Quando você pensa em como organizar evento perfeito, sempre deve se lembrar dos preparativos para a que o acontecimento ocorra dentro das melhores condições e assim possa ter sucesso.
Porém, existe uma etapa bastante importante que se relaciona ao pós-evento, sendo esse momento de muito cuidado para que a imagem da empresa ou dos organizadores do evento possa ser preservada e que se consigam ganhos com ações posteriores à realização.
Neste artigo, iremos apresentar o que é preciso realizar no pós-evento.
Planejar as ações do pós-evento já em seu planejamento
Todas as ações que serão adotadas no pós-evento devem ser previstas no planejamento quando se definir como organizar evento perfeito.
Isso é importante para que essa fase seja devidamente executada e que nenhum detalhe passe despercebido.
Esse momento posterior ao evento é importante para que ocorra uma avaliação de tudo que foi realizado, que sejam implementadas ações para melhorias e que ocorra um alinhamento das condições necessárias para que os próximos eventos possam ser sempre melhores.
Registrar os detalhes do evento para estudar as melhorias
Para que se possa ter maior segurança em como organizar evento perfeito e fazer uma avaliação adequada, é necessário que dentro do pós-evento seja elaborado um relatório que aponte todos os detalhes da realização.
Importante efetuar esse controle para que possam ser avaliadas com maior precisão todos os aspectos identificados como diferenciais e aqueles que não saíram tão bem, como o planejado.
Essa é uma excelente ferramenta de suporte para poder tomar decisões e realizar melhorias contínuas em eventos futuros.
Com isso, ocorre um fortalecimento da marca e a consolidação junto ao mercado.
Efetuar pesquisa de satisfação e feedback
Existem duas situações importantes – e que impactam positivamente em como organizar evento perfeito – que devem ser consideradas e executadas ao término do evento.
Estamos falando de adotar pesquisas de satisfação e feedback para que as informações possam auxiliar a melhorar seu processo e ajustar em eventos futuros as opiniões dos participantes de seu evento.
Nada melhor que contar com comentários e retornos de quem efetivamente participou do evento e que pode contribuir de maneira mais efetiva para que se possa identificar as melhorias que se devem realizar.
Elabore um questionário e envie aos participantes para que possam opinar, podendo realizar ao fim do evento ou em momento seguinte.
Reavalie o orçamento
Já sabemos que para ter como organizar evento perfeito é fundamental que se elabore um orçamento que deve ser seguindo à risca.
E o pós-evento é a oportunidade que se tem de incluir uma avaliação do cumprimento do orçamento e as indicações daqueles valores que não foram atendidos ou aqueles que superaram o planejamento financeiro.
Esses desvios devem ser bem avaliados e justificados, para que o processo possa servir de base para orçamentos futuros e que possam obter maior assertividade quando forem elaborados nos planejamentos dos próximos eventos.
Ouça sua equipe e parceiros
Uma grande forma de melhorar seu processo é utilizando um critério de feedback de seus colaboradores e parceiros, solicitando que sejam informadas as impressões sobre o evento de maneira independente para que possam servir como ferramenta de melhoria contínua.
Identificar falhas e sugestões de melhorias partindo de sua equipe e fornecedores é uma excelente maneira de conseguir aprimorar sua atuação e de sua empresa nos eventos futuros.
Esse tipo de ação, em conjunto com a opinião dos participantes, pode ser um instrumento poderoso para a consolidação de sua marca, utilizando fatos e dados de quem esteve evolvido em todo o processo, assim como da parte de quem usufruiu daquela data.
Avalie os fornecedores
Você já teve o feedback geral, agora é a vez de realizar uma avaliação de seus fornecedores.
Identificar os pontos fortes e aqueles que necessitam de melhorias é uma forma de aprimorar suas contratações e efetuar ajustes na atuação de acordo com suas necessidades.
Avaliar as atrações como os músicos contratados, quanto à qualidade, pontualidade e apresentações é uma maneira segura de manter um evento de alto nível e a garantia de sucesso. Assim como identificar eventuais ajustes na segurança é importante para melhorar em eventos futuros.
Grandes empresas têm por rotina efetuar as avaliações de seus fornecedores para que nos momentos de discussão de seus contratos sejam usados os dados apurados como um roteiro para a melhoria da relação comercial.
Mantenha a atualização das informações nas redes sociais e no seu site
Após seu evento não deixe de atualizar informações do mesmo, nas redes sociais e no seu site.
Essas ações são importantes para que o evento possa ser amplamente divulgado, além dos participantes terem chance de reviver momentos que podem ser marcantes para todos.
Além disso, é uma boa forma de manter um marketing para sua empresa.
Efetue vistoria do local
Fazer a vistoria do local após a realização do evento é um passo importante para identificar que tenham sido desativados todos os itens usados como decoração, estruturas, toldos, utensílios, adequabilidade das instalações dos espaços, limpeza dos salões etc.
A vistoria é item obrigatório mesmo que não seja parte integrante de um contrato de realização do evento, para evitar perdas de itens e possíveis gastos adicionais para a empresa.
Ateste que todos os pagamentos foram realizados
Importante no pós-evento que sejam honrados todos os compromissos assumidos junto aos fornecedores.
Esse parece um aspecto que deve ocorrer naturalmente, porém, muitas vezes, por ineficiência de controles, ocorrem atrasos e até mesmo descontrole de desembolsos, podendo provocar transtornos e a quebra de confiança na relação com fornecedores.
Se isso ocorrer, pode provocar um descontentamento com os fornecedores e interferir em futuras contratações, impactando na qualidade e nos custos de eventos futuros, além de comprometer a imagem da empresa.
Manter um ‘contas a pagar’ seguro é fundamental para consolidar as parcerias e conseguir a qualidade que se deseja na realização de seu evento.
Conclusão – como organizar evento perfeito: o que fazer pós-evento
Neste artigo ,foram abordados os cuidados a ser adotados no pós-evento. Observar os detalhes depois do evento pode resultar em condições de ganhos futuros e, dessa forma, é importante cuidar dessa fase, assim como se dedica ao planejamento para a organização do seu evento perfeito.
Deixe um comentário com sua opinião sobre este artigo com informações sobre pós-evento e fique à vontade para sugerir temas relacionados a como organizar evento perfeito que você tenha interesse em conhecer melhor.
