprendizado adquirido em 2020.
2. Utilize um checklist de planejamento
Um bom planejamento 2021 para negócios da área de eventos deve se basear na adoção de um checklist que contemple e considere as etapas a ser seguidas e que permitam a realização adequada do planejamento, sem riscos de esquecimentos de alguma etapa desse processo.
Existem ferramentas de planejamento com grande eficácia e disponíveis para uso pelas empresas e que podem auxiliar nessa tarefa.
3. Considere investir em treinamento e qualificação da equipe
Para que seu planejamento 2021 para negócios da área de eventos tenha sucesso, é preciso definir objetivos e contar com uma equipe interna qualificada e treinada de maneira adequada, com visão de negócios.
Aproveite para redesenhar seu modelo de processos e controles e invista na delegação de atividades e de decisões para que a sua gestão possa ser focada a aspectos inerentes a cada nível dentro da organização e que possua mais fluidez na condução do negócio.
4. Planeje investir em inovação e eventos criativos
Inovação e criatividade devem ser pontos a ser considerados para que se possa efetuar um planejamento 2021 para negócios da área de eventos.
Apresentar propostas de novos modelos de eventos é uma necessidade para atender um público com necessidades diferenciadas ao que se vinha adotando.
Essa é uma excelente maneira de se destacar frente a uma concorrência certamente muito mais agressiva.
Aproveite e faça eventos que foquem em sustentabilidade e compromisso ambiental, esse é um diferencial importante em seu planejamento.
5. Considere contratos com fornecedores
Para que seu planejamento 2021 para negócios da área de eventos tenha êxito é preciso investir em seleção dos melhores e mais capacitados fornecedores, pois certamente as demandas serão muito mais exigentes quanto ao atendimento diferenciado e de qualidade.
Nesse contexto a área de eventos envolve uma grande variedade de fornecedores, como aluguel de espaços, equipamentos, salgados, doces, serviços de buffet, segurança, decoração, entre outros.
6. Considere e estabeleça ações para imprevistos
Mantenha sempre uma avaliação de ações que possam ser adotadas em caso de imprevistos, como faltas de algum fornecedor, problemas de autorizações e com fiscalizações, eventuais acidentes que possam impactar a realização dos eventos, como falta de energia, problemas com equipamentos e outros.
Tenha um plano B para todos os fatores de riscos que possam surgir e tente considerar todos eles dentro de seu planejamento.
7. Utilize os aprendizados para a melhoria contínua do seu negócio
Para ter um planejamento 2021 para negócios da área de eventos que possa garantir sucesso em suas realizações é preciso reconhecer todos os aprendizados que foram obtidos com experiências em 2020 e realizar medidas que possam auxiliar a realizar eventos com qualidade.
8. Adapte sua atuação a novas exigências sociais e sanitárias
Além de readaptar os modelos de negócio que vinha usando, em 2021 é necessário prever uma atuação que considere considerar medidas de prevenção sanitárias e de novos comportamentos sociais que possam surgir e que serão fruto desse modelo de afastamento social adotado em 2020.
9. Defina um plano de ação detalhado
Efetue planos de ação detalhados que possam prever com bastante informação de todos os passos a ser executados, assim como seus status para acompanhamento e atuação em eventuais desvios de prazos e realizações.
O plano de ação permite maior controle e chance de sucesso em qualquer negócio.
10. Defina as atuações e caminhos a seguir
Estabeleça as responsabilidades da equipe e fornecedores de forma clara, delimitando as tarefas e líderes para responderem sobre o andamento das suas metas.
Use o modelo de delegar responsabilidades e mantenha uma rotina de prestações de contas e avaliação de prazos.
11. Defina suas metas e de sua equipe
Estabeleça as metas de todos, inclusive da diretoria, e faça plano de remunerações e incentivos variáveis, pois esse é um bom modelo de incentivar sua equipe a superar as dificuldades e preparar eventos cada vez melhores.
12. Planeje investir em tecnologia
Invista em tecnologia e automação de seus processos tanto internos quanto de realização e vendas de ingressos.
Esse também é um aspecto de inovação que contribuirá para sua empresa ser percebida de maneira diferenciada e inovadora.
Conclusão: planejamento 2021 para negócios da área de eventos
O planejamento 2021 para negócios da área de eventos deve ser uma peça bastante trabalhada e que exigirá a criatividade e a consideração de diversos fatores que podem representar uma adaptação real das empresas de organização de eventos para superarem os danos de 2020.
Considerar um foco total nesse fim de ano para planejar de maneira eficaz o ano de 2021 é um fator que deverá ser fundamental para o sucesso de uma empresa que atue na área de eventos.
Cuide bem do seu planejamento e sucesso em seus objetivos! Aproveite e deixe sua opinião sobre este artigo.
