Você está organizando um evento e não sabe o que é contabilidade? Sabia que é preciso utilizar a contabilidade em eventos? Mas como fazer isso? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos, o que é contabilidade e de como fazer contabilidade de eventos sem errar. Acompanhe cada detalhe sobre esse tema tão importante a partir de agora!
O que é contabilidade?
A contabilidade é a ciência que tem como finalidade o estudo das variações qualitativas e quantitativas sucedidas no patrimônio, assim como o conjunto de direitos, bens e obrigações das entidades. É pela contabilidade que é obtido o máximo das informações relevantes para assim tomar as decisões estudando, registrando, interpretando e controlando o patrimônio.
A importância da contabilidade de eventos
A contabilidade está diretamente associada ao orçamento do evento. Tudo que envolve gastos, encargos e recebimentos devem ser checados adequadamente a fim de manter o controle financeiro e para evitar gastos desnecessários.
Além disso, tem as obrigações legais que o produtor precisa estar atento para não cometer nenhum erro que possa comprometê-lo e, dessa maneira, causar prejuízos a sua carreira. No momento da prestação de contas, o cerimonialista, ou empresa de eventos, precisará dar conta de mostrar tudo o que foi investido na festa, bem discriminado e documentado. Por isso, contabilidade de eventos é algo tão importante. E um tema que você precisa dominar bem, desde já!
Como fazer contabilidade de eventos?
Lidar com dinheiro é um desafio para diversas pessoas e, no caso de orçamento de um evento, não temos como fugir, pois ela é a peça principal para o sucesso e a realização de eventos. Abaixo, listamos as melhores dicas de como fazer contabilidade de eventos sem errar. Confira:
1. Pesquisa de escritório
Antes de tudo, para saber como fazer contabilidade de eventos é preciso escolher um escritório de contabilidade para lhe auxiliar. Procure escolher um que tenha boas avaliações sobre os seus serviços. Outra dica sobre como fazer contabilidade de eventos é buscar referências de empresários conhecidos que ficaram satisfeitos com o serviço de empresas contábeis.
2. Encargos obrigatórios
Uma das primeiras dicas de como fazer contabilidade de eventos é que você precisa se atentar sobre os devidos encargos obrigatórios, assim como a contratação de temporários, pagamento de impostos sobre os rendimentos, encargos trabalhistas para fixos contratados pela CLT e o pagamento de taxa do registro da empresa ou MEI.
3. Nota fiscal
Outra dica de como fazer contabilidade de eventos é a emissão da nota fiscal obrigatória por lei e que deve ser exigida assim que for contratar o serviço daquela empresa. Lembre-se de verificar se a empresa possui CNPJ registrado.
4. Pagamento de cachês
Outra dica de como fazer contabilidade de eventos é registrar tudo em contrato para evitar qualquer problema, como, por exemplo, o pagamento de cachês aos profissionais de seu evento, e tudo dentro de parâmetros legais. Caso seja feito por uma pessoa física, por exemplo, é preciso ter a emissão de recebido e o recolhimento de tributos devidos.
5. Estipulando orçamento
Para saber como fazer contabilidade de eventos é preciso estipular o orçamento geral para a produção do seu evento. Levante questões como o quanto você deseja e o quanto pode gastar, o que é preciso ser quitado de imediato e o que será possível pagar antes e depois do evento. Esses são detalhes que pode lhe ajudar a estipular qual será o orçamento geral do seu evento para assim conseguir negociar e adquirir as melhores ofertas.
6. Cuidado com imprevistos
Imprevistos sempre acontecem e é recomendado que o orçamento seja feito com uma margem de erro no custo final. Nem sempre as coisas ocorrem conforme o que desejamos, por isso, o ideal é estar preparado para gastos inesperados com o seu evento. Para que você fique preparado para qualquer imprevisto, a dica é contratar um profissional que seja capacitado para auxiliar você a definir o orçamento e a evitar problemas relacionados à falta de dinheiro no passo final do evento, por exemplo.
7. Checklist
É muito importante elaborar um checklist para ter controle sobre tudo que precisará ser contratado juntamente com os valores estimados e as condições de pagamento. O checklist precisa conter todos os detalhes, até mesmo os mínimos do seu evento para você acompanhar o que já foi e o que ainda deve ser feito para garantir sucesso. Ele pode ser criado em uma planilha com todas as informações essenciais, e isso pode tornar a gestão financeira do evento mais simples e prática.
8. Fornecedores
Outra dica de como fazer contabilidade de eventos é pesquisar fornecedores e separá-los por setores. A dica é listar todos os serviços e produtos que serão necessários para realizar o seu evento e separá-los por setores, assim como decoração, locação, limpeza, som e iluminação, alimentação, equipe, entre outros. Com a lista de fornecedores é possível identificá-los pela área de atuação e até levantar os custos. Lembre-se de pesquisar bem antes, comparar e analisar todos os dados para facilitar no momento de tomar as suas decisões. Procure levar em consideração prazo, preço, benefícios, formas de pagamento e a qualidade dos serviços e produtos.
9. Investimento e lucratividade
Isso ajudará a descobrir se o seu evento é viável. Ou seja, para fazer o cálculo da quantidade de convites que você terá que vender para bancar todos os custos do seu evento, basta comparar todos os gastos com o total de receitas geradas. E sim, é interessante vender ingressos para arcar com os seus gastos e lucrar.
Também é importante avaliar o quanto o seu público estará disposto a pagar no ingresso de seu evento, e, para isso, você pode elaborar uma pesquisa com antecedência.
Um evento que oferece ingressos muito caros pode acabar afastando o público e inviabilizar a realização do evento. Também é muito importante verificar a quantidade de participantes confirmados, possibilitando, assim, definir o valor do ingresso.
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