Todo mundo já passou meses ansioso por alguma comemoração especial, não é verdade? Você passa meses pensando na temática, na decoração, no cardápio, buffet ou festa em casa? Quem convidou? Qual roupa usar?
Seja festa de aniversário, casamento, formatura ou uma simples reunião entre amigos para comemorar uma promoção no trabalho, pode se tornar um pesadelo para o organizador quando algo dá muito errado. Uma ocasião especial pode dar errado por uma simples falta de atenção na hora de escolher os melhores e mais qualificados fornecedores da festa.
Assim como tudo na vida, é preciso se organizar e ter jogo de cintura para lidar com os imprevistos na hora do seu evento. Por isso, preparamos dicas para te ajudar a escolher os melhores profissionais da área.
Principais erros na hora de contratar fornecedores para eventos
Muitas pessoas cometem erros na hora de contratar fornecedores para eventos porque querem gastar menos. Sabe aquela história do barato custar caro? Em festas de aniversário, formaturas e eventos mais simples, isso se torna muito comum! Os organizadores de eventos, dos mais diversos tipos e para os mais variados públicos, em busca de economia, acabam escolhendo quem vende barato um serviço. Mas, acabam deixando em segundo plano a qualidade, apenas em nome de um preço baixo.
Nos jornais, vemos diariamente histórias de festas que deram errado, algumas que nem chegam a acontecer porque quem organizou foi enganado e recebeu um serviço de péssima qualidade.
- Abaixo, listamos os problemas mais comuns que demonstram erros na hora de contratar fornecedores para eventos: Bolo
Todo nós conhecemos uma história de um bolo que deu errado, não foi entregue ou, pior, ocorreu um acidente na entrega e caiu no chão, perdendo-se. O maior erro atual na hora de encomendar um bolo é querer um serviço de primeira e pagar por um bolo comum. Muitos profissionais vendem bolos magníficos por preços tão pequenos que não valem o material. Para evitar que isso aconteça, procure pesquisar mais, veja quem faça o bolo do jeito que você quer levando em conta que o preço deve ser justo, pois, além do material, é preciso pagar a mão de obra do artista.
- Falta de bebida e/ou comida na festa
Outro grande problema que infelizmente se torna comum em comemorações é a falta de bebida e comida. É preciso se planejar e anotar quem vai na sua festa. Peças aos convidados que confirmem presença com, no máximo, 15 dias de antecedência. Aquela máxima do “é melhor sobrar do que faltar” é perfeita nessa parte do planejamento – sem desperdícios, é claro!
Com as sobras, você ainda pode fazer um agrado a mais a seus convidados, como preparar vasilhas para levarem ou guardar para consumir posteriormente. Pesquise buffets que já tenham sido contratados para festas de sua família e amigos, é sempre bom ter boas referências para não passar por situações de extremo constrangimento. Caso aconteça, peça para alguém sair disfarçadamente e comprar um complemento antes que a situação fique visível. É chato para quem organiza e para os convidados.
- Monitores despreparados
Os monitores são aqueles que cuidam dos brinquedos em festas. Já pensou se deparar com um monitor despreparado que maltrata as crianças ou está de “cara amarrada” a festa inteira? Pesquise uma equipe preparada para lidar com os pequenos. Como no buffet, é preciso ter boas referências na contratação da equipe de monitores, uma vez que eles lidam com crianças.
- Não saber o que o buffet disponibiliza para uso
Chegou o dia da sua festa, você chega ao local e descobre que o buffet não disponibilizou pratos e talheres. E agora? Isso poderia ser facilmente evitado se no início das negociações você conversasse e soubesse que o buffet apresenta limitações no fornecimento de certos itens. É importante antes da assinatura do contrato do buffet ver o que é disponibilizado, por isso, faça uma visita técnica, prepare-se. Esteja sempre a par do que vai ser oferecido, de como vai ser organizado, afinal, o anfitrião é você.
- A comida não é tão boa
Um dos os erros na hora de contratar fornecedores para eventos é a comida não ser boa. Buffets profissionais oferecem serviço de degustação e, nele, quem vai contratar pode experimentar todas as opções oferecidas e escolher a melhor para o gosto de seus convidados. É aconselhável, também, uma reunião com o chef de cozinha responsável, para que você determine, caso o cardápio seja flexível, o que poderá ser ajustado ao modelo da festa e a seu gosto. Procure saber como a comida é preparada, se será feita no local da festa ou com antecedência para aquecer posteriormente, assim você terá uma boa noção da qualidade do que será servido.
- Referências
Em quase todos os tópicos até aqui, listamos que é necessário ter boas referências – pode parecer uma bobagem, mas é muito importante! E mesmo recebendo uma lista de fornecedores de familiares e amigos, você deve ir aos locais e buscar mais referências, procurar na internet, ver a reputação do local, do artista que fará o bolo, fazer perguntas para quem já utilizou o serviço que você quer contratar, se usou mais de uma vez, se a experiência foi negativa e o motivo. Na hora da festa é importante que tudo esteja perfeito para si e para seus convidados.
- Veja quais serviços o seu pacote contempla
Muitos buffets trabalham com serviços de pacotes, verifique o seu para não ter surpresas. Alguns fornecedores são mais completos, veja se eles são capazes de fornecer o que você deseja. Um dos erros na hora de contratar os fornecedores para eventos é não analisar o que é oferecido, por isso, pesquise tudo! Olhe o seu contrato e faça inclusive objeções, negocie com o serviço contratado, torne sua festa perfeita do jeito que você sempre sonhou e evite cometer erros na hora de contratar fornecedores para seus eventos
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