Organizar um evento não é algo tão complicado; porém, há problemas que devemos evitar para garantir o sucesso no grande dia. Quais são essas situações indesejáveis? Para ajudar você em todos os detalhes, neste artigo, falaremos tudo sobre organização de eventos, os oito incidentes que podem pôr seu evento em risco e como evitá-los.
Organização de eventos
A organização de um evento, independentemente se é festival, festa, cerimônia, feira ou convenção, passa por etapas que garantem o seu sucesso.
São elas: estipular o valor que será gasto (orçamento), escolha do estilo e tema do evento, escolha do público-alvo, escolha e reserva do espaço que ocorrerá o evento (chácara, casa de show, fazenda, salão de festas, entre outros), escolha da data e do horário, contratação de fornecedores (decoração, iluminação, entre outros), escolha de buffet, contratação de equipes de limpeza e segurança, contratação de músicos, trios, bandas ou DJ e aluguel de brinquedos infantis.
Essas etapas são realizadas com a ajuda de um produtor, um assessor e um cerimonial, que garantem o sucesso no grande dia, pois eles têm a capacidade de gerenciar o seu tempo de forma sábia e têm planos caso ocorra algum problema antes e durante o evento.
8 incidentes que podem pôr seu evento em risco e como evitá-los
Abaixo, listamos os oito principais incidentes que podem pôr seu evento em risco e como evitá-los. Confira:
1. Falta de iluminação
Um dos incidentes que podem pôr seu evento em risco é a falta de iluminação no local. É muito importante incluir em seu planejamento e organização fornecedores de diferentes iluminações para o seu evento. Às vezes, algum problema num poste ou uma chuva forte podem causar queda de energia, por isso, procure adquirir geradores de energia.
2. Falta de sinalização
A falta de sinalização também é um dos incidentes que podem pôr seu evento em risco. A sinalização é muito importante, pois com ela os participantes do evento não ficam perdidos dentro do espaço. Com ela, é possível saber onde fica os banheiros, onde fica o espaço de comidas e bebidas, onde fica o estacionamento, onde fica a pista de dança etc., e o mais importante, os extintores e saídas de emergência.
Sem a sinalização, os participantes ficam desorientados, isso com certeza gera desconfortos. Procure investir em uma boa sinalização, espalhe placas pelo espaço do evento, principalmente na entrada.
3. Acidentes
Um dos incidentes que podem pôr seu evento em risco é algum participante passar mal. Se não houver uma equipe médica para prestar socorro, pode prejudicar o seu evento, demonstrará que você não se preocupa com o bem-estar de cada um. Por isso, procure sempre ter uma equipe médica disposta para atender os seus participantes, conforme legislação vigente. Isso, certamente, garantirá segurança e ainda os deixará mais satisfeitos e tranquilos.
4. Falta de segurança
A falta de segurança é um dos principais incidentes que podem pôr seu evento em risco. O espaço deve contar com uma equipe de segurança e garantir a proteção de todos. Não só com uma equipe se faz a segurança de um local, é preciso deixar extintores e saídas de emergências bem sinalizados e desobstruídos. Assim, é possível evitar aglomerações, ou até que um pequeno foco de incêndio se espalhe.
5. Falta de comidas e bebidas
Um dos incidentes que podem pôr seu evento em risco é a falta de comidas e bebidas. Imagine os participantes consumindo bebidas e comidas em seu evento e falta algum item. Vergonhoso, não? Tenha um ‘plano B’, reserve de antemão certa quantidade de alimentos e bebidas.
6. Fornecedor ruim
Ter fornecedores ruins é um dos principais incidentes que podem pôr seu evento em risco. Fornecedor que não é responsável e não cumpre a sua tarefa, fornecedor que, de repente, some... Já pensou?! Por isso, pesquise bem antes de contratar, verifique avaliações de trabalhos/clientes anteriores, se não há críticas negativas a respeito do profissional. Também é essencial estabelecer um contrato com o fornecedor para garantir que ele cumprirá com as suas tarefas.
7. Falta de mesas e cadeiras
A falta de mesas e cadeiras em eventos longos é um dos incidentes que pode prejudicar o seu sucesso. É preciso deixar todos os convidados confortáveis, até porque ninguém vai querer ficar em pé por quatro ou cinco horas. Procure fornecedores de confiança que ofereçam aluguel de mesas e cadeiras. O bem-estar do participante em primeiro lugar!
8. Falta de itens de higiene nos banheiros
A falta de itens de higiene nos banheiros do local é um dos incidentes que podem pôr seu evento em risco. Itens como papel higiênico, sabonete líquido ou em barra e toalhinhas de papel são essenciais, e a falta deles pode trazer a imagem de que a empresa organizadora do evento não se preocupa com o bem-estar do participante. No planejamento e na organização, procure adquirir esses produtos o quanto antes para que não fique faltando no grande dia.
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