Você quer organizar um evento do tipo open bar e não sabe por onde começar? Nesse artigo falaremos tudo sobre open bar e daremos dicas de como organizar evento open bar.
O que é open bar?
O open bar é um tipo de serviço onde diversas bebidas são servidas em eventos, podendo incluir um cardápio personalizado com as de sua preferência. A cobrança do open bar é feita pelo total de participantes da festa.
Todo tipo de evento, até mesmo open bar, precisa de permissão para ser realizado, pois um evento sem alvará é considerado como crime. Procure verificar o local, pesquise bem antes de contratar algum tipo de serviço e esteja sempre dentro da lei para evitar qualquer problema.
Como organizar evento open bar?
Abaixo listamos 11 dicas de como organizar evento open bar. Confira:
1. Planejamento
Essa é uma das primeiras etapas que devem ser feitas para organizar qualquer tipo de evento. É preciso montar uma planilha contendo todos os custos do evento para diminuir a possibilidade de ter prejuízos e garantir que ele seja um sucesso e tenha grande qualidade.
2. Escolha do nome do evento
Todo evento precisa de um nome que tenha a capacidade de chamar a atenção de um público. Sendo assim, procure caprichar e use a sua criatividade para criar o nome do seu evento e que tenha a finalidade de despertar o interesse dos participantes.
3. Definindo o público
Uma das dicas de como organizar evento open bar é definir o seu público-alvo. Eventos tipo open bar são aqueles em os convidados bebem de forma livre, sem se preocupar com a conta. Mas, quem não deve levar um susto com os valores finais do evento são os organizadores.
Da mesma maneira que você não pode deixar o seu orçamento passar dos limites, também não é recomendado deixar que as bebidas acabem durante o evento, pois isso pode prejudicar a reputação de quem está organizando. É recomendado fazer as contas para determinar a quantidade de pessoas e de bebidas que serão fornecidas.
4. Quantidade de participantes
Saber quantas pessoas estarão presentes em seu evento é uma dica importante de como organizar evento open bar, pois isso influenciará na quantidade de bebidas e também na escolha do local em que o evento ocorrerá.
5. Escolha de local
Escolher o local no qual ocorrerá o evento é uma das mias importantes dicas de como organizar evento open bar. Escolha o local conforme a quantidade de pessoas que estarão presentes em seu evento, pois ele precisa ser confortável e acomodar todos os convidados. Nunca escolha o local do evento pequeno demais ou grande demais.
6. Estrutura adequada
Além de escolher o local no qual o evento vai acontecer, uma das dicas de como organizar evento open bar é garantir que ele seja agradável para todos. Para isso, é preciso que o local tenha mais de um bar para servir bebidas, pois caso contrário gera tumulto e atrapalha a atmosfera do evento. Um serviço de buffet para acompanhar é essencial, para esse tipo de proposta.
Caso o local não tenha estrutura para a montagem de um open bar, é preciso garantir que a empresa contratada tenha todos os materiais para o serviço, além de gelo e bebidas de qualidade.
Lembre-se de que eventos open bar duram bastante tempo, então outra dica de como organizar evento open bar é garantir que o local tenha um ambiente para os participantes descansarem, assim como um lounge. Outra dica é garantir que tenha um ponto de táxi próximo do local, pois algumas pessoas podem precisar voltar para a casa e não têm carona ou um carro. Invista em segurança para o evento também, para garantir a tranquilidade dos participantes.
7. Atrações
Para atrair ainda mais participantes para o seu evento, a dica é escolher atrações que combinem com o tipo do seu evento, seja ele temático ou não. Além de atrair, pode agradar ainda mais os participantes e garantirá uma repercussão positiva para o seu evento. DJ ou música ao vivo são boas opções.
8. Valor do ingresso
Uma forma para lucrar com um evento do tipo open bar é estabelecer um preço para os ingressos. Como as pessoas terão acesso ilimitado a bebidas durante o evento, a dica é pensar no valor um pouco mais elevado. Dessa forma, fica mais fácil cobrir uma parte do valor que foi gasto com as bebidas.
9. Tipos de bebidas
Saber quais tipos de bebidas serão distribuídas em seu evento é outra dica de como organizar evento open bar. Bebidas alcoólicas e bebidas sem álcool ou uma das duas? A dica é sempre variar, pois há pessoas que não bebem tanta bebida alcoólica e acabam optando por uma bebida não alcoólica, como um suco ou refrigerante, então, lembre-se de fornecer os dois tipos de bebidas.
A quantidade de garçons é decisiva para que o open bar funcione da melhor forma e assim evite filas intermináveis, a dica é contratar um bartender para cada 50 convidados.
10. Parcerias
Fechar parcerias é mais uma dica de como organizar evento open bar. Organizar um evento do tipo open bar não é apenas algo que requer muito trabalho, mas também é caro. A maior parte do valor da organização vem na compra das bebidas e é por esse motivo que o organizador precisa sempre buscar parcerias com marcas e vendedores conhecidos.
As empresas de bebidas podem demonstrar grande interesse em seu evento por ser open bar, afinal os patrocinadores também precisam ter uma forma para divulgar o seu produto. Procure fechar parcerias com descontos ou até patrocínios com empresas da área.
11. A divulgação
Todo tipo de evento precisa ser divulgado e ao desenvolver estratégias de divulgação é preciso deixar claro que o seu evento será open bar. Caso você não faça isso, as pessoas podem até perder o interesse quando notarem os valores. Lembre-se de que eventos open bar são atraentes, principalmente para quem gosta de pagar um pouco mais para ter liberdade de beber sem precisar ficar controlando a carteira durante o evento.
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