Você gosta de festas de fim de ano? Ou trabalha na área de eventos e precisa fazer milagres para adequar os orçamentos de clientes e parceiros às demandas de festas? Então acompanhe a seguir sete sugestões de como economizar ao realizar eventos de fim de ano. Confira todos os detalhes a partir de agora!
1. Faça os seus enfeites
Se a festa é particular e conta com poucos convidados, você tem a possibilidade de pôr em prática o lema “Faça você mesmo”. Esse movimento vem crescendo e, além de ajudar economizar, trabalha com a sua criatividade.
Cada vez mais os eventos de fim de ano particulares têm um toque pessoal, seja nos convites, enfeites, uma arte criada pelo anfitrião, brindes personalizados ou os enfeites da mesa, por exemplo.
Quer um exemplo de como economizar ao realizar eventos de réveillon? Use taças, copos ou até mesmo vidros de alimentos como porta-velas. Deixe a criatividade fluir.
2. Faça compras com antecedência
O comércio brasileiro, e de outros países, tem como praxe aumentar o preço em épocas festivas, ou seja, perto do réveillon os preços têm um aumento considerável. Então, como economizar ao realizar eventos de fim de ano? A resposta é fácil: faça as compras com antecedência, essa é uma estratégia fundamental. Você vai adquirindo os produtos aos poucos, além de aproveitar as promoções.
3. Coloque a mão na massa
Citamos o lema “Faça você mesmo” e vamos continuar falando sobre isso mais um pouco. Praticamente todos os eventos de fim de ano têm algo para comer e sabemos que o gasto é alto com buffet. Por esse motivo, um jeito de economizar é preparar a ceia.
4. Defina quem é o seu público e o que ele espera
Se você quer produzir um evento maior, o primeiro passo de como economizar ao realizar eventos de fim de ano é conhecer o seu público. Quando falamos em conhecer é saber as características deles e a quantidade de pessoas previstas para a festa. Por exemplo, você compra mil unidades da bebida A, porém, o público estimado será de cem pessoas, que não vão consumir mais que trezentas unidades de bebida. E o pior, a preferência deles era a bebida B e não a A, ou seja, você comprou estoque demais e ainda não agradou o seu público.
Por mais que os eventos de fim de ano abranjam vários tipos de pessoas, é importante fazer um estudo antecipado do público a fim de agradar a maioria e não desperdiçar dinheiro com o estoque.
Outra dica de como economizar ao realizar eventos de fim de ano atrelada ao público é o espaço onde a festa ocorrerá. Depois que você conhecer bem quem irá à sua festa, você saberá o tamanho do local que você terá que alugar, Você não precisa alugar um espaço que caiba mil pessoas se o público estimado é de 300.
5. Venda os ingressos antecipadamente
Pensando em evento de médio ou grande porte que seja aberto ao público, outro modo de como economizar ao realizar eventos é vender os ingressos de forma antecipada. Quanto mais você vender antecipadamente o ingresso, melhor saberá quantas pessoas deverão comparecer à festa. Assim, você conseguirá programar o seu estoque de forma que não sobre nem falte nada.
Utilize as redes sociais para fazer a divulgação do evento, essa dica fará você economizar, pois não precisará gastar com divulgação em rádio, jornal e/ou televisão.
6. Corra atrás de patrocínio
Talvez o melhor jeito de como economizar ao realizar eventos de fim de ano é ter um patrocínio. Vamos pensar juntos: eventos de fim de ano de médio a grande porte têm custos elevados, pois requerem DJ ou banda, equipamentos audiovisuais, iluminação, decoração, garçons, segurança e vigilância para eventos, limpeza, bebida, comida, entre outras coisas. Caso seja um evento público que cobre ingresso, você ainda consegue recuperar uma parte do dinheiro. Entretanto, algumas vezes, só a venda de ingresso não cobre os seus gastos, por isso, patrocínio torna-se fundamental.
Não pense apenas nas grandes marcas como patrocinadores. Certamente elas têm mais poder financeiro, mas são as mais disputadas, e no final de ano, elas já estão patrocinando outros grandes eventos. Corra atrás de marcas locais, tanto as grandes quanto as pequenas. Enfim, qualquer patrocínio será bem-vindo e o ajudará a economizar.
7. Planejamento é a alma do negócio
O leitor atento percebeu o jeito de como economizar ao realizar eventos. Tudo se resume a uma palavra: planejamento!
O planejamento fará que você economize. Quando você ainda estiver pensando em fazer algum evento de final de ano, comece montando algumas planilhas de gastos. Elas vão ajudar você a visualizar o orçamento e evitar gastos desordenados. Não esqueça de listar todos os itens, dos menores até os maiores.
Faça uma pesquisa rápida na internet ou ligando para os fornecedores para que você tenha uma estimativa média de quanto irá gastar.
Após fazer as planilhas, chegou a hora da pesquisa real, onde você irá atrás dos fornecedores. Essa talvez seja a fase mais chata, pois você deixa de ser um organizador de eventos e vira um cliente sedento por serviços bons e baratos. Procure os fornecedores no seu bairro, cidade, cidades vizinhas, na internet, enfim, em todos os lugares que puder.
Porém, lembre-se que não é apenas o preço que diz se o serviço é barato ou caro. Desconfie daquilo que for muito barato, se um determinado fornecedor tem valor de 30% menor que a média, fique com o pé atrás. Como diz o velho ditado popular “o barato sai caro”.
Considerações finais
Em tempo de crise, otimizar os gastos sempre é necessário. Uma das preocupações para quem realiza eventos de fim de ano é o valor gasto para fazer uma festa. Sempre é bom saber de dicas de como economizar ao realizar eventos.
O que achou de nossas dicas para economizar ao realizar eventos de fim de ano?
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