A cerimônia de premiação é um momento dedicado a comemoração e reconhecimento aos esforços que todos os voluntários ou funcionários tiveram durante determinado período de tempo. Por isso se mostra uma situação tão especial para todos, merecendo então toda a atenção possível em uma organização ou empresa.
Na hora de organizar um evento como esse é importante, portanto, ter alguns aspectos em mente para que na hora não apareçam imprevistos sem solução ou custos exorbitantes. Para te ajudar a planejar sua cerimônia da maneira correta, o Organizando Eventos preparou algumas dicas. Então, mãos à obra!
1. De olho no orçamento- um dos itens mais importantes para a realização de uma cerimônia de premiação é o orçamento. Na hora de escolher itens como o buffet e decoração separe bem o essencial do que é supérfluo ou dispensável. Isso impede que a verba passe muito além do limite logo no começo da organização do evento.
2. Aparência e organização bem definidos - essa parte pode ser a mais extensa do plano, pois você deverá pensar em tudo de acordo com a movimentação do público. A disposição das mesas, colocação das telas e a posição dos ornamentos devem respeitar o fluxo de pessoas.
Quanto ao design, se limite às cores institucionais da organização e não esqueça de dispor a logo nas apresentações de vídeos, fotos ou mesmo em alguns pontos da decoração de modo que fique claro que aquele é um evento institucional.
Nessa parte é importante realçar que os componentes da decoração devem ser harmônicos entre si para que o ambiente se torne agradável para todos. Aqui a climatização, iluminação e música também são incluídos.
3. Cronograma - o cronograma diz respeito ao andamento do cerimonial. Nele deverá constar o tempo de apresentação das pessoas premiadas, o tempo que elas terão para agradecimentos, assim como a duração do intervalo entre esses itens e a ordem dos acontecimentos. Uma dica é enviar um lembrete para as pessoas indicadas à premiação para que possam se preparar dentro do tempo estipulado. Um cronograma bem feito irá evitar desorganização e imprevistos.
4. Captação de imagens e divulgação - para que o registro do momento seja feito da melhor forma possível é recomendada a contratação de uma equipe qualificada com uma certa antecedência. Assim haverá espaço para que a mesma e você se organizem para que tudo saia como planejado.
Mostrar alguns momentos dos bastidores da cerimônia ou fazer a divulgação em tempo real podem ser maneiras de estimular o público a compartilhar e comentar o evento.
E vocês, têm alguma dica importante para a organização de cerimonias como essas?
Imagem via Petrobras
