Está pensando em organizar um evento sofisticado e não sabe por onde começar? Você sabe quais são os maiores erros que precisam ser evitados? Neste artigo falaremos tudo sobre organização e produção de eventos e listaremos tudo que você precisa cuidar para não ocorrer, ok? Acompanhe a partir de agora!
Eventos sofisticados
Um evento sofisticado é aquele que é bem planejado e aprimorado, moderno. Pode ser empresarial, por exemplo, onde ocorre uma reunião ou uma feira de apresentação de seus serviços e produtos. Para criar um evento sofisticado é necessário ter conhecimento sobre o assunto que será apresentado e ter uma boa relação com os clientes e os possíveis clientes.
Organizando eventos sofisticados
Seja qual for o tipo de evento, a organização é muito importante e passa por três etapas:
Pré-evento: momento onde ocorre o planejamento. É onde se definem os objetivos, escolha de local e horário, escolha de fornecedores (patrocinadores e apoiadores), divulgação, entre outros detalhes importantes.
Durante o evento: onde ocorre a montagem das instalações. É uma das etapas mais intensas que necessita de uma coordenação e supervisão maior, já que precisa checar se tudo está funcionando e ocorrendo como planejado;
Pós-evento: etapa mais importante. Uma vez que o evento for concluído, é muito importante verificar se os seus resultados e metas foram alcançados.
Além disso, é muito importante incluir na organização a decoração do espaço onde irá ocorrer o evento, pois com ela é possível dar uma boa impressão aos convidados e atraí-los para um ambiente mais agradável.
Erros na hora de organizar evento sofisticado
Abaixo, listamos os maiores erros na hora de organizar evento sofisticado. Confira:
1. Sem planejamento
É compreensível quando se tem um prazo curto e cheio de tarefas que não saibamos como começar, mas é muito importante, independentemente disso, Sugiro: Sem um planejamento, tudo sai do controle, e esse é um dos maiores erros na hora de organizar evento sofisticado. , Afinal, sem um planejamento as coisas saem do controle. É nesta etapa que entendemos quais são as necessidades do evento e, por isso, precisamos anotar tudo e pesquisar muito, pôr em prática nossas ideias e traçarmos os principais objetivos.
2. Data e local errados
Definir o horário e o local é extremamente importante para o sucesso de qualquer ocasião. Parece óbvio, mas é sempre bom reforçar. Mesmo porque, nem sempre os produtores de eventos consideram os objetivos e as características do público-alvo. Um dos maiores erros na hora de organizar evento sofisticado é a escolha errada do local e da data do evento.
Para a escolha de uma data é preciso conferir se há eventos concorrentes em períodos próximos, pesquisar por grandes eventos que atraiam um público igual ao seu e se está próximo de datas comemorativas ou feriados. Além disso, para a escolha do local é preciso que seja um ambiente que comporte confortavelmente todo o público e ainda considerar pontos como estacionamento, facilidade de acesso, segurança, entre outros. Esses itens são fundamentais para garantir que as pessoas não tenham que escolher entre ir a seu evento/festa/viagem.
3. Sem networking
O networking é o ingrediente principal para o sucesso, pois é onde se cria um relacionamento com os clientes, amigos e fornecedores. Não ter um networking é um dos maiores erros na hora de organizar evento sofisticado. É muito importante fazer contatos durante a organização do seu evento e elaborar uma lista de e-mails separada por grupos. Se possível, faça um pós-evento com um breve questionário aos clientes e participantes para detectar os erros e acertos, pois isso ajudará bastante nos próximos eventos. Nunca se esqueça de manter contato com o público conquistado, trate-os bem sempre.
4. Fornecedores errados
Os fornecedores são colaboradores, e um dos erros na hora de organizar evento sofisticado é não contar com pessoas de confiança. É muito importante ter parceiros em que podemos contar, principalmente em momentos de imprevistos. Os bons fornecedores cumprem prazos, apresentam bom custo-benefício e não deixam você na mão. E, para ter um, é preciso buscar referências.
5. Falta de divulgação
A divulgação é essencial para o sucesso de um evento. Não se dedicar a esta etapa é um dos maiores erros na hora de organizar evento sofisticado. Quando se escolhe canais de comunicação adequados ao tipo de atividade, é possível alcançar a audiência esperada. É na divulgação que tudo se concretiza e é um sucesso quando se quer atingir o público-alvo.
6. Desesperar-se
Não há eventos que não ocorram imprevistos. Por mais que os organizadores planejem, sempre terá algum probleminha no dia do evento. Nesse momento é preciso ser profissional, a atitude tomada diante de um imprevisto faz com que os participantes sequer percebam o problema ou até mesmo o vejam como um organizador profissional e de qualidade. A dica é não se desesperar e ter sempre um "plano B" em mãos, pois isso ajuda na hora de tomar decisões mais eficientes.
7. Não se atualizar
Você organiza os seus eventos da mesma forma que realizava há anos? Esse é um dos maiores erros na hora de organizar evento sofisticado, estar desatualizado faz com que o seu público perceba isso. As maneiras de as pessoas se comunicarem e interagirem tem mudado radicalmente, é preciso estar sempre ligado às novas tecnologias, pois assim se cria uma experiência positiva e única para quem participa do evento. Comece a vender os ingressos online ou até mesmo divulgue nas mídias sociais sobre o seu evento, assim a organização e a produção ficam melhores e ficará gravado positivamente na memória do seu público.
8. Não saber ouvir
Procure aprender a ouvir aqueles que estão ao seu redor e aceitar opiniões diferentes. Não faça tudo do seu jeito, esse é um dos maiores erros na hora de organizar um evento. É importante avaliar as sugestões de terceiros. Deixe seu público, fornecedores e equipes expressarem as suas opiniões e inicie uma conversa com eles. Lembre-se que as críticas negativas também ajudam, pois, assim que você organizar outro evento, você evita problemas.
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