Está organizando um grande evento e não sabe como fazer para que ocorra tudo bem e que seja um sucesso? Neste artigo, daremos a você oito conselhos para organizar a sua grande balada profissional. Acompanhe todos os detalhes a partir de agora!
Eventos
Evento é uma concentração de pessoas, é um tipo de festival onde ocorrem shows, desfiles e até mesmo empresas apresentando os seus serviços e produtos a um público. Existem diversos tipos de eventos, como conferências, casamentos, feiras, aniversários, happy hours, workshop, jantares beneficentes, espetáculos, concertos, palestras, congressos, balada, formatura e colações de grau..
Organizando um evento
A organização de eventos é um procedimento de planejamento de uma cerimônia, festa, festival ou convenção, que inclui orçamentos, a definição de datas, escolha e reserva do local, coordenação do estacionamento, transporte e a obtenção de licenças.
Dependendo do evento, também inclui organização da decoração, cadeiras, mesas, tendas, coordenação local, segurança e apoio ao evento, bombeiros, alimentação, banheiros portáteis, policiamento, sinalização, estacionamento, profissionais de saúde e de limpeza e planos de emergência.
No momento de organizar um evento é preciso determinar o objetivo dessa ocasião. Então, a partir disso, é possível escolher o local, organizar a lista de convidados e o conteúdo que estará envolvido em sua preparação. Ou seja, que tipo de decoração usar? Quais cores destacar? Quais imagens? Como será a mesa principal? Como deve ser o buffet, a iluminação e a equipe? O conteúdo de um evento envolve todos esses aspectos e são o melhor caminho para o sucesso desse tipo de iniciativa, quando organizada profissionalmente.
A localização para o evento oferece infinitas possibilidades, de ambientes abertos, ao ar livre, até salões fechados, pousadas, sítios ou hotéis. Porém, com um bom planejamento, o evento provavelmente seria em locais adequados à proposta. Seja em salas de recepção, ao ar livre ou em centros de convenções. Tudo depende do estilo de evento.
Um planejador de eventos precisa saber gerenciar seu tempo de forma sábia, desde a duração da preparação precisa para cada evento, até mesmo coordenar contratação de equipes e de orientação para o trabalho de todos. Só assim o evento poderá ser um sucesso.
Conselhos para organizar eventos
É normal se sentir inseguro quando se tem a responsabilidade de planejar e organizar um evento. Mas, se você é um produtor de eventos que deseja obter sucesso e alcançar o topo, é preciso se dedicar ao planejamento e à organização para que tudo saia perfeitamente bem. Abaixo, listamos os melhores conselhos para organizar eventos. Confira:
1. Determinar o foco do evento
O primeiro passo dos conselhos para organizar eventos é definir qual será o foco do mesmo. Irá ter um show de uma banda ou terá DJ para festas? Qual será a temática do evento? Determinando o gênero e o objetivo é possível definir o público-alvo, o que ajudará na divulgação do evento.
2. Criando um cronograma
Um dos principais conselhos para organizar eventos é criar um cronograma bem elaborado. Após definir o conceito é necessário criar um cronograma de ações com prazos definidos, iniciando pelo contato e agendamento com os fornecedores.
3. Seja perfeccionista
Além do foco do evento, é preciso também prestar atenção na definição da data, quantidade de pessoas, comidas e bebidas e um valor de ingressos que seja atrativo. É nesse momento que você precisa usar e abusar da criatividade!
Escolha um local fora do comum, com organização diferente e drinks incríveis. Se já tiver parceria ou acesso a uma casa noturna, procure investir na decoração e que seja conforme a proposta do evento. Procure surpreender os convidados, pois assim o seu evento será um sucesso.
4. Tenha patrocínio
Um dos conselhos para organizar eventos de sucesso é preciso ter uma atração relevante, seja uma banda ou um DJ conhecido. Além do artista, é preciso também se lembrar dos equipamentos de som, iluminação, barman etc. O dinheiro arrecadado em vendas de ingressos nem sempre cobre os gastos, por isso é preciso encontrar patrocinadores com antecedência. Dessa maneira, é possível garantir para que nenhum imprevisto ocorra durante o seu evento.
5. Invista na divulgação
O foco do evento foi definido? Você conseguiu bons patrocinadores e fornecedores e uma boa atração para o seu evento? Então está na hora de divulgá-lo. Hoje em dia, um produtor de eventos não precisa somente distribuir panfletos, a internet e as redes sociais são um novo meio de divulgação em larga escala e com custos mais reduzidos, além de ser mais assertiva quando a segmentação é correta.
Procure investir na divulgação em redes sociais, crie eventos e convide as pessoas a participar. Você pode criar usar uma página para ir atualizando os convidados das novidades do evento, assim como divulgar a venda de ingressos. Outro conselho para divulgar eventos é criar parceria com sites e blogs para que criem conteúdos a respeito e, ao final da realização, divulgar os resultados de seu evento.
6. Qualidade em primeiro lugar
Esse é um dos principais conselhos para divulgar eventos, é preciso que você invista em melhores equipes e fornecedores do mercado e que os mesmos sejam responsáveis, em uma organização de tarefas e de tempo. Com isso, a qualidade estará garantida. A qualidade e rapidez no atendimento e ser capaz de realizar o evento são grandes diferenciais no planejamento e organização de um evento.
7. Dedique-se
Um dos conselhos para divulgar eventos é dedicar-se ao máximo no dia que ocorrerá o evento. Não poupe empenho, se esforce para que tudo sair conforme o combinado. Claro que imprevistos podem ocorrer, é exatamente por isso que você deve estar preparado com um segundo plano em mãos.
8. Analisando balanço final
É muito importante analisar acertos e erros na hora de fechar o balanço do evento. Para isso, procure escrever os números e analise de forma criteriosa todos os valores gastos, etapas, entre outros. Esse documento é necessário não somente para entender o que ocorreu durante o evento, como também ajuda na organização dos próximos.
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