Você sabe quais são as ferramentas para quem trabalha com eventos de sucesso? Você sabe como se destacar, de verdade, em meio a esse segmento de mercado? Então, preste muita atenção nas próximas linhas, pois, neste artigo, falaremos tudo sobre a área de eventos e as principais ferramentas de trabalho para quem trabalha com a área.
A área de eventos
A área de eventos vem crescendo cada vez mais e já existem diversos profissionais. Na organização de um evento, é necessário que tudo ocorra conforme o planejado e, para deixar o cliente satisfeito, é necessária a utilização de ferramentas para facilitar o trabalho. O profissional que mais utiliza ferramentas é o promotor de eventos.
Produtor de eventos
O promotor de eventos é um profissional que tem a função de planejar e é responsável sobre todas as partes administrativas e organizacionais de um evento. Ele é responsável por todas as etapas e tem noções de marketing, comunicação social e contabilidade, além de promover e cuidar de cada detalhe para que o evento ocorra conforme o planejado sem problemas ou imprevistos.
É esse profissional que desenvolve conceitos para o evento, cria orçamentos, planos e documentação, reserva os locais e equipamentos, promove e faz o marketing do evento.
Ferramentas para quem trabalha com eventos
Abaixo, listamos as principais ferramentas para quem trabalha com eventos. Confira:
1. E-mail marketing
Essa é uma das ferramentas para quem trabalha com eventos, versátil e ideal para produtores de eventos. Por meio do e-mail marketing é possível ter contato com os participantes, reunir dados, impulsionar resultados, aumentar a audiência e até mesmo realizar uma divulgação de algum evento, produto ou serviço. Por exemplo, você pode enviar conteúdos sobre o próximo evento, informações sobre palestrantes ou até mesmo divulgar se houve alguma alteração na data ou horário do evento.
2. Redes sociais
Outras ferramentas para quem trabalha com eventos são as redes sociais, assim como o Facebook, até porque a maior parte da população está sempre conectada a elas, certo? Criar eventos oficiais no Facebook é ideal para disponibiliza todas as informações mais importantes sobre o seu evento e ainda aumenta o alcance de pessoas que acabam se interessando.
3. Evernote
Um evento de sucesso precisa de um bom planejamento, certo? Uma das melhores ferramentas para quem trabalha com eventos é o Evernote, que possibilita a combinação de diversos tipos de arquivos como imagem, vídeo, áudio, texto e até mesmo PDF. Nessa ferramenta é possível montar listas de atrações, coletar informações importantes e conteúdo. Além disso, é possível compartilhar arquivos com outros usuários, escolher quem tem acesso a cada informação e isso ajuda no acompanhamento de cada etapa da organização e a delegação de tarefas.
4. SurveyMonkey
Essa é uma das principais ferramentas para quem trabalha com eventos e pode ser usada para realizar enquetes simples e até mesmo pesquisas mais aprofundadas. O SurveyMonkey é um aplicativo para Android e iOS que permite que os questionários sejam enviados por aparelhos móveis, web ou redes sociais. A facilidade para os produtores de evento não se limita apenas à montagem dos questionários e envio de pesquisas. As análises também são facilitadas por respostas em tempo real, filtragem e separação de dados.
5. Canva
Depois de aproximadamente cinco anos, o Canva já tem 11,4 milhões de usuários em 179 países e é uma das ferramentas para quem trabalha com eventos. É gratuito, fácil de utilizar, online e não é preciso baixar nenhum programa. O Canva já está fazendo sucesso entre produtores e organizadores de eventos e por isso vale muito a pena inserir nessa lista.
6. Super Planner
O Super Planner é uma das ferramentas para quem trabalha com eventos que facilita o controle de custos e fornece diversas ferramentas para calcular todos os detalhes, como a quantidade de alimentos, bebidas e pessoas, até mesmo de funcionários a serem contratados. Dessa maneira, todos os cálculos podem ser alinhados somente em um local, proporcionando mais agilidade na concepção do evento.
7. Eventbrite
Essa é uma das ferramentas para quem trabalha com eventos que reúne todas as etapas do planejamento de evento em um único lugar. Essa ferramenta possibilita que você projete a sua página oficial da ocasião em seu próprio celular e faz com que você economize tempo com:
- todas as aplicações de divulgação do evento;
- listas de convidados;
- acompanhamento de todas as etapas em tempo real.
E, acima de tudo, garante bom relacionamento com o seu convidado por meio de diversas formas de pagamento. Isso para o caso de o evento demandar venda de ingressos e/ou atendimento exclusivo.
Por tudo isso, Eventbrite é uma grande opção para ajudar você no trabalho com eventos de quaisquer portes. E a ferramenta ainda conta com uma extensão que permite fazer check-in dos participantes na entrada do evento – ampliando a visibilidade de cada festa pelas redes sociais. Tal estratégia é importante para destacar seu nome, e o de sua empresa, em meio ao concorrido mercado de eventos. Fique de olho nisso!
8. MindMeister
Algo que nunca sai da moda e apresenta altos índices de eficiência são os mapas mentais. E é justamente isso que a ferramenta conhecida como MindMeister oferece. De forma mais simples, essa ferramenta permite criar mapas mentais e ajuda na organização de qualquer estilo de atividade. Além disso, é possível acessar os seus mapas de onde estiver, compartilhar com a sua equipe e editar tudo ao mesmo tempo.
9. Trello
Essa é uma das ferramentas gratuitas e flexíveis ideais para organizar projetos e compartilhá-los com quantas pessoas você desejar. Essa ferramenta permite a criação de diversas listas, e dentro delas é possível adicionar cartões com arquivos diretamente do computador, Dropbox, Google Drive e OneDrive. A gestão de eventos se torna cada vez mais fácil com a possibilidade de adicionar etiquetas, checklists e prazos, além de receber notificações importantes sobre as atividades previstas. Outra grande vantagem dessa ferramenta é a sua acessibilidade – pode ser utilizada em todos os seus dispositivos. Muito mais comodidade para você!
Gostou do artigo sobre as principais ferramentas para quem trabalha com de eventos? Deixe o seu comentário e continue acompanhando o nosso blog!
