Você sabe o que é um evento acadêmico? Sabe como funciona? Quer organizar um evento acadêmico de sucesso e não sabe como? Nesse artigo falaremos tudo sobre eventos acadêmicos e daremos sete dicas de como realizar eventos acadêmicos de alto nível.
Eventos acadêmicos
De forma geral, os eventos acadêmicos buscam trazer novas informações e estimular o conhecimento e debate acerca de temas específicos reunindo pesquisadores, estudantes e profissionais. Os principais tipos de eventos acadêmicos são:
Congresso: evento que possui um tema central e o objetivo é discutir sobre a temática para chegar a conclusões e adquirir resultados. Esse tipo de evento é composto por painéis mesas-redondas, apresentação de trabalhos, palestras, entre outros;
Painel: os protagonistas desse tipo de evento são os painelistas que expõem suas pesquisas e seus trabalhos em curto prazo; cada painel apresenta uma visão sobre determinado tema. O principal objetivo é expor experimentos acerca de um tema com dois ou mais painelistas;
Simpósio: evento que possui o objetivo de elaborar um intercâmbio de informações com a presença de palestrantes e coordenadores que discorrem sobre um tema apresentando informações e criando debates entre os próprios palestrantes e interagindo com o público que possui a liberdade de questionar e tirar dúvidas;
Encontro: esse tipo de evento possui um tema e reúne diversas ramificações do mesmo assunto. O objetivo principal desse evento é debater sobre o tema e elaborar mudanças positivas na forma de atuação;
Mesa-redonda: esse tipo de evento possui entre dois ou mais palestrantes e um mediador. Seu principal objetivo é o de reunir profissionais que possuem experiências e visões diferentes dentro do assunto para criar diferentes pontos de vista, podendo até mesmo abrir um debate com o público, e o mediador é responsável para conduzir o dialogo de forma consensual e organizada;
Seminário: tal evento busca apresentar diversos pontos referentes a um assunto. A diferença desse evento é o envolvimento e a discussão do tema após a explanação por um palestrante.
Sugestões de como realizar eventos acadêmicos de alto nível
Abaixo listamos as melhores dicas de como realizar eventos acadêmicos de alto nível. Confira:
1. Planejando o evento
Uma das dicas de como realizar eventos acadêmicos de alto nível é preparar o seu planejamento de forma adequada. É nesse momento que se deve escolher uma equipe qualificada para lhe auxiliar durante todo o processo, até porque você não irá organizar um evento sozinho, não é mesmo? Nessa etapa é preciso definir o orçamento, escolher o local que ocorrerá o evento, decoração, alimentação e ainda designar quais tarefas que cada membro da organização realizará.
2. Definindo os objetivos do evento
Estabelecer o objetivo do evento é mais uma das dicas de como realizar eventos acadêmicos de alto nível. O que seu evento visa atingir? A resposta dessa questão lhe guiará para o objetivo geral do evento. Se você espera expor mais de um ponto de vista sobre um assunto e debater com diversos profissionais da área, o simpósio e a mesa-redonda podem ser o formato adequado para o seu objetivo, por exemplo. Definir o objetivo do evento é o passo inicial para decidir o seu formato.
3. Definir e convidar palestrantes
Definir e convidar os palestrantes para o seu evento é outra dica de como realizar eventos acadêmicos de alto nível. O perfil do palestrante a ser convidado deve ser adequado aos objetivos do seu evento. Prefira por um palestrante que possua um perfil técnico e que tenha habilidade de comunicação. Além disso, é possível incentivar um networking dentro do evento, chamando alguém de referência na área ou pessoas que vão se interessar pelo conteúdo do seu evento.
4. Planejar a submissão e avaliação de trabalhos
Planejar a submissão e avaliação de trabalhos é outra dica importante de como realizar eventos acadêmicos de alto nível. Eventos acadêmicos incluem a submissão de trabalhos dos participantes para serem apresentados nele, porém não é qualquer trabalho que é selecionado, e esse processo precisa da aprovação de avaliadores.
Caso o seu evento aceite a submissão de trabalhos acadêmicos ou científicos, você precisa definir as regras para essa submissão. Também é preciso pensar em como funcionará a logística de envio dos trabalhos, avaliação e revisão.
5. Definir custos e valores
Pensar em qual será a proposta do evento e decidir qual valor será cobrado por ele é outra dica de como realizar eventos acadêmicos de alto nível. Se for preciso o aluguel de equipamentos, aluguel de local para o evento, se os palestrantes serão pagos ou não, quais materiais serão fornecidos aos participantes, enfim, é preciso pensar em tudo que será investido para que o evento saia da melhor maneira possível.
O custo maior está na quantidade de tempo de todos os participantes que estão ali para ouvi-lo. Provavelmente você gastará também com as passagens aéreas e hospedagem. Depois de saber de quanto será gasto ou adquirir patrocínios, você definirá o valor da entrada do evento e se ele terá cupons de desconto.
Saber sobre o salão de festas do evento, equipe responsável por cerimonial, buffet, bebidas e outros detalhes como música ao vivo e decoração é importantíssimo também. Fique com atenção redobrada!
6. Credenciamento
Definir o credenciamento de seus participantes é mais uma dica de como realizar eventos acadêmicos de alto nível. Como será feita a entrada dos participantes do evento? O credenciamento envolve o cadastro das pessoas que compareceram no evento de fato e muitos fazem esse trabalho manualmente com planilha de Excel e sem ajuda de um sistema.
Mas, o credenciamento também pode ser feito com um sistema para garantir e confirmar a participação da pessoa no evento. A pessoa pode fazer o seu cadastro online, chegar ao evento e pegar o seu credenciamento em mãos para entrar, por exemplo.
7. Plataforma online de gestão de eventos
Por fim, como última dica de como realizar eventos acadêmicos de alto nível é necessário utilizar uma plataforma online de gestão de eventos, pois com isso é possível simplificar todos os processos de organização de eventos. Há plataformas que simplificam a organização de eventos acadêmicos onde é possível gerenciar todo o ciclo do evento, desde as inscrições, grade de horários, publicação de evento e até mesmo o final do evento onde as pessoas podem dar o seu feedback sobre ele.
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