Com a proximidade do Rock in Rio e seus megashows, há uma grande curiosidade quanto aos cuidados que a organização de uma apresentação dessa proporção tenha de levar em consideração, para a satisfação de todos e o sucesso a ser alcançado.
Mesmo em shows de menor porte, mas que apresentem atrações nacionais e internacionais, os cuidados para as suas realizações são parecidos com um megaevento, muitas vezes observando a diferença apenas em termos de sua estrutura física e tempo de duração.
Neste artigo vamos apresentar seis conselhos de como organizar show de grande porte, para que você veja os cuidados com o planejamento e a execução de um evento desse tipo e que definem, se bem aplicados, o sucesso ou não de um show.
Planejamento é a chave do sucesso
Antes de iniciarmos os seis conselhos de como organizar show de grande porte, é importante entender que o planejamento é a etapa que precede a toda a realização de qualquer evento.
Sem essa estratégia, certamente nada correrá de maneira organizada e as chances de não ter sucesso com seu evento é muito grande.
O planejamento deve estabelecer a previsão de datas, horários e tipo de show que irá promover, identificando o público esperado e as atrações.
Nesse momento podem ser avaliados os custos envolvidos e os objetivos de lucro que se deseja alcançar.
Além disso, é importante definir um checklist de todas as etapas a cumprir, com prazos e status, evitando, assim, que alguma falha ocorra na organização.
Definir o orçamento
Para ter sucesso em como organizar show de grande porte e assegurar lucros com esse tipo de evento é fundamental elaborar um orçamento que defina:
- valores a ser gastos;
- receitas previstas;
- margem de lucro;
- o resultado que será obtido – ou sua previsão.
Esse tipo de controle não pode ser desconsiderado, sendo importante que todos os itens envolvidos na análise tenham comparação entre os valores previstos e realizados, identificando as diferenças, para poder gerar ações de ajustes, visando não interferir no resultado financeiro do show.
Tudo que for investido, como aquisição ou aluguel de equipamentos audiovisuais até a reserva do recinto, deve ser registrado. O mesmo para a contratação de colaboradores, da segurança a apresentadores.
Da remuneração dos artistas ao pagamento de impostos e taxas devem ser levados à risca. Por fim, nunca deixe de mensurar um valor à parte para elementos extras, assim se garante a segurança de tudo o que foi planejado no início.
Estabelecer o local
Uma dica importante de como organizar show de grande porte é com relação a definição do local onde será realizado, que deve ser compatível com o tipo e tamanho do evento.
Deve ainda ser de fácil acesso, permitindo que mais pessoas possam assistir e se deslocar com conforto e segurança.
Fundamental destacar que a preocupação com a documentação e autorizações de funcionamento, como alvará, autorização dos bombeiros, das autoridades de saúde, segurança e prefeitura estejam válidas e que sejam priorizadas as instalações e estruturas de segurança, acesso e saída da área.
Efetuar o seguro do show é mais uma medida necessária para maior tranquilidade em caso de sinistros antes, durante e após o espetáculo, resguardando tanto organizadores como participantes.
Importante também definir o tipo de público a que se destina o show, para avaliar e definir o local mais adequado e o tipo de equipamentos – iluminação e som, por exemplo – e acomodações necessários.
Contratar as atrações e patrocinadores
Outro conselho para obter sucesso em como organizar show de grande porte está relacionado a contratação das atrações oferecidas, definindo aqueles artistas que mais se relacionam ao tipo de show, que podem ser aqueles já consagrados, como artistas em ascensão e até mesmo iniciantes, que podem abrir os shows e serem bons cartões de visita para o público que irá acompanhar.
Definir a programação e o que será apresentado é decisivo para conseguir sucesso no show.
Obter parceria com patrocinadores auxilia a reduzir os custos com estrutura e contratação de artistas– além de alimentação que pode ter custo reduzido , e é uma excelente opção como forma de promover o evento com um apoio importante.
Para o patrocinador, a chance de efetuar a divulgação e sua marca é determinante, como forma de definir o apoio ao show e normalmente empresas que tenham produtos relacionados ao tema ou a artistas é a melhor opção para se conseguir apoio de patrocinadores.
Contratar a estrutura do show e de apoio
Como organizar show de grande porte sem a preocupação com a estrutura para que ele se realize e a contratação de pessoal de apoio?
Cuidar da parte de palco, acomodações, pessoal da vigilância, vendas de ingressos definição de controles de acesso, acessibilidade, som, recursos de vídeo, iluminação, ventilação, camarins, logística de artistas, etc., tudo isso deve ser pensado e executado de maneira organizada e planejada para evitar problemas.
Preocupações com fornecedores de todos os tipos é algo que se deve considerar com bastante cuidado para não ocorrerem falhas ou prestações de serviços de má qualidade.
Obter autorizações legais e contatos com os órgãos de segurança
Uma dica importante para assegurar como organizar show de grande porte com maior qualidade é com relação a manter contatos com os órgãos de segurança e alinhar as necessidades de presença de policiais e agentes de trânsito no local para evitar transtornos e riscos.
Conforme o tamanho do evento, é correto definir junto às autoridades as necessidades que se fazem presentes àquele evento para que sejam providenciados os apoios necessários.
Cumprir as obrigações legais e fiscais também é um dever de organizadores de eventos, independentemente do porte do show, pois somente assim é possível evitar autuações e multas por descumprimento de exigências na realização do evento.
Atenção às medidas quanto à regulação de acesso de menores no show, avaliando a necessidade de exigências especiais e obrigatórias para o público e que deverão ser motivo de atenção quando da data do show.
Promover a divulgação
Não é possível citar como organizar show de grande porte se não mencionarmos a sua divulgação.
Portanto, é inevitável ter divulgação para como organizar show de grande porte de modo a que os ingressos não acabem encalhando, trazendo prejuízos imensos aos organizadores.
Importante usar todos os recursos possíveis para divulgar as atrações e manter um sistema de vendas antecipadas para o show, assim você garante inclusive uma receita antecipada e pode ter mais tranquilidade na definição e no acompanhamento da execução de todas as etapas de seu evento.
Usar rádios, internet, redes sociais e até cartazes em ruas e locais de grande movimentação de pessoas é fundamental para obter sucesso.
Conclusão sobre como organizar show de grande porte
Vimos dicas de como organizar show de grande porte com mais segurança e menos chances de erros, possibilitando que o sucesso seja alcançado mais facilmente.
Para que tudo corra bem, é importante contar com uma empresa que possa lhe assessorar com eficiência e qualidade. Esse é o caso da empresa Organizando Eventos, com muita experiência em todo tipo de evento com resultados excelentes e comprovados.
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