Se você já está familiarizado com o setor de organização de eventos, então deve saber que esse processo engloba diversas etapas.
Essas etapas, que vão desde a delimitação dos objetivos da produção e confecção de convites até detalhes mais relacionados ao orçamento, infraestrutura (como estruturas e equipamentos para eventos, filmagem e fotografia em eventos, equipamentos audiovisuais, segurança e vigilância para eventos, lembrancinhas, entre outros) e cronograma, são imprescindíveis quando falamos sobre como organizar evento perfeito.
Mas como medir o sucesso de um evento? Quais critérios devem ser levados em consideração? E, mais importante: por que avaliar os resultados?
Se você busca soluções e alternativas de como realizar a análise de resultados da organização de um evento ou produção, este artigo foi feito para você. Confira, abaixo, dicas bastante importantes para a avaliação dos resultados.
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A importância da análise de resultados
A análise de resultados, no processo de organização de eventos, corresponde à fase final da produção.
A importância de perceber e entender possíveis falhas é uma das principais formas de se aperfeiçoar. É válido, inclusive, afirmar que qualquer estratégia organizacional deve ser avaliada antes de seu encerramento.
Desse modo, é possível conhecer os pontos positivos e negativos dos serviços prestados e promover melhorias, de modo que suas próximas produções sejam ainda melhores.
No geral, os principais benefícios da análise dos resultados para como organizar evento perfeito são:
- Estabelecer relações entre causas e efeitos;
- Perceber possíveis limitações relativas aos serviços e aos resultados; e
- Formular novas estratégias para futuros eventos e desenvolvimento de um planejamento estratégico
Como analisar os resultados?
Se você busca como organizar evento perfeito, a análise de resultados pode ocorrer levando em consideração as opiniões da própria empresa e colaboradores, dos fornecedores e dos participantes.
Geralmente, cada uma dessas medições é realizada de maneira independente e, depois, os dados são avaliados em conjunto.
Alguns aspectos possíveis de serem analisados por parte da empresa organizadora são:
- Impactos (econômicos, sociais, laborais, entre outros) causados;
- Opiniões sobre a empresa, segundo os participantes;
- Opiniões sobre o evento, atrações, refeições, entre outros, segundo os participantes;
- Opiniões sobre a organização, segundo os fornecedores e colaboradores;
- Opiniões sobre os fornecedores e colaboradores, segundo a empresa organizadora.
Confira, abaixo, algumas alternativas para o levantamento de dados.
1. Pesquisa de satisfação
A pesquisa de satisfação é uma alternativa de como gerar dados para a análise de resultados de um evento.
Quando pedimos comida via delivery ou nos hospedamos em um hotel, após o término do serviço, somos convocados a opinar sobre o serviço.
Nesse sentido, é bastante importante também ouvir as percepções daqueles que participaram de um evento produzido por sua empresa.
Normalmente distribuída após a realização da produção, a pesquisa deve ser realizada não só com os participantes, mas também com os fornecedores e parceiros selecionados.
Alguns quesitos que devem ser verificados são:
- Os objetivos do evento foram atingidos?
- Quais as perspectivas dos participantes em relação à produção?
A pesquisa de satisfação pode ser realizada na forma de questionário, formulário ou até mesmo em conversas mais informais. Alguns recursos comumente utilizados para essa categoria de pesquisa de opinião são:
- Material impresso;
- Questionários on-line, enviados por e-mail; e
- Enquetes em redes sociais, fanpages ou na página oficial do evento.
Independentemente da forma escolhida, é importante que as opiniões sejam registradas, para utilização posterior.
2. Reuniões com a equipe
As opiniões dos colaboradores e assessoria sobre a organização de um determinado evento podem ser coletadas por meio de uma reunião de equipe.
Nessa ocasião, será possível conhecer as opiniões daqueles implicados a garantir a devida realização do evento.
Desse modo, é possível obter informações sobre detalhes referentes à organização do evento que devem ser repensados e revistos para as próximas edições.
3. Reuniões com fornecedores e parceiros
Assim como as opiniões de sua equipe devem ser levadas em consideração no levantamento de dados para a análise de resultados, as opiniões de seus fornecedores e parceiros são também igualmente importantes.
Nesse diálogo, é possível levantar pontos positivos e negativos que precisam ser diretamente melhorados, observações sobre como possíveis imprevistos impactaram no resultado desejado, se desejam retornar a firmar negócios, entre outros.
4. Análise de números
Por último, porém não menos importante, outra forma de realizar a análise dos resultados de seu evento ou produção se dá pelo levantamento de números.
Trata-se de modelo mais clássico para avaliação de resultados e consiste em reunir todos os dados estatísticos.
Esses dados, por sua vez, serão comparados e analisados, levando em consideração os objetivos esperados.
Nesse sentido, alguns dos principais impactos contáveis são as despesas e os lucros decorrentes do evento.
Outros aspectos que valem a pena ser analisados incluem o número total de participantes, os contatos e parcerias realizadas, interações, orçamentos, entre outros.
Os principais benefícios decorrentes desse tipo de análise é a possibilidade de levantamento da lucratividade de seus negócios, bem como a delimitação de orçamentos e projeção de fluxo de caixa.
E o que fazer com os resultados da análise?
A análise de resultados é prática comum de diversas empresas e negócios. Entretanto, um erro típico é a não utilização dos dados.
Com os dados coletados, você estará em posse de um material bastante valioso e capaz de auxiliar na organização de ações e serviços que melhor agradem sua clientela.
A não utilização desses resultados, especialmente quando se trata de um evento que promete edições futuras, impossibilita qualquer aperfeiçoamento na oferta de serviços e resultados.
Conclusão sobre como organizar evento perfeito: análise de resultados
Neste artigo, abordamos algumas dicas sobre como organizar evento perfeito, levando em consideração a importância da análise de resultados.
Como mostramos, essa é uma prática bastante importante para aqueles que desejam fortalecer seu negócio, com foco no aprimoramento dos serviços e na construção de um planejamento estratégico.
Embora seja uma prática comum, vale ressaltar a importância do uso das informações obtidas, de modo que você e seu negócio possam se beneficiar desses dados.
Esperamos que tenha gostado de nosso artigo sobre como organizar evento perfeito. Caso tenha restado qualquer dúvida, deixe seu comentário para nosso time de especialistas.
