Organizar eventos parece ser algo bem complicado, mas não é um bicho de sete cabeças. Porém, é preciso evitar alguns erros que são bastante comuns na hora de planejar e organizar qualquer tipo de ocasião mais festiva. Neste artigo falaremos tudo sobre planejamento e organização e citaremos os nove maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis.
A organização de eventos
A organização é o planejamento de um evento do tipo festival, festa, feira, convenção ou cerimônia. Independentemente do tipo de evento, a organização apresenta etapas para garantir que o mesmo ocorra conforme o planejado. Essas etapas são: estipular o orçamento (o quanto será gasto com o evento), escolha da data e horário, escolha e reserva do ambiente que ocorrerá o evento (chácara, salão de festa, fazenda etc.), contratação de fornecedores, aluguel de mesas e cadeiras, aluguel de brinquedos infláveis (ideal para eventos com crianças), decoração, contratação de buffet, convites. Tudo isso organizado pelo produtor de eventos, o profissional que sabe gerenciar o seu tempo de forma sábia garantindo que o evento seja realizado com sucesso.
9 erros para evitar ao organizar eventos infantis
Abaixo, listamos os nove maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. Confira:
1. Muitos convidados
A quantidade exagerada de convidados é um dos maiores erros que devem ser evitados no momento de planejar e organizar um evento infantil. Antes de fazer a lista de convidados, é preciso levar em consideração algumas questões, como: devo convidar todos os coleguinhas do aniversariante? Convido ou não a sala de aula inteira da escola do aniversariante?
Essas questões também devem levar em consideração o tamanho do local para que não ocorra excesso de convidados e diminua a circulação, podendo até causar tumulto e desconforto. Também é preciso deixar bem claro para o convidado que não leve “agregados”, ou seja, aqueles que não foram convidados, pois pode ocorrer a falta de alimentos e bebidas.
2. Exagero ou falta de alimentos
O exagero ou até mesmo a falta de doces e salgados é um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. Geralmente, em um evento infantil, os doces dominam as mesas, porém é preciso lembrar que o excesso de açúcar pode fazer mal às crianças e também existe a questão de restrição alimentar entre um convidado e outro.
Por isso, procure preparar o cardápio da medida certa ou até mesmo incluir frutas com os doces, assim como morango coberto de chocolate. Outra questão são os salgadinhos de festa que devem ter a quantidade correta conforme a quantidade de convidados para evitar que falte ou até mesmo possa sobrar – o que pode causar prejuízo! Converse com o buffet contratado para que os profissionais possam auxiliar você na escolha do cardápio.
3. Entregar convites na última hora
Um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis é entregar os convites na última hora. A dica é já ter a data do evento e a lista de convidados em mãos para assim começar a preparar os convites, que devem conter todas as informações importantes sobre o evento e, se for possível, pedir para que os mesmos confirmem a presença. O envio com antecedência dos convites garante que os convidados se organizem e estejam presentes no grande dia. O ideal é enviá-los com 20 dias de antecedência!
4. Realizar o evento perto de datas comemorativas
Realizar o evento perto de datas comemorativas é um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. É muito importante verificar o calendário para ver se tem algum feriado prolongado ou até mesmo outro tipo de evento. Marcar um evento perto de um feriado faz com que os convidados tenham que escolher entre viajar ou ir ao evento.
5. Sem atividades para as crianças
Não preparar nenhuma atividade para as crianças é um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. As atividades são ideais para manter as crianças entretidas, evitando o tédio. Para as atividades, você pode alugar brinquedos infantis (pula-pula, cama elástica, tirolesa (dependendo da idade), atrações como mágicos e pinturas faciais, entre outros. Lembre-se de contratar monitores para garantir a segurança das crianças.
6. Ambiente mal planejado
Escolher um local apertado demais para a quantidade de convidados é um dos maiores erros que devem ser evitados na organização de um evento infantil. No momento de reservar um local, tenha em mãos a quantidade de convidados que estarão presentes em seu evento para assim saber o tamanho do local que deve ser escolhido.
7. Música alta demais
Música alta demais pode atrapalhar – e muito –, por isso é um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. A música alta pode atrapalhar os vizinhos e isso pode gerar problemas. Procure deixar a música em um volume que não atrapalhe nem a conversa entre os convidados.
8. Achar que imprevisto não acontece
Acreditar que não ocorrerá nenhum imprevisto é um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. Todo tipo de evento pode sofrer com algum tipo de imprevisto e é preciso estar sempre preparado para lidar com essas situações. Procure ter um “plano B”, por exemplo, para uma situação de um dia ensolarado que vira um dia chuvoso. Tenha uma ideia de como proteger os convidados da chuva para continuar o evento sem problemas.
9. Sem segurança
Não investir na segurança é um dos maiores erros para evitar ao organizar eventos infantis. Para isso, contrate profissionais ou uma empresa terceirizada que venha garantir a segurança do seu evento e mantenha seus convidados satisfeitos e aliviados, podendo aproveitar cada momento da festa sem se preocupar com qualquer problema.
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