Depois de mais um ano e meio do início da pandemia da Covid-19, a realização de eventos on-line como reuniões, entrevistas de emprego, conferências, palestras, seminários, aulas e cursos ainda continua extremamente comum no mundo todo. Porém, a organização de tais eventos exige uma série de cuidados a serem tomados para evitar erros muito comuns.
Os mais comuns erros ao organizar eventos on-line vão desde falhas na divulgação e erros na escolha da plataforma até o planejamento incorreto do tema, do tipo de evento, bem como a falta de cuidado com o cenário para a transmissão. Confira a seguir quais são os mais comuns erros ao organizar eventos on-line.
Falhas no planejamento
Um dos maiores erros ao organizar eventos on-line é a falta de planejamento adequado e de qualidade. Este deve ser correto, de forma a ser questão central para a organização e a execução do evento. É durante o planejamento que ocorrem as etapas em que o organizador da atividade on-line busca definir o tema, os objetivos e todo o material de trabalho e de apoio que será utilizado para atingir os objetivos desejados da atividade.
O planejamento precisa conter os objetivos e expectativas principais que devem ser atingidos, de modo que ajude a estruturação das atividades e defina uma execução correta para o evento.
Divulgação malfeita
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Outro dos principais erros ao organizar eventos on-line é divulgação malfeita ou inadequada. A divulgação do seu evento tem de ser bem planejada, pensando desde o envio dos convites até as estratégias de comunicação que serão utilizadas antes de o evento acontecer. Além disso, ela deve ser feita com antecedência, mais ainda se uma plataforma externa for usada.
Alguns dos canais que devem ser empregados na divulgação do evento on-line para despertar o interesse no maior número possível de pessoas são os de Marketing Digital e os de redes sociais. É imprescindível destacar, no uso destes canais, as qualidades principais do evento para gerar um maior interesse e engajamento ao público.
Tipo de evento on-line indefinido
Tipo de evento on-line indefinido é outro dos mais comuns erros ao planejar eventos on-line. Os eventos on-line podem ser feitos de modo totalmente digital ou podem ser transmitidos de maneira híbrida. Também podem acontecer em tempo real ou ser gravados, além de poder ter um planejamento de características específicas de interação.
A falta de uma definição correta do tipo e das características do evento é mais um dos erros ao planejar eventos on-line, pois, desse modo, as outras atividades, bem como a busca pelas melhores soluções não serão feitas corretamente, de modo a garantir a qualidade do seu evento on-line.
A falta de um plano de gerenciamento de crises
Problemas e crises podem acontecer em qualquer evento, por isso é importante que seja feito um plano de gerenciamento de crises (um plano B), tendo em mente os principais pontos que podem causar impactos negativos em seu evento on-line. Tal planejamento deve conter alternativas para os possíveis riscos elencados, como por exemplo, o evento on-line obter pouco ou nenhum sucesso ou até mesmo a possibilidade de ele não ser realizado.
A escolha da plataforma
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Uma escolha errada ou inadequada da plataforma também é mais um dos erros ao organizar eventos on-line. Cada plataforma ou software têm suas próprias características, qualidades e funcionalidades. Eventos on-line só são possíveis de serem realizados com qualidade se a plataforma escolhida for adequada às necessidades de transmissão, controle e participação, por exemplo, limite máximo de participantes, número máximo de salas temáticas e número de palestrantes.
É importante que você saiba manusear de maneira correta esses softwares e plataformas, para que tire o melhor proveito delas, com o objetivo de trazer a melhor experiência possível para os participantes do seu evento on-line.
Não testar os detalhes e não estudar para o evento
Não se esqueça de fazer testes antes de seu evento on-line. Se você não fizer, não conseguirá identificar todas as possibilidades do evento e, assim, pode perder o controle no momento da transmissão oficial. Por isso, estude e ensaie quantas vezes forem necessárias, para que você esteja o mais preparado possível para seu evento on-line.
Todas as pessoas responsáveis pela realização da atividade on-line devem estar cientes do que precisa ser feito e de quando tudo deve ser feito. Elas também devem saber de antemão sobre tudo aquilo que pode dar errado e quais medidas devem tomar para corrigir os problemas que poderão surgir.
Não se esqueça de que os participantes, os palestrantes, os patrocinadores e a sua própria equipe estão fazendo eventos on-line pela primeira vez ou uma das primeiras vezes, por isso eles precisam de toda ajuda que você puder dar. Verifique a qualidade de transmissão, faça testes em todas as formas de acesso, faça ensaios com os palestrantes ou com os patrocinadores do evento on-line e mantenha-os informados sobre todos os equipamentos exigidos, sobretudo se eles não estiverem no estúdio, mas sim em casa. Fora tudo isso, não se esqueça de verificar todas as apresentações de slides e teste a reprodução de todos os arquivos de áudio ou de vídeo.
Você precisa testar e passar por todas as etapas do evento on-line como se já fosse a transmissão oficial ao vivo. É nesse momento que você vai identificar aquilo que funciona, o que não funciona e o que pode melhorar. Qualquer problema ou detalhe que você encontrar podem ser corrigidos nos ensaios, mas isso não poderá ser feito ao vivo. Assim você garante os melhores resultados e um grande engajamento ao público de seu evento on-line.
Falta de atenção ao cenário e ao ambiente
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Não inicie seu evento on-line antes de fazer os mais diversos testes com a luz, com o som, com os equipamentos audiovisuais e com a conexão de internet. Preste a maior atenção possível à decoração do seu espaço para eventos e ao ambiente em que você planeja realizar sua atividade on-line. Esse é um ponto muito importante, pois várias pessoas irão ver o seu ambiente e prestar atenção ao cenário, por isso certifique-se de manter o espaço limpo e organizado, sem nenhuma decoração infantil ou aqueles chinelos personalizados que você ganhou de lembrança. Na hora do coffee break, evite manter a câmera ligada e, ao enviar mensagens ao vivo, dê mais uma conferida no cenário e na decoração.
E, para você, quais são os maiores erros ao organizar eventos on-line? Deixe seus comentários abaixo.
