Planejar um evento ou festa sempre envolve muitas pessoas, tarefas e, inclusive, dinheiro. Saber aproveitar oportunidades para economizar organizando eventos é a forma mais inteligente de agir. Aqueles que trabalham organizando eventos devem sempre estar atentos para minimizar seus gastos, sem perder a qualidade dos produtos, nem depreciar o evento.
Em épocas de pouca verba ou crise, ninguém quer desperdiçar dinheiro. Então, saber se preparar e ter paciência para organizar eventos e se divertir no processo é uma arte, abaixo vão 12 dicas para o processo ser o mais fácil e equilibrado possível.
Algumas dicas de como economizar organizando eventos
Conheça uma lista com 12 dicas imperdíveis agora.
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Planejamento
Defina antecipadamente o tema do evento, para assim poder definir as tarefas com maior clareza, quem fará o que e quando. Aproveite a tecnologia, pois é sua aliada. Existem programas e aplicativos que geram planilhas, facilitando seu trabalho;
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Pesquisa
Sabemos que tempo é dinheiro, mas se você somente se preocupar com o tempo, acabará por agilizar etapas que não deveriam ser apressadas, como por exemplo, pesquisa de mercado, preços e alternativas. Pois, muitas vezes o barato sai caro e, em outras situações, conseguimos fornecedores com qualidade, bom preço e serviço. Então, é necessária paciência;
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Paciência
Pesquisar é uma arte, até mesmo uma verificação no Google exige uma certa destreza, se não acabamos por entrar em sites que nos levam a gastar mais do que devíamos e poderíamos. Devem-se procurar preços, fornecedores, saber da qualidade de seus produtos, opinião de clientes etc. para chegar a uma decisão e fazer opção;
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Reaproveitamento
Uma excelente forma de economizar organizando eventos é reaproveitar, reciclar materiais. Afinal, além de baratear, pois já estão à disposição, podemos usar artesanato e criatividade para gerar uma decoração nova, diferente e única para fascinar os participantes do evento, que não imaginarão o quão barata foi aquela produção;
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Equipe
A equipe que trabalha organizando eventos é importante. O evento será excelente na mesma proporção, em que houver comprometimento de seus colaboradores. Fazer tudo sozinho no evento, é possível? Sim. É viável? Não. Tenha uma equipe/colaboradores, mas, sobretudo, que estejam comprometidos com a tarefa. Alta rotatividade, no caso de colaboradores, não ajuda seu evento;
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Segurança
Tenha profissionais que se responsabilizem pela segurança de maneira permanente, pois a cada evento realizado mais experientes ficam e protegem o patrimônio, fazendo, desse modo, com que você economize em longo prazo. Com profissionais permanentes, trabalham mais rápido, sem precisar de tanta orientação. Tornam-se, desse modo, autônomos na produção das tarefas e auxiliam com ideias e dicas de como economizar organizando eventos;
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Fornecedor
Existe uma técnica da Administração, chamada “Forças de Potter” – não é o Harry Potter, ok? Segundo essa concepção, deve-se levar em consideração o poder de barganha dos fornecedores (além de outros fatores), ou seja, se você tiver um fornecedor de tudo o que você precisa para organizar eventos, terá domínio sobre você na hora de estipular os preços. Agora, se você tiver uma gama maior de fornecedores, essa balança se inverte em seu favor. Pois, quando você não concordar com o valor, é somente dizer que vai pesquisar com os outros vendedores, que, com certeza, a concorrência fará com que você consiga pechinchar;
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Oportunidade
Ainda seguindo abordagens da Administração, existe outra chamada técnica SWOT: S de strength (força), W de weakness (fraqueza), O de opportunities (oportunidade) e T de threat (ameaça) – a tradução da sigla seria FOFA. Nesse contexto, seu foco precisa ser nas Oportunidades. Sempre haverá novos produtos e materiais para substituir aqueles que estávamos acostumados a usar. Aproveite, porque, muitas vezes, são novos, então, para entrar no mercado de forma competitiva, ou seja, preços inferiores e qualidade superior;
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Fraqueza
Saiba reconhecê-la, você não precisa dominar todas as tarefas da organização de eventos, delegue àqueles que você sabe serem capacitados e estará economizando na organização de eventos;
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Flexibilidade
Às vezes, temos que remodelar nosso planejamento, nem sempre sendo uma linha reta, indo do ponto ao b, ou seja, ir do planejamento à conclusão do evento. Muitas vezes, é um caminho sinuoso com múltiplas curvas, mas sempre chegamos ao ponto b. O que isso significa? É que, às vezes, teremos que replanejar algumas tarefas, realocar, mudar pessoas ou materiais. E isso não precisa virar dor de cabeça, “no stress”. Embora seja uma tarefa ou trabalho, se estressar não fará o trabalho ir mais rápido, mais barato ou melhor;
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Motivação
Se você não tem interesse pelo assunto fica difícil organizar um evento e, mais ainda, economizar organizando eventos, não é verdade? Se esse é o seu trabalho, lide com essa trajetória e produza o melhor evento que você puder, pois é seu ganha-pão. Se é seu hobby, ou seja, você faz pro bono (você faz voluntariamente e normalmente de graça, por diversão), estude o assunto, pois conhecendo o tema você terá maior habilidade para lidar com o evento. Além de desenvolver novas habilidades;
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Patrocínio
Muitas das vezes conhecemos pessoas que trabalham para empresas que poderiam patrocinar seu evento. Pesquise, crie networking (rede de contatos) pessoal. Isso pode definitivamente ser um impulso que você precisava para organizar eventos.Com um bom patrocínio, ou vários, quem sabe poderemos economizar organizando eventos, de tal forma que cortaremos inúmeros gastos, otimizando as tarefas. E a qualidade do evento também será grandiosa. Mas, fica o alerta saiba escolher os patrocinadores, qualquer um contando que pague as despesas, não pode ser seu mote (tema), ok? Seja crítico e impessoal em sua escolha. E capriche na estrutura do evento!
Considerações finais sobre economizar organizando eventos
Organizar eventos e. principalmente, economizar organizando eventos é uma arte que envolve até alguns elementos de administração. Mas que isso não seja um limitador para você que está começando ou para aquele que busca melhorar suas habilidades em planejamento de eventos. Que as 11 dicas sejam auxiliares e motivadores de reflexão e melhoria.
Então, meus amigos saibam se planejar e usar as tecnologias ao seu favor, lembre-se de Potter e SWOT, pesquisar e sua equipe motivada. E também não se esqueça de se divertir no processo e aproveitar o grande evento que vocês produziram.
Por que no dia seguinte começa tudo de novo, organizar eventos novos e economizar organizando eventos deverá ser sua diretriz.
Comente, critique, questione e reflita. E aproveite as dicas deste post. Esperamos que tenha sido uma leitura proveitosa e até o próximo post. Deixe seu comentário abaixo, com dicas e sugestões para próximos temas.
