Você sabe o que é a gestão de eventos, por que fazer uma boa gestão de eventos e qual a importância da gestão de eventos no mercado? A gestão de eventos, ou gestão estratégica de eventos, é o processo de análise feito sob diversas perspectivas de um evento a ser produzido. Em outras palavras, trata-se de uma forma de gestão, adaptada da Administração para outras áreas, que busca saber o máximo possível sobre o futuro.
O objetivo da gestão de eventos é guiar a tomada de decisões, as quais abrangem riscos, ao organizar, de forma sistemática e racional, todas as ações envolvidas em uma tomada correta de decisões e verificar regularmente os efeitos das decisões feitas e das tarefas executadas. Tudo isso para utilizar o orçamento disponível com eficiência e alcançar objetivos predeterminados.
Entre as razões da importância da gestão de eventos estão:
- Evitar problemas e aborrecimentos que podem prejudicar a execução ou afetar negativamente a qualidade do seu evento;
- Utilizar de forma eficiente os recursos, ao usufruir ao máximo o orçamento por meio de uma gestão eficaz do evento, o que resulta crescimento do lucro;
- Atingir as metas do cliente e do público-alvo do evento ao perceber exatamente quais as necessidades e os fins,
- Saber precisamente o que precisa ser feito e o modo como isso deve ser feito em todos os passos relacionados à produção e à realização do evento
Como Realizar a Gestão de Eventos
Agora que você sabe o porquê da importância da gestão de eventos, precisa saber também como fazer a gestão de eventos. Basta trilhar as etapas a seguir para realizar um excelente trabalho:
- Compreenda o evento
A primeira etapa para fazer uma boa gestão de eventos é compreender o evento, ou seja, saber quais são os objetivos do evento para direcionar o cliente adequadamente para o público-alvo e para o nicho. Também é nesta etapa que você vai saber qual é o orçamento, o espaço para eventos, o tipo de equipe e como vai ser feita a divulgação e (se houver) a venda de convites.
- Contrate os serviços necessários
A segunda etapa é fazer a pesquisa e a contratação de todos os profissionais para o evento, desde as bandas para a festa, os barman bartenders e a coquetelaria até o buffet para eventos, o cerimonial e os garçons e os maitres para festas e eventos.
- Montagem e preparação
Você precisará de uma equipe bastante experiente durante a montagem e a preparação do seu evento. Qualquer detalhe ou etapa que forem negligenciados pode prejudicar a realização e o bom andamento do evento. O staff deve estar ciente de todos os recursos que estão disponíveis no local do evento, para trazer maiores lucros e bons resultados.
- Acompanhamento
A última etapa para a gestão de eventos é o acompanhamento dele, isto é, a equipe deve acompanhar atentamente o evento para prever e para lidar com situações imprevistas. É aqui que uma equipe experiente e com conhecimento do assunto fará a diferença ao evitar problemas durante execução do trabalho.
Principais Tipos de Eventos
Além de saber a importância da gestão de eventos e como fazer a gestão deles, é bom conhecer um pouco sobre o que são e como funcionam alguns tipos de eventos.
Eventos Corporativos
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Como o próprio nome anuncia, os eventos corporativos são aqueles realizados por empresas, seja para expor a marca, seja para promover o networking entre os funcionários, fechar novos negócios ou engajar o público.
Alguns dos principais tipos de eventos corporativos são congressos, convenções, seminários, workshops ou oficinas, exposições itinerantes, simpósios, feiras, treinamentos e cursos, palestras e conferências. Cada um desses tipos de evento corporativo tem uma característica, um público-alvo e uma forma de organização e de gestão específicas.
Eventos Sociais
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Os eventos sociais são em comemoração a momentos especiais da vida, como festas de debutante, festas de formatura, casamentos, aniversários e happy hours. Apesar de os eventos em si não terem como objetivo o lucro, trata-se de um mercado bastante lucrativo para as empresas organizadoras deles.
Eventos Acadêmicos ou Educacionais
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São eventos cujo objetivo principal é o aprendizado e são direcionados a profissionais, a professores, a acadêmicos, a estudantes ou até a leigos em busca de alguma capacitação para o mercado de trabalho. Um ponto importante e específico para este tipo de evento é a emissão de certificados para os participantes, para que eles possam comprovar os conhecimentos adquiridos e o cumprimento da carga horária.
Eventos Culturais
Feitos para levar cultura, diversão e entretenimento ao público, são eventos como shows, festivais musicais, exposições artísticas e saraus. Costumam ser organizados por um curador e podem ser realizados em centros culturais, em espaços ao ar livre, em casas de show e em muitos outros lugares.
Para realizar eventos corporativos, sociais e acadêmicos inesquecíveis, basta seguir os passos, os quais trazem dicas imperdíveis que contribuem para a importância da gestão de eventos:
- Faça uma reunião com a assessoria do evento: faça uma reunião entre você e seus clientes. É aqui que eles vão contar todos os desejos e os sonhos que têm para o evento e irão lhe informar o orçamento disponível.
- Escolha os fornecedores: vocês e seus clientes vão se reunir novamente para escolher os melhores fornecedores a partir de uma lista preestabelecida.
- Faça um roteiro: vocês vão fazer uma reunião para definir o roteiro do evento e quais serão as atrações e os destaques.
- Não se esqueça de confirmar a quantidade de participantes: um pouco antes do evento, entre em contato com os inscritos ou convidados para confirmar a presença. Seja por telefone, celular ou e-mail, isso precisa ser feito, pois assim você saberá exatamente quantas pessoas comparecerão de fato ao evento.
Agora você sabe sobre importância da gestão de eventos
Agora você sabe o que é a gestão de eventos, qual é a importância da gestão de eventos no mercado, como fazer a gestão de eventos e conhece alguns dos principais tipos de eventos, como eventos corporativos, sociais, acadêmicos/educacionais e culturais, além de algumas dicas importantes para a gestão deles. Qual é a importância da gestão de eventos no mercado para você? Comente a seguir.
