Descubra o passo a passo para fazer um evento de sucesso
Se você é um organizador de eventos, deseja que ele ocorra sem nenhum imprevisto, que satisfaça seu público e que te traga lucro, não é mesmo? Seja um show, uma festa, um workshop ou qualquer tipo de evento, garantir o sucesso dele requer muito planejamento e dedicação.
Muitas vezes, as coisas podem não sair como esperado e acabam trazendo prejuízo, mas as dicas que listamos neste artigo irão te ajudar a se manter livre dos riscos e te guiar no caminho certo para fazer um evento de sucesso. Vamos lá?
Defina os objetivos e metas do evento
Cumprir os objetivos que foram propostos pelos organizadores é fundamental para fazer um evento de sucesso. Então é preciso ter bastante cuidado na hora de analisar e definir quais são esses objetivos e o que deve ser feito para atingi-los.
As metas e os objetivos serão importantes para definir os rumos que a organização do seu evento irá seguir. Isso pode variar dependendo das características do evento, como o alcance que ele terá (municipal, estadual etc.), a quantidade prevista de participantes, os recursos financeiros necessários, o tamanho da equipe, a estrutura e equipamentos que serão utilizados, entre outros. Só então você poderá avançar para a etapa do planejamento.
Dedique tempo para o planejamento do evento
Uma das coisas mais importantes para conseguir fazer um evento de sucesso é conseguir planejar cada passo da coordenação das tarefas que serão executadas antes e durante a realização do evento. Entre essas tarefas serão envolvidas várias esferas do processo de coordenação do seu evento, como gestão de orçamento, formação da equipe, listagem de possíveis patrocinadores e ações para garantir que os participantes fiquem satisfeitos com a experiência que tiverem com o seu evento.
Realizar tudo isso pode ser muito estressante para os profissionais, por isso, investir em um tempo maior durante esta etapa irá diminuir a possibilidade de haver contratempos ou erros que você poderá cometer caso esteja agindo sob pressão de tempo.
O planejamento tende a mudar de um tipo de evento para outro. Se o seu evento for uma festa de aniversário, por exemplo, você precisará planejar qual será o tipo de decoração, o número de convites, solicitar aluguel de um salão de festas, aluguel de materiais e utensílios, contratar um buffet para eventos, entre outros. Ter o total controle sobre o que deve ser feito para a realização do evento irá garantir que você obtenha sucesso.
Consiga patrocínio para seu evento
Alguns eventos conseguem cobrir os gastos e ainda gerar receitas apenas com a venda de ingressos, de produtos ou serviços oferecidos no evento. Entretanto, eles representam apensa uma minoria do mercado. Para a maioria dos profissionais da área, conseguir patrocínio é fundamental para fazer um evento de sucesso. Os patrocinadores irão ajudar você a ter investimento suficiente para conseguir cobrir todas as atividades necessárias para que tudo corra bem.
A principal dica para conseguir patrocínio é buscar empresas da área de interesse do seu evento e que trabalhem com o mesmo público, desta forma, é mais provável que as empresas se interessem pelo seu projeto. Além disso, é importante dar preferência para empresas do mesmo porte do seu evento, e isso dependerá da quantidade de dinheiro que você precisa.
Após conseguir fazer uma lista de possíveis patrocinadores, é importante criar uma proposta de patrocínio de qualidade para conseguir convencê-los. Ela deve conter detalhes sobre do que se trata o evento e que transmita, de forma clara, as informações sobre como ele irá acontecer (local, data, público-alvo, divulgação etc.).
É importante ressaltar que o patrocínio não é um favor, e sim um relacionamento de negócios. Por isso, sempre cumpra o que foi prometido aos patrocinadores, como o valor que será gerado para eles e como a marca deles será divulgada na realização do evento. Isso irá garantir que eles voltem a investir em outros projetos e que sua empresa crie uma boa reputação.
Faça uma boa divulgação do evento
Além de ter um bom planejamento e organização, para fazer um evento de sucesso é preciso conquistar o seu público-alvo, pois são os participantes que vão gerar lucro para o seu negócio.
Trace uma lista de estratégias de divulgação e monte uma assessoria para ajudar a realizar este trabalho com sucesso. É importante produzir um material de divulgação que case com o seu público-alvo e que ofereça identidade e conceito único, que crie uma imagem para mostrar o diferencial do seu evento. O material deve ser claro e oferecer informações básicas, como data e local. Não se esqueça de usar os logos da empresa e dos patrocinadores nos materiais de divulgação para dar credibilidade ao evento. Isso irá atrair mais pessoas e, assim, fazer um evento de sucesso.
Uma das formas de divulgar o evento é por meio do marketing digital, método de divulgação que alcança um número maior de pessoas e, principalmente, as que você deseja. Crie um evento oficial no Facebook (de preferência, utilize uma fanpage para fazer os posts de divulgação), esta plataforma permite fazer anúncios e atingir uma base de público de forma segmentada. Invista também em criar e-mails marketing, nos quais você irá enviar convites ao e-mail de pessoas que tenham o perfil de participantes do seu evento. Utilize o email para enviar comunicados às pessoas já confirmadas, com informações sobre como chegar ao local do evento e para descrever ações que serão realizadas nele (como palestras, shows, workshops etc.).
Outra estratégia de divulgação que trará bons resultados é utilizar o método do feedback positivo. Os participantes tendem a se interessar mais em participar de eventos quando ficam sabendo das experiências positivas que outras pessoas já tiveram com eventos da sua empresa. Isso trará credibilidade para seu evento.
A interatividade também é uma ótima aliada na divulgação. Faça vídeos de apresentação do evento de forma clara. Se esse evento já foi feito antes, monte uma compilação de imagens e gravações das edições anteriores e apresente teasers que mostrem ao público o que ele tem a ganhar comparecendo ao evento.
As ferramentas básicas de divulgação também são válidas, tais como fôlderes, adesivos, banners, camisetas e cartazes.
Ofereça a venda de ingressos online
Para fazer um evento de sucesso, você precisa vender o maior número de ingressos e inscrições possíveis. Fazer isso online é a melhor ferramenta para conseguir ótimos resultados. Ao oferecer a venda de ingressos online, você irá dar mais comodidade aos clientes, além de evitar filas na bilheteria e garantir segurança ao fazer ingressos utilizando um QR Code que impossibilite a ocorrência de fraudes.
Outro benefício é que você terá um controle maior sobre a demanda e a quantidade de público que conseguiu conquistar por meio do seu material de divulgação e ainda traçar estratégias para conseguir vender os ingressos restantes. Isso vai manter seu negócio livres de imprevistos e irá ajudar a fazer um evento de sucesso.
É importante garantir que o processo de compra ou inscrição do evento seja rápido e fácil, para que os participantes não desistam diante de uma demora ou dificuldade. Uma boa solução para isso é contratar uma empresa que tenha um site de vendas com hotsite otimizado para celulares, a fim de trazer mais comodidade aos seus clientes.
Agora que você conheceu essas dicas, já está preparado para pô-las em prática e conseguir fazer um evento de sucesso. Caso ainda reste alguma dúvida ou você tenha alguma sugestão, deixe seu comentário. Até a próxima!
