Uma das maiores preocupações para quem realiza um evento é o acesso de penetras, então é sempre necessário dicas de como lidar com penetras em seu evento, para saber como tratar estas possíveis situações da melhor forma possível.
Neste artigo vamos dar estas dicas de como lidar com penetras em seu evento. Confira.
Mantendo contato com um penetra
Uma das formas de lidar com penetras em seu evento é manter contato com o que você identificar, aproximando-se com muita calma e educação para evitar conflitos ou situações constrangedoras e acabar estragando o seu evento.
Avalie como a pessoa está se portando, se alterada ou de forma socialmente adequada e procure identificar se é amigo de alguém e como foi informado do evento.
Procure a assessoria do evento para checar os dados coletados e avaliar os riscos com essa presença não autorizada.
Este procedimento vai definir a ação que você deverá tomar e também ajudará a tomar as medidas de maior controle em seus próximos eventos.
Avalie a fragilidade de acesso ao evento
Para você saber como lidar com penetras em seu evento é importante avaliar como eles acessaram o salão de festas, desta maneira ao perguntar você poderá avaliar as falhas da segurança ou até mesmo a entrada de pessoas de apoio ao evento, como músicos que animarão a festa, entre outros.
Entender como os penetras entram é um bom subsídio de teste de eficácia do processo de segurança na ocasião e melhorias para eventos futuros.
Disponibilize convites personalizados e com todas as informações necessárias
Para saber como lidar com penetras em seu evento é necessário estabelecer informações claras nos convites enviados aos convidados, utilizando formas individualizadas de acesso, dessa forma, torna-se mais provável que o acesso seja mais bem controlado.
Indicar claramente as restrições de acesso e as formas de identificação são medidas que auxiliam em muito a evitar acessos não autorizados.
Crie convites personalizados e exclusivos para o evento, contribuindo para um acontecimento único, desde os convites.
É recomendável solicitar aos convidados a indicação de acompanhantes, para que possam ser providenciados convites para eles também.
Lembre-se que o orçamento do evento também contempla a quantidade de presentes, e desta forma se não ocorrer um controle mais rígido a festa pode estar comprometida pela falta de atendimento adequado aos convidados.
Fiscalizar a entrada de convidados de forma efetiva
Para não ter preocupações em como lidar com penetras em seu evento o melhor é evitar e dificultar ao máximo a entrada de estranhos ao local onde será realizado o evento.
Fortalecer o controle na entrada e indicar os nomes dos convidados em lista individual auxilia em checar os convites recebidos na entrada com as autorizações efetivamente emitidas.
Este controle também deve ser realizado para o acesso da equipe de apoio que vai trabalhar no local, evitando assim penetras se passando por empregados, por exemplo.
Divulgue claramente as regras de acesso
Como os eventos são previamente planejados e envolvem custos que muitas vezes precisam ser bastante trabalhados para que caibam na estimativa inicial, a entrada de pessoas não convidadas pode comprometer a distribuição de alimentos e bebidas assim como as famosas lembrancinhas.
Para evitar constrangimentos, divulgue as regras do evento e conscientize os convidados a seguirem a risca o que foi decidido, agindo assim seu evento transcorrerá sem quaisquer incômodos.
Cuidado com o local escolhido
Um cuidado que pode auxiliar você a não ter a preocupação em como lidar com penetras em seu evento é a definição de um local adequado para seu evento.
Faça a opção por locais fechados e que não estejam próximos a estabelecimentos comerciais ou de acesso constante a população, pois isso facilita as distrações por parte da segurança e a possibilidade de penetras em seu evento.
Locais com diversos eventos ocorrendo simultaneamente podem fragilizar os controles e dificultar a correta identificação de convidados.
Evite ambientes como restaurantes ou sem um acesso exclusivo ao seu evento, pois o risco de penetras será muito maior.
Restrinja a divulgação do local
Para saber como lidar com penetras em seu evento é importante manter o local de realização do evento o mais discreto possível, evitando assim que seja divulgado sem controle e que permitam que várias pessoas não autorizadas tentem acessar o local.
Nunca divulgue o evento em redes sociais para evitar tais transtornos, lembre-se que seu evento deve ser exclusivo para aqueles que fazem parte do acontecimento e que foram escolhidos para terem um convívio efetivamente mais amigável e socialmente integrado às pessoas que estão participando daquela ocasião.
Invista no pessoal de recepção e segurança
Para saber como lidar com penetras em seu evento o melhor é não identificar a presença dos mesmos, e neste ponto um fator importante para inibir as pessoas que não foram convidadas é investir em pessoas qualificadas tanto na recepção como na segurança.
Distribuir de forma adequada as tarefas de cada função facilita o trabalho de identificação e do impedimento de acesso a seu evento, caso não seja um convidado.
Ter pessoas adequadas e qualificadas para estas funções pode parecer desnecessário, mas é um grande diferencial de um padrão de um evento mais seguro.
Limitando a entrada às pessoas realmente autorizadas sua tranquilidade e de seus convidados estará garantida e o sucesso de sua festa será garantido.
Encontrei um penetra e agora?
Entre as formas de como lidar com penetras em seu evento esta é a etapa que vai requerer a maior atenção e cuidado, pois qualquer ação intempestiva pode gerar danos ao evento e contribuir para transtornos e até para o seu fracasso.
Sendo assim, tente avaliar quais desdobramentos da atitude a ser tomada e tente agir com cautela visando evitar problemas adicionais.
Se adotar medidas de retirada do penetra, procure adotar uma ação proativa e tente de certa forma convencer o intruso de que sua presença pode causar transtornos ao ambiente, solicitando sua saída para que não ocorram complicações inesperadas.
Considerações finais
Como lidar com penetras em seu evento é uma situação que requer acima de tudo muito autocontrole e uma avaliação de forma ampla da questão.
Mesmo em ocasiões onde todos os cuidados foram adotados podem ocorrer a presença de estranhos no evento, sendo assim tente agir da forma mais cordata possível e tente obter o maior número de informações para melhorar os seus processos de convites e acessos aos futuros locais.
Certamente, a presença de penetras em seus futuros eventos será muito menor identificada, até que chegará a um ponto em que isso não ocorra mais.
É importante notar que o posicionamento dos organizadores e interessados no evento deve sempre ser o de entender que as regras devem ser seguidas e que o respeito às mesmas somente resguarda a satisfação de todas as partes envolvidas.
Seguindo esses passos seu evento será um sucesso. O que achou de conhecer mais sobre como lidar com penetras em seu evento? Comente a seguir!
