Fazer contabilidade de bom nível é garantia de reduzir riscos com diversos aspectos de um negócio, entre os quais se incluem:
- riscos fiscais;
- riscos de falta de registros de dados;
- riscos de descontrole de operações etc.
Uma boa contabilidade de eventos possui as mesmas características daquelas utilizadas em qualquer negócio e deve ter seus registros realizados de forma organizada e sem a possibilidade de serem ignorados.
Nesse artigo vamos apresentar 10 dicas para fazer boa contabilidade de eventos, para que eventuais riscos possam ser reduzidos ou mesmo eliminados.
- Necessidade de definição clara dos objetivos
Uma contabilidade de eventos adequada tem de seguir um princípio básico de contabilidade, a saber: o entendimento dos objetivos do evento e de todos os aspectos que estarão envolvidos nesse projeto.
Isso é importante para que a contabilidade seja elaborada dentro das características aplicadas ao evento e que possa contemplar os cuidados com a parte fiscal e de comprovações legais necessárias, visando eliminar riscos de exposição para a empresa que organiza o evento e seus investidores.
- Estabelecer um plano de contas adequado
Para que uma contabilidade de eventos seja eficiente é necessário que se estabeleça um plano de contas detalhado que considere todos os aspectos de organização e realização do evento.
O plano de contas é o instrumento que permite orientar o contador e equipe sobre como deve efetuar o registro contábil das transações realizadas.
Dessa forma, contempla quaisquer operações existentes, como os registros de compras e fornecimento de brindes, contratações de prestadores de serviços como Buffet, músicos, som e imagem e todos os demais elementos que possam se integrar ao evento.
- Definir o fluxo de informações contábeis
É importante definir o fluxo de documentação e informações contábeis para que a contabilidade de eventos possa ser realizada de forma adequada.
Quando não se tem uma definição clara sobre esse fluxo é possível que ocorram prejuízos com riscos para a empresa, como falta de registro de notas e recolhimento de impostos, a contabilidade demonstrar uma situação irreal, ocorrência de desvios e fraudes não identificadas.
Dessa maneira é importante definir um fluxo de informações e de documentos adequado para evitar problemas futuros.
- Adotar a escrituração fiscal correta
Uma contabilidade de eventos adequada deve considerar a avaliação correta do enquadramento fiscal da operação para que as notas e operações sejam registradas de forma precisa e se apure com exatidão os valores a recolher.
Como eventos envolvem uma série de prestadores de serviços com diversas características e enquadramentos fiscais, torna-se fundamental que suas notas estejam devidamente preenchidas e com os destaques de impostos corretos para evitar riscos de autuações e multas.
- Efetuar os registros tempestivamente
Todos os registros de operações realizadas devem ser feitos de forma imediata e correta, assim é possível determinar que uma contabilidade de eventos está atendendo a princípios contábeis adequados e exigidos pela legislação.
Registros que sejam efetuados fora dos prazos, causam grande impacto na confiabilidade contábil, além de expor a empresa a riscos de autuações, distorcendo inclusive os objetivos fundamentais da contabilidade.
- Ter uma contabilidade de custos adequada
Os registros de receitas e custos devem ser objeto de cuidado, porém numa bia contabilidade de eventos, ter uma adequada contabilidade de custos é fundamental como peça de controle e apuração de possibilidades de melhorias em negociações presentes e futuras.
Ter controle de custos e efetuar análises sobre os mesmos auxilia de maneira decisiva a melhorar os resultados e agregar valor ao negócio.
- Elaborar os levantamentos contábeis e divulgá-los
Não adianta ter uma contabilidade de eventos onde as informações não são divulgadas entre seus gestores e comando da empresa.
A contabilidade é a representação formal do comportamento da atividade e o principal elemento de suporte a avaliações internas e de fiscalizações que venham a ser realizadas.
Dessa maneira, ter transparência nas informações internas com a divulgação dos balanços e análises contábeis, auxilia a dar mais sustentabilidade ao negócio.
- Auxiliar nas estratégias de planejamento fiscal do evento
Grandes empresas utilizam o planejamento fiscal como uma ferramenta de melhoria de seus resultados, assim é importante usar a contabilidade de eventos, como uma ferramenta de apoio na definição de estratégias de economia em tributos de maneira legal.
Ter uma contabilidade que agregue informações de oportunidades de planejamento tributário é uma excelente forma de usar a contabilidade em sua plenitude como um elemento de assessoria de alto nível na busca de melhores resultados.
- Apurar e recolher os impostos de forma adequada
A correta apuração de impostos é um fator de tranquilidade para qualquer empresa, porém o recolhimento desses impostos se não forem realizados dentro dos prazos legais, acabam expondo a empresa a riscos de multas e punições que podem comprometer suas operações.
Importante emitir e receber todas as notas fiscais relacionadas a operação do evento, efetuar seus registros e realizar a apuração dos respectivos impostos.
- Cumprir as exigências legais e fiscais
Escolher o melhor regime fiscal da empresa pode impactar diretamente sobre seus resultados.
Quando se opta por regimes de tributação incorretos, permite-se que a empresa arque com custos adicionais, ou que deixe de apurar de forma adequada seus impostos, e que impactam diretamente em seus resultados.
Observar e cumprir as exigências legais a que está submetida é uma necessidade da empresa e que deve ser suportada por uma contabilidade de qualidade.
Conclusão sobre contabilidade de eventos
Devemos entender que uma boa contabilidade, em qualquer atividade, é o único caminho que permite apurar com exatidão o comportamento das atividades realizadas e para dar suporte com maior segurança a estratégias de gestão que deverão ser adotadas ou corrigidas.
Assim, ter uma boa contabilidade de eventos é determinante para conseguir sempre a melhoria de resultados e de estratégias de negócio.
Registrar todas as operações relacionadas ao evento, desde as mais simples, como é o caso da confecção de convites, até as mais complexas, como a contratação de espaços e prestadores de serviços, é fator determinante para conseguir os melhores resultados e as condições de avaliação do evento de forma estruturada e legal.
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