Quando planejamos realizar uma festa ou evento pensamos em inúmeros itens que teremos que verificar para que tudo saia exatamente como imaginamos. No entanto, se envolver com todo este processo de planejamento e organização proporciona ao anfitrião um desgaste enorme; muitas vezes, este acaba sentindo-se aflito e nervoso por não saber por onde começar ou acaba criando ansiedade em relação ao tempo, pois passa a temer não conseguir providenciar tudo dentro do prazo que dispõem. Tal fato, reflete de forma direta no aproveitamento do evento por parte do anfitrião o que por sua vez acaba comprometendo o sucesso do momento tão esperado.
Dentro desta realidade, contratar uma pessoa idônea e comprometida para organizar o seu evento torna-se extremamente importante. Esta pessoa será os "seus olhos" desde o planejamento até o encerramento de seu evento. Ela atuará como seu assessor, lhe auxiliando no que for necessário para garantir o sucesso de seu evento e sua satisfação após tudo concluído.
Durante o evento a presença deste profissional torna-se indispensável para que a sincronia e o bom funcionamento de cada uma das etapas ocorra de modo tranqülo e satisfatório, ele atuará como o maestro da orquestra que será o seu evento. Estará atento aos protocolos garantindo que os registros (fotos, filmagens) da ocasião não sejam comprometidos por atropelos, confusões ou enganos. Será esta pessoa que trará serenidade para você e seus convidados, ela recepcionará e conduzirá todos os presentes, atenderá aos demais profissionais que trabalharão no seu evento, realizará ensaios para garantir o fluxo das cerimônias, enfim, trabalhará para que todos, independente do papel que venham a desempenhar dentro do contexto de sua comemoração, sitam-se a vontade e bem amparados.
A assessoria não está vinculada apenas às cerinômias e protocolos, é uma função mais ampla que visa cobrir inclusive pequenos detalhes tais como retoque de maquiagem , verificação da composição das vestimentas dos anfitriões para que se apresentem de forma adequada nos registros, resolução de pequenos imprevistos, auxílio aos anfitrões durante realização das fotos, em caso de casamentos, responsabilizam-se pela orientação a cerca do modo correto de brindar, cortar o bolo, cumprimentar os convidados, além de guiar a ordem cronológica do evento garantindo que os detalhes sejam assegurados proporcionando um ambiente de apoio e segurança, conduzindo o evento do início ao fim.
A partir desta explanação seguem alguns serviços que compõem a assessoria:
* Organização do evento: o assessor poderá estar pesquisando, indicando e até mesmo acompanhando o anfitrião até profissionais que prestem os serviços dos quais terá necessidade para garantir o sucesso do seu evento. Além disso, poderá ajudar o anfitrião a decidir em momentos de dúvida diante das variadas opções de serviços que o mercado oferece, poderá também dar algumas dicas baseado em históricos de eventos anteriores acerca do que dá certo, faz sucesso e surtirá efeito ou não no seu evento.
* Levantamento de orçamentos: ao invés do anfitrião buscar e fazer contatos com os prestadores dos serviços dos quais necessitará através de ligações e e-mails, o assessor faz este contato e monta um orçamento prévio para o anfitrião , lhe entregando o processo pronto ou monta este em conjunto com o cliente buscando a melhor opção.
* Lista de presença: o assessor oferece ao anfitrião uma linha telefônica para dispor aos seus convidados de domingo a domingo das 9h as 17h para confirmação de presença no evento, a lista atualizada é enviada por e-mail, ao anfitrião semanalmente quando não solicitado ou no momento que o anfitrião necessitar. Esta é organizada em ordem alfabética e contém o telefone, data e horário de cada confirmação. O serviço é oferecido desde o momento em que os convites são distribuídos até um dia antes do evento. Esta função é de extrema importância pois ajuda a evitar desperdício e a planejar melhor o evento.
* Durante o evento : recepciona os anfitriões e seus convidados, é responsável pela comunicação a todos sobre etapas do evento, auxilia os anfitriões de forma integral lhe ajudando no que for necessário, acompanha os fotógrafos durante tiragem das fotos assegurando que todos estarão bem posicionados e apresentáveis para o registro, procura manter a decoração do local integra efetuando, quando necessário, pequenos reparos , recebe e acomoda os prestadores de serviços que trabalharão no evento, organiza a logística da alimentação destes profissionais, entre outras funções.
Agora que você já está informado sobre as atribuíções do assessor de eventos e sobre o quanto este profissinoanl é importante para lhe trazer tanqüilidade para aproveitar o seu momento, não perca mais tempo nos procure através de um de nossos contatos para inciarmos a organização da sua ocasião especial !
