A realização de um evento sempre é um acontecimento que causa preocupação e grande expectativa a todos os envolvidos. Por isso, investir para que se possa ter um retorno organizando eventos é importante. Vamos abordar 5 dicas para economizar organizando eventos de qualidade.
1- Planeje cada detalhe
Para que se possa ter uma organização e produção de eventos com qualidade e economia, é necessário investir uma grande parte do tempo no planejamento do evento.
Prever e estabelecer metas quanto ao espaço para eventos, equipamentos audiovisuais e estruturas e Equipamentos para eventos é importante, uma vez que esses aspectos fazem parte do sucesso com que tudo será realizado.
Com base nas necessidades e tamanho do evento, além do limite orçamentário previsto, é possível agir para economizar organizando eventos e obter uma satisfação de todos os envolvidos. Dessa forma, uma preocupação bastante importante é ter em mente o limite de orçamento a que se quer chegar e trabalhar com afinco e sempre nos detalhes para não extrapolar esse parâmetro.
Além do custo envolvido, existem alguns itens que precisam ser observados ao planejar, como:
- Estabelecer o tema da celebração para conseguir definir a estrutura necessária de apresentação e suporte;
- Mantenha o foco, não só quanto ao desenvolvimento das atividades ao longo do evento, mas também após sua realização, pois muitos gastos ocorrem ao término do evento e tem de ser previstos;
- Considere e trabalhe com opções, não se concentrando apenas numa alternativa de realização e estrutura do evento;
Estes pontos possibilitam que o evento tenha um planejamento adequado e com resultados adequados tanto quanto a qualidade do evento como em relação a seu custo ser o mais em conta possível.
2- Pesquise oportunidades
Para economizar organizando eventos, um fator bastante importante é realizar pesquisas diversas e constantes sobre tudo que vai envolver este acontecimento.
Se você esta organizando eventos sem esse cuidado, certamente poderá estar perdendo dinheiro ou deixando de economizar por condições mais vantajosas para todos.
Realize cotações e avaliações presenciais dos locais que você escolheu, pois nem sempre o que é anunciado é ofertado e assim você não correrá riscos de se frustrar.
Não pule etapas nas pesquisas, insista em opções e avalie as mais adequadas às necessidades do evento.
Não se precipite e somente defina sua preferência após realizar testes e se certificar de que tudo está de acordo com suas necessidades.
Prospecte novas oportunidades de infraestrutura, materiais e equipes para que seu evento possa estar alinhado com o mais moderno possível e encante a todos, quando da sua realização. Não conte com sua intuição para fechar um negócio e sim com evidências efetivas e que muitas vezes não foram avaliadas. Em resumo: trabalhe fora da caixa!
3- Defina sua equipe e estrutura
Quando estiver se organizando eventos é necessário contar com uma boa estrutura de apoio. Ou seja, para, de fato, economizar organizando eventos é necessário avaliar o que é mais adequado para que tudo corra adequadamente.
Dessa forma, quando estiver organizando eventos, programe-se para contratar antecipadamente a segurança e vigilância para eventos, filmagem e fotografia em eventos e a música ao vivo para eventos, entre outros detalhes, para que não ocorram imprevistos de última hora.
Definir a equipe de apoio necessária é importante inclusive na fase de planejamento, para que as tarefas possam ser delegadas e que fluam com mais tranquilidade e sem atropelos.
Concentrar ações administrativas e operacionais sem delegar é um fator de risco grande para que seu evento não tenha sucesso ou gere estresse desnecessário com reflexos ruins para toda a equipe e clientes.
4- Selecione os fornecedores
Ao pesquisar preços quando estiver organizando eventos detenha-se também na qualidade dos fornecedores e procure estabelecer alternativas de fornecimento.
Não restrinja sua pesquisa a apenas um fornecedor, pois isso pode lhe trazer prejuízos financeiros ou de satisfação.
O ideal para economizar organizando eventos é que não se trabalhe com aqueles fornecedores já tradicionais, mas caso isso seja feito, sempre interessante recorrer ao mercado para comparar as condições de contratação e oferta de serviços.
Avalie empresas de segurança e faça uma visita às mesmas, quando estiver organizando eventos.
Faça isso também para as empresas de decoração, infraestrutura, limpeza, alimentação, etc. Esse procedimento beneficiará a execução e satisfação final do evento e permitirá abrir mais opções para futuras contratações ou necessidades urgentes que surjam na realização dos eventos.
Algumas atividades a contratar exigem qualificação acima da média, para que seu evento não se exponha a riscos desnecessários e, dessa forma, passar a conhecer suas estruturas é essencial para maior tranquilidade e garantia da qualidade desejada.
Ter fornecedores comprometidos e que invistam em qualidade é um diferencial que será percebido por todos que participarão do evento. Isso traz benefícios para sua empresa!
5- Invista em comunicação e patrocínios
Ao economizar organizando eventos é necessário que seu acontecimento seja divulgado de forma intensa e com qualidade, então quando estiver organizando eventos, faça a previsão de contratar formas de comunicar a realização do evento.
Caso seja necessário, faça a seleção do público que se quer atingir e foque neste segmento.
Invista em publicidade e diferencial do evento para que possa gerar interesse e adesão do público e que traga uma expectativa de retorno efetivo.
Se possível, procure obter patrocínios para apoiar o evento e vincule as marcas a sua realização.
Defina datas apropriadas e estabeleça claramente todas as etapas e material de apoio e suporte, Assim, todos poderão conhecer os detalhes com a maior transparência possível. Isso é decisivo para se optar pela participação ou não em um evento.
Utilize as redes sociais para consolidar a divulgação do evento, assim ampliará demasiadamente a chance de um número maior de pessoas se interessar e participar.
Estabeleça formas de obter o feedback dos participantes do evento, para que possa melhorar seu processo e obter ideias que possam ser um diferencial em próximos acontecimentos.
Considerações finais sobre dicas para economizar organizando eventos
Economizar organizando eventos é um grande desafio, mas certamente muito possível de se conseguir, desde que haja organização, controle e, acima de tudo, um bom planejamento inicial e que possa ir se ajustando à medida que o evento se aproxima.
Contar com uma equipe de apoio, comprometida e profissional, é determinante para quem está organizando eventos ter sucesso quando o dia chegar.
Não deixe passar detalhes sobre cada etapa e assim seu evento terá uma qualidade excelente, com um custo ade quado, trazendo benefícios para todos os envolvidos em sua realização. Mais dúvidas? Deixe seu comentário a seguir!
