O ano de 2019 está chegando e com ele vêm vários eventos que devem ser organizados e executados com sucesso, mas como? Nesse artigo falaremos tudo sobre planejamento e organização de eventos e daremos as melhores sugestões para você organizar grandes eventos em 2019.
Organização de eventos
A organização de um evento é um processo de planejamento de uma cerimônia, festa, feira, festival ou convenção. Nela inclui o estabelecimento de datas e horários, orçamento, escolha de local, organização de decoração, contratação de fornecedores, estabelecer a quantidade de público, segurança, patrocínio, Buffet e a contratação de profissionais de limpeza.
O planejamento e a organização são feitos por um produtor de eventos, profissional que é capaz de gerenciar o seu tempo de forma sábia para assim realizar o evento sem imprevistos e com total sucesso.
10 sugestões para você organizar grandes eventos em 2019
Abaixo listamos as melhores sugestões para você organizar grandes eventos em 2019. Confira:
1. Estabelecer objetivos
Uma das principais dicas de como organizar grandes eventos em 2019 é estabelecer os objetivos relacionados aos eventos. É muito importante se perguntar: aonde que a minha empresa quer chegar com esse evento? Qual é o diferencial dele? O que o meu evento gera de valor ao público? O que cada um do público espera dele? Como posso surpreender e entregar tudo aquilo que os participantes esperam? Quem são os fornecedores ideais para atuar nesse evento?
Há várias perguntas que ajudarão a definir um plano estratégico para os seus eventos, garantindo de que ele cumpra com os seus objetivos e traga resultados.
2. Público-alvo
Outra dica muito importante para organizar grandes eventos em 2019 é saber qual será o seu público-alvo. Será um público infantil, juvenil ou adulto? Ou será uma mistura de todos? Caso o seu público-alvo seja infantil, logo é possível definir outras etapas da organização do seu evento, como, por exemplo, contratar brinquedos infantis para a diversão das crianças.
3. Aposte na tecnologia
Para quem quer organizar grandes eventos em 2019 com sucesso deve apostar na tecnologia! Atualmente, há diversas ferramentas que auxiliam na organização de informações, que melhoram a experiência do seu público e ajudam na divulgação do seu evento.
Por isso, vale a pena fazer pesquisas dentro desse mercado para descobrir quais recursos tecnológicos que têm tudo a ver com os eventos organizados por você. Esse recurso pode ser um aplicativo exclusivo com funcionalidades que facilitarão a gestão dos produtores e encantarão os participantes.
Pode ser até mesmo um site de venda de ingressos online! Use e abuse da sua criatividade.
4. Escolha os melhores fornecedores
Sem fornecedores é impossível organizar grandes eventos em 2019, por isso é muito importante investir um tempo para escolher os melhores fornecedores para o seu evento. Além de fazer uma boa pesquisa sobre fornecedores que são a cara do seu evento, é preciso que cada um garanta que vai cumprir a sua parte e entregar o seu serviço dentro das condições com qualidade e dentro do prazo.
Tenha uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas demandas. Diga com clareza para eles tudo o que você espera, apresente os seus objetivos e negocie os prazos e as condições.
5. Cronograma
O cronograma é outra parte muito importante na hora de organizar grandes eventos em 2019. Ele garante que tudo ocorra conforme o planejado no dia, que o local seja entregue em perfeitas condições, que os equipamentos contratados sejam retirados pelas equipes etc. O cronograma deve ser elaborado com antecedência, pelo menos seis meses antes, do dia do evento.
Nele deve conter os fornecedores contratados, quando serão feitos os pagamentos, os convites e o checklist. O cronograma precisa responder todas as perguntas e ajudar o produtor a ter um controle sobre tudo que está ocorrendo antes, durante e após o evento.
6. Calculando e respeitando o orçamento
Para a organização de um evento é muito importante calcular e respeitar o orçamento disponível. É importante sempre voltar ao seu custo ideal, fazer hipóteses de gastos e acompanhar todo o processo para garantir que os valores investidos estão dentro do orçamento estabelecido.
Busque negociar as melhores condições com os fornecedores, obtenha descontos para um pagamento à vista ou em pequenas parcelas e tenha sempre em mente que manter o evento dentro do orçamento original é uma das melhores formas para alcançar a perfeição. Afinal, não adianta ser um sucesso em público se o evento significar um prejuízo para a empresa.
7. Resolva questões decisivas
Quando se fala em organizar grandes eventos em 2019 é preciso saber resolver as questões decisivas como: orçamento, data, local e divulgação do evento. Não importa o tipo do evento, a quantidade e o perfil do seu público, o tema a ser abordado ou a finalidade em questão. Alguns fatores são essenciais para o sucesso de todo e qualquer evento e, por isso, é importante dar atenção a elas.
8. Local do evento
Para obter sucesso em seu evento é preciso saber escolher o melhor local para que ele ocorra. Para a escolha de local é preciso levar em consideração se o espaço está em uma boa localização, onde os participantes e os convidados conseguem chegar com facilidade, se há estacionamento disponível para as pessoas que estarão no evento ou se há transporte público e/ou motorista particular (táxi) e, principalmente, segurança (extintor de incêndio e saídas de emergência).
9. Divulgação do evento
Para que um evento ocorra com sucesso, é muito importante divulgar o suficiente para atrair a quantidade máxima de um público. Nenhum evento obtém sucesso sem divulgação! A divulgação pode ser feita através de redes sociais, panfletos, blogs e até mesmo outdoors. Use e abuse da sua criatividade com algo que atraia a atenção do público e que faça com que ele se interesse pelo seu evento!
10. Não deixar nada para última hora
Como última das dicas para organizar grandes eventos em 2019 é não deixar nada para a última hora. Tomar decisões de última hora, convidar o público faltando poucos dias para o evento, negociar condições com fornecedores de última hora, enfim, todas essas atitudes precisam ser evitadas.
Um evento de sucesso está relacionado à capacidade de planejamento e a antecedência das decisões. Com prazo é possível negociar as melhores condições com os fornecedores e investir tempo criando estratégias de divulgação eficiente. O tempo é um dos maiores aliados na organização de um evento.
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