Estar preparado para enfrentar e resolver imprevistos é uma forma correta de tratar com profissionalismo a garantia de que eventos possam ser realizados de maneira segura e sem riscos.
Eventos envolvem diversos detalhes em seu planejamento, com atividades e prestadores de serviços variados. Há muita chance de haver problemas de falta de atendimento ou conclusão de serviços, impactando diretamente nos resultados finais,
Contratar fornecimento de brinquedos, mesas e cadeiras, bandas para se apresentarem, empresas de decoração, som e iluminação , filmagens e todos os detalhes de um evento, como encomendas de brindes, podem representar – se não for feita uma boa seleção – mais possibilidades de riscos de fornecimento.
Quando se percebem os riscos, a melhor alternativa é trabalhar para que eles possam ser reduzidos, e é para isso que existe o gerenciamento de crises.
Neste artigo, vamos apresentar como fazer a gestão de crises em evento e assim manter estratégias seguras para a sua realização.
O que é uma gestão de crises?
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A gestão de crises em evento é uma ferramenta de planejamento e execução que visa assegurar a busca de soluções para eventuais problemas que surjam ao longo dos preparativos e durante a execução de eventos.
Deve ser voltada para ter agilidade na busca de soluções e a garantia de preservar a marca dos realizadores do evento junto aos participantes e patrocinadores.
Qual é a sua importância?
Uma gestão de crises em evento se torna fundamental para garantir que possa ter uma realização de qualidade ou que sejam antecipados e identificados fatores que acabem impactando na possibilidade de realização do evento, e assim possam ser adotadas providências que minimizem os riscos à imagem da empresa.
Quando elaborar um gerenciamento de crises?
Trabalhar na gestão de crises em evento deve ser uma tarefa que envolve muito planejamento e discussões de possibilidades e respectivas soluções, para que seja garantida a realização do evento.
Antecipar possibilidades, mesmo aquelas mais improváveis, faz parte de um plano de qualidade, que deve ser previamente definido, considerando cada etapa de organização e construção, assim como a própria realização do evento.
Gestão de crises somente funciona se for alinhada antecipadamente, caso contrário passa a não ter esse objetivo de gestão, mas sim de tentar solucionar algo não considerado no planejamento.
Como fazer esse gerenciamento?
Para realizar uma gestão de crises em evento, é necessário atuar em alguns aspectos fundamentais para garantir seu sucesso.
A seguir, apresentaremos os principais passos para realizar um gerenciamento de crises com sucesso.
Identifique o problema
Uma boa gestão de crises em evento deve conseguir se antecipar a eventuais riscos e problemas que possam surgir.
Importante que sejam avaliados os cenários possíveis em cada etapa do evento, para que se possa trabalhar em cima de possibilidades de atuação e possíveis soluções.
O ideal é definir um painel e trabalhar nas possibilidades que forem identificadas.
Identifique as causas
Com os problemas identificados, é possível estabelecer suas causas, e isso é fator fundamental de sucesso de uma adequada gestão de crises em evento.
Com as principais causas, é possível estabelecer as ações para superar seus impactos e reduzir as chances de ocorrerem problemas em soluções.
Faça uma coleta de dados e informações
É preciso levantar dados e informações para que se possam tomar as devidas ações e soluções.
Ter condições de estabelecer fornecedores adicionais e que se possa recorrer em necessidades de soluções de problemas, ou para substituição de outros se torna fundamental como estratégia de definição de redução de riscos.
E isso se aplica a quaisquer aspectos de um evento.
Centralize as responsabilidades de comunicação e soluções
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Definir um responsável por conduzir o grupo de trabalho do gerenciamento de crises é decisivo para o sucesso dessa iniciativa.
Caso contrário, as necessidades de ações de solução poderão ser impactadas de maneira bastante significativa e assim comprometer esse processo.
Esse gestor deve definir os responsáveis por cada plano de ação, estabelecendo assim um processo de delegação total.
Esteja preparado para imprevistos
Mesmo com todo o cuidado e um trabalho intenso de gestão de crises, é possível que surjam imprevistos.
Para que as soluções mais adequadas sejam tomadas nessas situações, é preciso se manter calmo, pois só assim poderão ser decididas as melhores ações a ser tomadas.
Também é necessário manter a segurança, sempre, faz parte decisiva no plano de gestão de crises.
Defina a estratégia de comunicação para casos críticos
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Mesmo com um gerenciamento de crises de boa qualidade, os riscos podem se concretizar e seu evento sofrer impactos em seus resultados ou ainda ter de ser cancelado.
Para qualquer situação crítica que possa surgir, é necessário que se estabeleçam as estratégias de comunicação de forma transparente a ser adotadas junto aos participantes.
Definir padrões de ações para esses momentos e alinhar com todos os envolvidos é necessário para demonstrar a sua capacidade de organização e profissionalismo, o que transmite maior segurança para todos.
Ter uma boa comunicação é uma estratégia adequada e correta para uma gestão de crises de qualidade.
Defina critérios de avaliação dos resultados do evento e atuação
Gestão de crises está voltada para se preparar para aquelas situações indesejadas, mas que podem acontecer.
Assim, a previsibilidade se torna um elemento de apoio para a adequada tomada de decisões em situações críticas, evitando improvisos e falta de ação para soluções de casos ocorridos.
Importante usar experiências anteriores e até mesmo estudos de casos de mercado, para servirem como suporte a definição de estratégias a ser adotadas em casos semelhantes.
Então, ao final de um evento, procure utilizar o conhecimento adquirido para fortalecer os eventos futuros e a sua gestão de crises.
Considerações finais sobre gestão de crises em evento
Fazer gestão de crises em evento se torna necessária, pois, através desse processo, é possível identificar eventuais problemas e riscos que possam surgir e estabelecer formas de minimizá-los.
Com um gerenciamento de crises adequado e de qualidade, seu evento estará mais seguro e poderá ser realizado de forma segura.
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