Organizar um evento requer muita atenção e cuidado para garantir o seu sucesso. Mas como fazer isso? Neste artigo, falaremos sobre organização de eventos e daremos nove conselhos sobre como produzir um show de sucesso. Acompanhe todos os detalhes para que seu próximo evento desse estilo seja um enorme êxito!
Organização de eventos
A organização de um evento é um processo de planejamento de uma cerimônia, festa, feira, convenção ou festival. A organização inclui diversas etapas que ajudam a definir e realizar o evento com sucesso.
O primeiro passo para planejar e organizar um evento é, evidentemente, determinar o seu objetivo (casamento, aniversário, palestra, festival ou qualquer outro tipo e/ou estilo). A partir disso, o produtor organiza as outras etapas para garantir que o evento ocorra conforme o planejado e com sucesso.
9 conselhos de como produzir um show de sucesso
Abaixo, listamos os nove melhores conselhos sobre como produzir um show. Confira em detalhes a partir de agora:
1. Definindo orçamento
Antes de tudo, para saber como produzir um show é muito importante definir o orçamento, o valor que pode ser investido no evento. Isso ajudará em outras etapas, como na escolha de fornecedores e no aluguel do local que ocorrerá o evento.
2. Equipe capacitada
Depois de estabelecer um orçamento, a outra etapa de como produzir um show é ter uma equipe capacitada para exercer as suas funções para garantir o sucesso do evento. Um evento musical requer diversas tarefas até que tudo esteja pronto. Não adianta planejar e organizar tudo sozinho, pois a produção de um evento exige trabalho em equipe. A dica é contratar profissionais que estejam capacitados para realizarem as suas funções e que tenham experiência.
3. Escolha do local
A primeira pergunta que deve ser levada em consideração no momento de escolher o local do evento é quantas pessoas você espera receber (é preciso descartar aqueles locais que requerem públicos menores). Outro fator que deve ser considerado na hora de como produzir um show é se o evento será realizado em um local aberto ou fechado.
Em caso de ambientes fechados, é preciso verificar se há:
- saídas de emergência com barras de segurança;
- boa acústica;
- acessibilidade;
- circulação de ar;
- quantidade de banheiros disponíveis, entre outros.
Também é essencial verificar sobre eventos anteriores realizados no local e o alvará de funcionamento para o seu show. Se for possível, visite o local com antecedência para checar se apresenta as condições exigidas para o show – e os laudos do Corpo de Bombeiros relativos aos aspectos de segurança previstos em lei.
4. Data e horário
É preciso de muita atenção ao definir a data do evento, é fundamental verificar se ocorrerão outros eventos no mesmo dia ou em datas perto da data do seu evento na mesma cidade ou na região. Também é importante verificar se há feriados que possam prejudicar a data do seu evento fazendo com que as pessoas deixem de ir para viajar. O horário depende da faixa etária do seu público-alvo. Se o público for de jovens e adultos, o evento pode ocorrer à noite, por exemplo.
5. Fornecedores e patrocinadores
Contratar fornecedores e adquirir patrocinadores é outro conselho importante para saber como produzir um show de sucesso. Fornecedores de iluminação, música, brinquedos infantis (caso o show seja para o público infantil), entre outros são essenciais para um evento.
Para contratar um bom fornecedor é preciso fazer uma pesquisa dentro do mercado e escolher aqueles que apresentam reconhecimento para evitar imprevistos e prejuízos. Já o patrocinador é aquele que ajudará a melhorar a qualidade do seu evento. Por isso, é muito importante criar parcerias com empresas de diversos setores.
6. Ensaios e passagem de som
Os ensaios e passagem de som também são itens importantes na hora de saber como produzir um show. A quantidade de ensaios deve ser o suficiente para que a sua equipe esteja preparada para imprevistos. Assim, além de melhorar o seu trabalho, você saberá lidar com eventuais contratempos da melhor maneira possível, sem interferir no show. Já durante a passagem de som, não há tempo para treinos de base das músicas, já precisa ter sido tudo ensaiado, previamente, como mandam as regras dos bons profissionais do ramo. O artista precisa saber tudo sobre o repertório para evitar erros.
7. A checklist
Depois dessas etapas, para saber como produzir um show é preciso fazer uma checklist contendo todos os itens, principalmente o orçamento. A checklist precisa conter todos os serviços que precisam ser contratados e todos os itens que precisam ser comprados. Com essa lista, você terá todo o controle das atividades e ajudará a não se esquecer de nenhum detalhe. Além disso, você ainda terá informações de contato dos responsáveis pelas atividades e fornecedores e ainda terá maior controle sobre os prazos.
8. Divulgação
Para adquirir o sucesso em como produzir um show, é preciso de uma boa divulgação! Você pode escolher a imprensa e enviar material promocional e até mesmo investir nas redes sociais. Lembre-se de informar todos os detalhes sobre o seu evento, assim como qual será a atração, data, horário e local que será realizado o evento. Outro detalhe importante sobre os ingressos é se será on-line e/ou se terá pontos de venda. Há diversas formas de divulgação, desde mídias impressas, anúncios em rádio, entre outros.
9. Venda de convites
A venda de convites pode ser feita on-line em alguma plataforma e/ou em algum ponto de venda. Você pode utilizar as duas formas ou apenas uma delas. A venda via web facilita para quem mora em outra cidade e não tem tempo para ir a um dos pontos de venda.
Disponibilize lotes e meia-entrada para público preferencial (gestantes, idosos, estudantes etc.).
E é esse ponto que vai garantir que o evento seja rentável, de fato, abrindo espaço para outros, e consagrando sua trajetória profissional como um especialista na área. Já pensou nisso?
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