Quer organizar um evento que seja inesquecível e não sabe por onde começar? Sabe o que é produção e organização? Nesse artigo daremos dicas para fazer um evento inesquecível com sucesso.
Produção e organização
A produção e a organização de um evento possuem diversas etapas que são: o estabelecimento do orçamento que será utilizado para a organização do evento e também uma reserva para caso ocorra algum imprevisto (falta de comida ou bebida, por exemplo), escolha do local em que ocorrerá o evento, contratação de fornecedores (aluguel de mesas e cadeiras, por exemplo), patrocinadores, Buffet, contratação de equipes de segurança, entre outros.
A organização de um evento deve ser feita com a ajuda de um produtor, um profissional que possui conhecimento sobre eventos e sabe como ele deve ser feito para garantir o sucesso do mesmo.
Dicas para fazer um evento inesquecível
Abaixo listamos as melhores dicas para fazer um evento inesquecível. Confira:
1. Escolha de data, horário e local
Uma das primeiras dicas para fazer um evento inesquecível é escolher a melhor data, horário e local em que ocorrerá o evento. A data deve ser, de preferência, perto de finais de semana (dias em que as pessoas costumam tirar para descansar ou se divertir). Evite escolher datas próximas de feriados ou de algum outro evento que ocorrerá, pois as pessoas terão que escolher entre ir a seu evento ou viajar ou ir ao outro evento.
O horário vai depender do tipo do seu evento, por exemplo: se for um show, dependendo da quantidade de atrações, pode ser realizado de tarde e/ou noite ou somente à noite. Já o local deve ser escolhido pensando na quantidade de pessoas que estarão no evento, caso tenha alguma dúvida consulte a quantidade de pessoas que estão realmente interessadas em seu evento ou que já compraram antecipadamente o convite.
2. Defina o tema
Definir o tema é outra das dicas para fazer um evento inesquecível. Mas, como fazer isso? É simples, basta pensar o que você deseja trazer para o seu público, assim como um show, uma festa, feira, convenção, festival, entre outros.
3. Decoração conforme tema
Escolher a decoração do local conforme o tema escolhido é mais uma das dicas para fazer um evento inesquecível. A imagem que você passa durante um evento determina a primeira impressão dos convidados. É muito importante ter todo cuidado com a decoração de qualquer evento e é fundamental para uma empresa ter a sua marca reconhecida.
4. Equipe de atendimento
É muito importante ter uma boa equipe de atendimento no evento para garantir o bem-estar dos participantes. Procure organizar um grupo e prepare-os conforme os seus ideais. Funcionários bem preparados possuem a capacidade de atender qualquer pessoa que estará presente no evento, por exemplo: auxiliar uma pessoa a encontrar os banheiros.
5. Sessões de degustação
Realizar sessões de degustação de comes e bebes que pode agradar qualquer tipo de participante é mais uma das dicas para fazer um evento inesquecível. Até porque comidas e bebidas e não são recusados em eventos.
A prática da degustação pode ocorrer através de um Buffet ou até mesmo um simples coquetel. Lembrando que tudo depende da quantidade de pessoas que estarão presentes no evento, o estilo e a duração do mesmo. O importante é deixar os participantes satisfeitos.
6. Atrações e diversão
Escolher atrações para a diversão dos participantes e ainda promover a interação entre eles é outra das dicas para fazer um evento inesquecível. Atrações como bandas, show de mágica, DJ, teatro, entre outros.
Lembrando que para escolher a atração perfeita para o seu evento você deve conhecer o seu público e qual atração será ideal para o estilo do seu evento. Lembre-se de pesquisar bem antes de contratar a atração, pesquise trabalhos anteriores e feedbacks de clientes anteriores para garantir que a atração seja de qualidade e que não ocorra nenhum problema na hora da apresentação.
7. Patrocínio
Um evento requer uma atração relevante, seja um DJ conhecido ou até mesmo uma banda. Além do artista, é preciso lembrar-se dos equipamentos de som, iluminação, barmans, garçons e maitres, custos com fornecedores, equipes de limpeza e segurança.
O dinheiro arrecadado na venda de ingressos nem sempre cobre os gastos, por isso é muito importante encontrar patrocinadores com antecedência. Dessa maneira, você garante que nada falte no seu evento. Lembre-se de escolher patrocinadores de marcas que sejam a cara do seu evento e lembre-se de pesquisar mais sobre eles antes de contratar.
8. Divulgação
Garantir participantes e para isso é preciso de divulgação que pode ser realizada por meio de flyers ou até mesmo em redes sociais é mais uma das importantes dicas para fazer um evento inesquecível. Além disso, você também pode utilizar o método de divulgação através de e-mail, enviando todas as informações sobre o evento.
Também é possível fornecer brindes e lembranças aos convites para atrair mais participantes ao evento. Atualmente as pessoas estão utilizando cada vez mais a internet então esse é o meio mais adequado para a divulgação de um evento de sucesso.
9. Venda de ingressos
A venda de ingressos que deve ser realizada antecipadamente, ainda mais se o evento for de grande porte, é mais uma das dicas para fazer um evento inesquecível. A venda de ingressos pode ser realizada em lotes ou até mesmo na portaria do evento, lembrando que você deve ter um plano caso os ingressos esgotem!
10. Pós-evento
O pós-evento é onde sabemos se o evento foi bom ou não para os participantes e é por isso que ele é tão importante. No momento em que as pessoas saem do evento, elas começam a refletir sobre o local, as comidas e bebidas e como as atrações foram boas. Para isso você pode enviar aos participantes conteúdos como fotos do evento através de redes sociais ou e-mail. Procure manter contato com os participantes e peça um feedback para eles, pois isso lhe ajudará no planejamento de outros eventos, buscando deixá-los cada vez melhores.
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