Organizar eventos nem sempre é algo tão simples e fácil e é preciso evitar os erros mais comuns para garantir o seu sucesso. Nesse artigo falaremos tudo sobre a organização de eventos e sobre os erros mais cometidos em eventos que é preciso evitar já.
Organização de eventos
A organização de eventos é um processo de planejamento onde inclui o orçamento, escolha de datas e horários, seleção do local, tema, decoração, contratação de fornecedores e patrocinadores, segurança, profissionais de limpeza, comidas e bebidas, marketing, música, entre outros detalhes que não devem ser esquecidos.
Erros mais cometidos em eventos que é preciso evitar
Abaixo listamos os maiores erros mais cometidos em eventos que você precisa sempre evitar. Confira:
1. Erro de cálculo no Buffet
Um dos erros mais cometidos em eventos é errar no cálculo do Buffet, pois algo que pode faltar ou até mesmo sobrar, por exemplo: ter comida demais para a quantidade de convidados no seu evento. Para evitar esse problema, procure saber quantas pessoas estarão presentes e estão confirmadas para assim ter a quantidade correta de comidas e bebidas para evitar a sua falta ou sobra.
2. Fornecedores errados
Escolher fornecedores errados é mais um dos erros mais cometidos em eventos que precisam ser evitados. Para evitar esse problema é muito importante fazer pesquisas sobre os fornecedores, buscar referências, avaliações, pesquisar mais sobre o trabalho do mesmo para assim garantir um bom fornecedor para o seu evento.
3. Falta de conforto aos participantes
Deixar os participantes desconfortáveis é outro dos maiores erros mais cometidos em eventos e que precisa ser a todo custo evitado. Os convidados precisam estar confortáveis para desfrutar do evento e precisam estar em primeiro lugar. Procure escolher boas mesas e cadeiras para os convidados se sentarem durante o evento, ainda mais se o tempo dele for muito longo!
4. Não criar uma programação
Independentemente do tipo do evento é muito importante ter uma programação bem definida para assim garantir que nada faltará e que tudo estará conforme o planejado no dia do evento. Para isso, a dica é criar a programação do evento com antecedência para garantir o seu sucesso.
5. Não prestar atenção no clima
Há eventos que são planejados para serem realizados ao ar livre, caso o seu evento seja externo, deve-se saber que a mudança do clima pode ocorrer de repente! Imagina se acontece de chover e não existe nenhum abrigo para os seus convidados? Provavelmente eles ficarão desconfortáveis e não irão querer participar mais de nenhum evento que você organizar.
A dica é estar sempre preparado, invista em um local que tenha abrigo, seja para chuva e até mesmo para dias mais quentes, você pode até mesmo distribuir guarda-chuva, capas de chuva, protetores solares, entre outros itens que protegem tanto da chuva quanto do sol.
6. Gastos desnecessários
Gastar em coisas desnecessárias é mais um dos erros mais cometidos em eventos e que precisa ser evitado de qualquer jeito, pois muitas pessoas acabam comprando coisas demais que depois nem sequer serão utilizadas. Procure estabelecer um orçamento que será usado no evento e tenha somente uma pequena quantia de reserva caso ocorra algum imprevisto.
7. Ignorar os detalhes
Um evento bem detalhado é muito importante assim como a decoração que é muito importante para o ambiente. Seja a iluminação, decoração da mesa dos convidados e mesa principal, lembranças, enfim, pense com atenção em todos os detalhes, dos pequenos até os maiores para garantir um evento de sucesso.
8. Data e local errados
Outro dos erros mais cometidos em eventos é a escolha da data e do local errados. A definição da data e do local em que ocorrerá o evento é extremamente importante para garantir o sucesso de qualquer produção. Além de escolher o local, também é preciso considerar pontos como uma acessibilidade fácil, estacionamento, ponto da cidade em que o local é situado, segurança, entre outros.
Já sobre a data é preciso conferir se há eventos concorrentes em datas próximas na qual você deseja realizar o seu evento, e se há feriados ou datas comemorativas. A escolha certa da data e do local garante que as pessoas não tenham que escolher entre o seu evento e o do concorrente ou até mesmo entre viajar ou ir ao seu evento.
Lembrando que a data e o local precisam estar em sintonia com o perfil do seu público. Se o evento for tipo uma balada para um público jovem, é ideal fazer em uma sexta-feira ou em um sábado, já que existem jovens que trabalham e só terão tempo para o fim de semana. Lembre-se de que o local precisa ter uma boa sinalização com várias placas e uma boa via para facilitar o acesso do público.
9. Falta de divulgação
A falta de divulgação é um dos maiores erros mais cometidos em eventos, pois é ela que garante o sucesso do seu evento. Como as pessoas ficarão sabendo dele? Caso você utilize os mesmos meios de divulgação, independentemente do tipo de público-alvo, as chances de fracassar aumentam.Procure fazer uma pesquisa com antecedência e busque por os canais que possuam mais relevância para o seu público, procure estipular um tempo para publicar a divulgação de forma eficiente e não se esqueça de checar o material de informação. A dica é divulgar em sites e panfletos contendo todas as informações do seu evento, pois se não houver, isso pode comprometer a sua produção de forma considerável.
10. Não saber lidar com imprevistos
Por fim, não saber lidar com imprevistos que aparecem durante a organização ou até mesmo no dia do evento é um dos maiores erros mais cometidos em eventos e que precisam ser evitados, pois imprevistos acontecem, e nunca sabemos o que pode acontecer no dia de amanhã, não é mesmo?
Por mais que você planeje com a sua equipe, sempre haverá algo que pode fugir do seu controle, e nesses momentos é fundamental ser profissional. Há casos que a atitude que você toma diante de um imprevisto faz com que os convidados nem percebam o problema. Procure não se desesperar e sempre tenha um plano B em mãos, pois isso auxiliará em momentos que você precisa tomar decisões mais eficientes.
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