O orçamento é um fator determinante na organização e produção de um evento, e um bom organizador tem que saber se virar, seja com uma verba grande ou até uma bem modesta.
Deve ser feito com base nas necessidades e objetivos de cada evento, para que o mesmo tenha o sucesso esperado. Além do mais, o organizador precisa ter muito jogo de cintura para poder negociar e equilibrar o que for imprescindível para o evento.
1. Flexibilidade
Não crie uma agenda fechada, que não possa ser alterada depois. Deixe mais flexível e que possa ser adaptada depois se houver gastos extras.
2. Pesquisa
Faça sempre mais de um orçamento. Tenha no mínimo três opções com diversas empresas e serviços, e se baseie em outros eventos do mesmo estilo. Assim você tem uma noção e pode escolher o que mais se adequa ao seu bolso.
3. Organização
Use de recursos com planilhas para registrar todo e qualquer custo com toda a organização possível.
Mas não se esqueça de mantê-la atualizada e salva em diversos lugares. Já imaginou perder todo o trabalho por problemas com o computador? Salve as planilhas no seu computador, tablet, smartphone e em qualquer outro lugar onde você possa acessá-los facilmente.
4. Tenha os pés no chão
Não pense em eventos de proporções astronômicas se a sua verba não lhe dá suporte para tanto. Contrate os serviços estritamente necessários e reflita sobre o que é indispensável.
Com essas dicas você pode controlar um pouco mais seus gastos sem comprometer a qualidade do evento. Mãos à obra e boa sorte!
