Você sabe como organizar um evento de grande porte? Conhece cada um dos passos fundamentais para garantir que tudo ocorra como planejado no grande dia? Neste artigo falaremos tudo sobre esse tema de fundamental importância para profissionais que trabalham nesta área e daremos dicas para organizar evento de grande porte com sucesso.
Eventos
Eventos são essenciais para reunir um público para comemorar algo ou para conhecer uma marca de algo que lhes interessam, por exemplo. Para que um evento seja bem feito, ele necessita de uma boa organização, e isso deve ser feito com um bom planejamento para evitar qualquer problema no grande dia. Um evento pode ser um show, uma festa ou até mesmo uma reunião empresarial.
Evento de grande porte
Para organizar um evento de grande porte é preciso que a pessoa seja responsável, tenha habilidade para lidar com diversas informações, saiba se comunicar com pessoas de várias áreas de atuação e ter ainda um plano B em mãos caso ocorra algum imprevisto. Quando se fala em organizar um evento, o bom aproveitamento do tempo é essencial. Não deixe nada para a última hora, é preciso montar uma equipe competente e eficiente para fazer com que todos os processos sejam feitos da melhor forma.
Dicas para organizar evento de grande porte
Abaixo, listamos as melhores dicas para organizar evento de grande porte. Confira:
1. Planejamento
Para organizar evento de grande porte é muito importante realizar um planejamento para assim conseguir definir as outras etapas. Elabore uma estratégia com todos os detalhes, anote todas as etapas e tenha tudo descrito numa planilha, por exemplo. Lembre-se que para organizar um evento ele não deve ser feito em dias de semana ou perto de datas de outros eventos ou datas comemorativas, pois talvez as pessoas não possam ir ou viajem.
É preciso fazer tudo com antecedência para garantir que tudo ocorra bem no dia do evento, até porque não queremos nenhum problema no dia! Lembrando que imprevistos podem ocorrer, então tenha sempre alternativas em mente como por exemplo: o local do evento é aberto, mas caso ocorra mudança no clima, é preciso ter um local coberto para os seus participantes e convidados se abrigarem da chuva; ou então a questão do período do dia e condições climáticas: por exemplo: a festa é na parte do dia, mas ocorreu de naquela data o clima ficar muito nublado, então, será necessário que ocorram ajustes de iluminação para equilibrar melhor com as condições do ambiente, sem prejudicar o conceito pretendido pela equipe de organizadores do evento.
2. Defina um orçamento
A definição do orçamento disponível é muito importante para organizar evento de grande porte, pois orientará você em todas as suas decisões. Faça estimativas de gastos e acompanhe o processo para garantir que os valores investidos estarão dentro do orçamento que foi estabelecido. Lembre-se de sempre ter um valor reservado para algum imprevisto, faça negociações de descontos ou parcelas menores com os fornecedores para não pesar tanto no bolso.
3. Fornecedores
Ao organizar evento de grande porte é preciso escolher os fornecedores para o seu evento, assim como buffet, montagem e desmontagem, decoração, locação de mesas e cadeiras, segurança, entre outros. Procure sempre conseguir os melhores valores e consulte profissionais da área e tenha um checklist de empresas que ofereçam serviços de qualidade que lhe agradem.
4. Patrocínios para evento
A procura de patrocínios para evento é uma das melhores opções para organizar evento de grande porte quando se tem pouco dinheiro.
5. Escolha de horário e data
A escolha da data e horário é muito importante na hora de organizar evento de grande porte e pode ter grande impacto no sucesso. A escolha do horário deve depender da faixa etária do seu público-alvo. Por exemplo, se o seu evento é voltado para um público infantil, logo o horário do evento deve ser de dia (manhã ou tarde). Sobre a data do evento, evite fazer um evento perto de datas, como o Natal.
6. Escolha do local do evento
A escolha de um bom local é muito importante na hora de organizar evento de grande porte e garante o seu sucesso. E isso depende de diversos fatores, assim como a facilidade de acesso do público, estacionamento ou transporte coletivo, espaço ideal para todas as funcionalidades, segurança, entre outros. Procure visitar os locais que você deseja realizar o seu evento para conhecê-los melhor e assegure-se que seja bom e tenha segurança.
7. Tecnologia
Procure investir na tecnologia, pois é uma das maiores aliadas na hora de organizar evento de grande porte. Atualmente, há diversas ferramentas que auxiliam na organização de informações e melhora a experiência de participantes. A tecnologia pode até mesmo ser ideal para criar um aplicativo exclusivo do seu evento com várias funções que facilitarão a vida dos participantes e até mesmo dos produtores.
8. Ingressos
Para vender ingressos do seu evento é possível utilizar as redes sociais. Procure estabelecer o valor dos seus ingressos com base no que foi gasto com o evento e disponibilize-o ao público-alvo com formas de pagamento, podendo até mesmo pagar parcelas ou comprando no dia do evento.
9. Divulgação do evento
Para adquirir um público para o seu evento é preciso divulgá-lo, e essa é uma das etapas mais importantes ao organizar evento de grande porte. Para divulgar o seu evento, as redes sociais são ideais – como visto no tópico anterior, sobre venda de ingressos – e ainda é uma forma econômica para fazê-la, pois com pouco dinheiro investido, mais pessoas conseguirão ter acesso à propaganda que foi criada e isso pode escalar as vendas com bastante facilidade. Ou seja, algo essencial para que se possa contar com um evento verdadeiramente lucrativo.
Procure informar sobre todos os detalhes com fotos, vídeos e o que mais desejar para atrair o seu público. Você pode realizar um sorteio de ingressos ou até mesmo oferecer brindes no final do seu evento para atrair os participantes e deixá-los satisfeitos.
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