Em qualquer tipo de atividade, é fundamental ter uma boa gestão financeira. Essa lógica se aplica também a quem trabalha com organização de eventos. Afinal, é uma atividade complexa, que envolve diversos tipos de profissionais e equipes, exigindo que sejam realizados controles financeiros muito rígidos para que tudo possa correr dentro do previsto e com os custos bem controlados.
Efetuar boa gestão financeira requer cuidados específicos e muito acompanhamento para que se possa conquistar o ROI – retorno sobre investimento – desejado pelo cliente e/ou pela empresa que organiza o evento.
Neste artigo, vamos apresentar dicas úteis sobre como otimizar gestão financeira de eventos e, a partir disso, tornarmo-nos mais competitivos e com possibilidades de melhorar seus ganhos com essa atividade.
8 sugestões de como otimizar gestão financeira de eventos
1. Controlar os custos de operação de sua empresa
Um dos aspectos que permitem contribuir com o tema de como otimizar gestão financeira de eventos, diz respeito à ação – anterior a qualquer evento – e que tem relação com os preços cobrados pelas empresas que organizam eventos.
Estamos falando sobre dispor de um controle rígido de custos de operação, que se referem àqueles valores que permitem uma empresa funcionar como: aluguéis, empregados, despesas gerais etc.
Tudo que esteja relacionado ao funcionamento normal da empresa deve ser bem controlado, pois esse tipo de despesa gerará impacto direto sobre a apuração do resultado apurado pela atividade.
Caso sejam elevados, seu preço pode deixar de ser atraente para o cliente e, dessa forma, perder trabalhos.
2. Efetuar um planejamento de eventos
Uma das maneiras que se tem para identificar como otimizar gestão financeira de eventos está relacionada à forma como se planeja a realização do evento.
É importante definir prazos que atendam ao cliente; porém, que não gerarão custos adicionais, encarecendo o serviço. É essencial identificar claramente quais as exigências e finalidade do evento. Tudo isso também faz parte do planejamento adequado.
Esses fatores impactam diretamente em contratação de prestadores de serviços e na escolha de locais apropriados, assim como a necessidade de estrutura adequada.
3. Definir as margens de lucro desejadas
Um aspecto que auxilia a ter como otimizar gestão financeira de eventos está relacionado à apuração das margens de lucro que se deseja com a prestação de serviços.
Não se deve levar em consideração apenas o percentual sobre valores cobrados dos clientes, mas sim um controle de custos correto, inclusive que seja específico, separado por tipo de evento.
Isso é importante, pois cada evento envolve atividades e especificações diversas, acarretando maior ou menor grau de conhecimento, fator que tem de ser considerado na formação de preços para definir as margens a ser aplicadas.
Dessa forma, muitas vezes a margem pode ser adequada ou insuficiente para remunerar seu conhecimento e diferencial de qualidade ao cliente.
A complexidade do evento também é um aspecto a ser considerado na definição da margem mais adequada.
4. Estabelecer parcerias
Manter parcerias com fornecedores e identificar alternativas para casos de falhas ou impossibilidades de atendimentos é uma excelente forma de como otimizar gestão financeira de eventos.
Isso deve ocorrer porque é um modo de evitar ter de buscar, de forma contínua, prestadores de serviços no mercado e, muitas vezes, em caráter emergencial, apenas para atender necessidades imediatas, o que envolverá custos maiores.
Para quem organiza eventos, há uma grande variedade de profissionais que prestam serviços para que o evento possa ser realizado com qualidade. Assim, contratação de equipes de apoio como garçons, serviços de buffet, animadores e músicos é sempre algo interessante e benéfico ao trabalho.
Importante negociar e manter os profissionais sempre prontos a atender com qualidade e dentro do combinado para que seu evento seja um sucesso.
Também se torna fundamental desenvolver a lista de fornecedores dentro do padrão de qualidade que se busca. É uma maneira de ter diferencial de mercado, pois mantendo parcerias de bom nível, se consegue maior comprometimento das partes, com melhoria de atendimento e resultados.
5. Controlar a posição de contas a receber e a pagar
Para se conseguir identificar como otimizar gestão financeira de eventos, não se pode deixar de cuidar dos controles da empresa.
Não há como conseguir uma boa gestão quando não se conta com controles adequados e que recebam acompanhamento constante.
Uma empresa, para que se mantenha competitiva, deve efetuar o controle de suas contas a receber e a pagar de maneira bastante criteriosa, sem descuidar de atuar sobre esses itens.
Esses são os elementos fundamentais para manter a empresa em funcionamento adequado e poder contar com parcerias sempre presentes e que tenham qualidade de atendimento.
Não é possível manter o funcionamento de uma empresa que não consiga identificar a situação de inadimplência, ou descuidar de cobranças, assim como atrasar pagamentos a parceiros, o que geraria insatisfação e comprometendo a imagem perante o mercado.
Para que se tenha sucesso com esses controles é importante fazer uso de recursos de informática que permitam auxiliar o acompanhamento desses dados.
6. Estabelecer um fluxo de caixa
Controlar as entradas e saídas de caixa de sua empresa é um excelente instrumento de como otimizar gestão financeira de eventos.
Muitas vezes, ao não se acompanhar a movimentação financeira e previsões de entradas e saídas futuras, pode-se causar um grande estrago na gestão, sendo um caminho certo inclusive para ocorrer fraudes. Essas somente serão percebidas quando já foi realizado um prejuízo, muitas vezes irreversível.
Por isso, o controle financeiro é fundamental para que a empresa se mantenha em operação de forma sustentável.
7. Definir o orçamento do evento
Para ter como otimizar gestão financeira de eventos há uma peça de controle básica que deve ser utilizada sempre: o orçamento do evento.
Esse tipo de controle permite estabelecer:
- a receita que será obtida;
- os gastos a ser realizados;
- os custos administrativos;
- custos com impostos;
- a margem de lucros.
Porém, é necessário efetuar o acompanhamento de maneira contínua e diária, apurando eventuais desvios de valores previstos e realizados, e efetuando ajustes.
8. Defina uma reserva para imprevistos
Ninguém deseja imprevistos; porém, podem ocorrer. Dessa maneira, uma boa dica de como otimizar gestão financeira de eventos é incluir previsões de riscos que possam vir a ocorrer.
Assim, é possível se preparar para suas soluções, inclusive considerando em seu orçamento um valor reserva para enfrentar tais ocorrências.
Nesse caso, pode ocorrer até a devolução, ao cliente, do valor não utilizado – caso seja cobrado antecipadamente –, ou mesmo efetuado um desconto no preço total ao fim do evento. Uma excelente maneira de encantar o cliente e manter uma fidelização a sua marca.
Conclusão sobre como otimizar gestão financeira de eventos
Vimos 8 dicas de como otimizar gestão financeira de eventos, sendo que alguns tópicos passam por ações administrativas, sim, mas que impactam diretamente na gestão financeira. Por isso, são múltiplos elementos a ser implantados. Deixe seu comentário em nosso post.
