O orçamento é uma peça de controle financeiro importante para qualquer empreendimento, sendo que seu uso para controlar as finanças pessoais também é fundamental para equilibrar as receitas com os gastos e assim, não correr riscos de endividamentos e problemas.
Não há como organizar evento perfeito sem a elaboração de um orçamento bem elaborado e que seja acompanhado adequadamente com bastante cuidado.
Neste artigo, vamos apresentar dicas para orçamento correto e ter como organizar evento perfeito.
Dicas de orçamento para poder ter como organizar um evento perfeito
Realizar e controlar um orçamento são elementos fundamentais para que um evento seja realizado dentro de padrões de receitas e gastos definidos e sem preocupações.
Porém, existem dicas de orçamento que devem ser seguidas, como:
1. Defina quanto será orçado de custo total
Uma das dicas para orçamento é a definição dos valores que serão gastos com a realização do evento.
Estabelecer os valores que serão desembolsados como adiantamentos aos prestadores de serviços, quanto será pago no dia e depois do evento, são importantes linhas orçamentárias, até para poder montar um fluxo de caixa que possa suportar a realização do evento.
Estabelecer esses valores é importante para definir o impacto que terá de desembolsos a cada fase da preparação e realização do evento e poder ter maior tranquilidade em quitar seus compromissos de maneira segura.
Além disso, deve se manter a atenção para que esses valores sejam seguidos à risca, para não comprometer a realização do evento ou mesmo o retorno para seu negócio.
2. Monte um orçamento detalhado
Para que um orçamento seja seguro e possa auxiliar no controle financeiro, é fundamental que ele seja uma peça de controle a mais detalhada possível.
O ideal é estabelecer um grupo de despesas e a partir dai abrir linhas para identificar todas essas despesas – quanto mais detalhado, maior é possibilidade de acompanhamento e ajustar o andamento de gastos e receitas.
Sem um detalhamento maior é difícil usar o orçamento até como base para futuros eventos e a melhoria de suas informações.
Ao final do evento, é possível inclusive avaliar as linhas com maior peso e assim poder trabalhar para a sua melhoria em próximos eventos.
3. Use os recursos tecnológicos
O controle do orçamento deve ser feito usando planilhas eletrônicas ou mesmo uma plataforma que possa efetuar alertas e informações com maior segurança possível.
Nesse aspecto, as planilhas são menos seguras, pois podem sofrer alterações sem um controle mais efetivo, ou mesmo perderem os dados sem possibilidade de recuperação.
Esses são riscos que podem ocorrer por serem aplicativos sem maiores seguranças digitais, sendo indicadas para trabalhos pontuais e que se baseiam em extração de dados para gerar informações e não como elementos de controle seguros.
Já plataformas podem ser integradas a sistemas da empresa e assim ser mais propensas a otimização de captura de dados, cruzamentos e produtividade, sendo normalmente bastante seguras quanto a fidelização dos dados adicionados à sua base.
4. Estabeleça no orçamento linhas de valores de reserva
Estabelecer no orçamento linhas que indiquem valores de reserva para possibilitar arcar com despesas imprevistas e não impactar na realização do evento é uma estratégia importante a considerar no orçamento.
Esse aspecto está relacionado inclusive com a necessidade de recorrer a fontes de recursos para manter um capital de giro suficiente para ser utilizado em situações críticas na realização do evento.
Importante destacar que embora esse controle mais detalhado ainda seja considerado num fluxo de caixa financeiro, o orçamento deve considerar também essa informação, visando avaliar e corrigir eventuais gastos adicionais.
5. Estabeleça detalhadamente os gastos com infraestrutura
Entre as dicas para orçamento e ter a garantia de como organizar evento perfeito, está a necessidade de estabelecer uma lista detalhada dos gastos com infraestrutura.
Definir os valores que serão desembolsados com os utensílios e acomodações, atrações e serviços de segurança, além de gastos com iluminação, aluguel do espaço, valores de impostos, custos administrativos, assim como todos os demais custos relacionados ao evento.
Ter um orçamento detalhado, conforme já mencionamos, é a melhor forma de possibilitar um controle perfeito para garantir os resultados esperados e até superá-los.
6. Faça cotações prévias com fornecedores
As linhas de despesas do orçamento envolvem custos fixos e variáveis, então quando citamos os itens variáveis, estamos nos referindo àqueles itens que podem sofrer variações em função do tamanho e complexidade do evento.
Para que o orçamento possa ser realizado com bastante assertividade, é fundamental que todos os valores considerados devam ser baseados em pesquisas e cotações junto a fornecedores e consumos previstos de energia, água, valores de alugueis de equipamentos, espaços, estruturas e prestadores de serviços.
Esse cuidado evita que seja elaborado um orçamento muito descolado dos valores que serão praticados e assim correr o risco de estimativas irreais, levando o orçamento a perder sua função de orientador e peça de controle fundamental para o evento.
Nesse caso, trabalhar com parcerias auxilia o trabalho de levantamento de valores a indicar no orçamento com mais acerto.
7. Indique o valor previsto da receita
Um orçamento deve apresentar a estimativa de receita do evento, isso porque mesmo em eventos com preço fechado podem ocorrer problemas quanto ao recebimento, assim como em eventos com aberturas de vendas de ingressos, há uma condição de que nem todos os ingressos sejam vendidos.
Por isso, é importante considerar uma estimativa de receita, indicando um valor de possibilidade de inadimplência para que não ocorram comprometimentos quanto à contratação de despesas no evento.
Para que tudo corra bem, o controle financeiro do orçamento é fundamental para que se possam ajustar os gastos à entrada de recursos correspondentes e que o orçamento possa ser totalmente cumprido.
Conclusão sobre como organizar evento e dicas para orçamento
Não há como organizar evento de sucesso sem que seja elaborado um orçamento adequado e que seja acompanhado e controlado com bastante atenção e cuidado.
Neste artigo, apresentamos dicas para orçamento que irão permitir que seu evento seja realizado com segurança e sem custos imprevistos.
Para auxiliar na preparação e organização de eventos, é importante considerar a contratação de uma assessoria que possa auxiliar na preparação e controle de seu orçamento.
Esperamos que este artigo tenha atendido às suas expectativas. Pedimos que deixe sua opinião sobre este conteúdo, adicionando um comentário em nosso blog.
